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Scope
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ERP
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Présentation générale
Contexte réglementaire
A l’export, vis-à-vis des administrations fiscales et des douanes, la déclaration export reste le seul document probant qui atteste du no assujettissement à la TVA. Elle est établie pour toutes les exportations hors de l’UE et est gérées par l’outil GTS.
Les documents export pour les activités sortantes des sites Rhodia Opérations déclarées dans GTS sont archivés par les CS EMEA (service Export) basées à Lyon, selon la procédure commune à l’ensemble des entités Rhodia, ou par les pilotes de flux pour certains flux intra compagnie.
A l’import, les déclarations permettent aux services fiscaux de s’assurer du paiement de la TVA et aux services douaniers que l’importation a fait l’objet d’une présentation des marchandises en douane et le cas échéant de paiement des droits et taxes. L’archivage de ces documents doit être le plus strict possible pour faciliter les recherches documentaires en cas de contrôle a posteriori.
Les dossiers imports sont archivés par le prestataire douane (certifié OEA Simplification douanière/sécurité&sureté) dans ses locaux.
Les déclarations en droit commun sont archivées par CTC à Lyon.
Contexte fonctionnement interne
Un certain nombre de documents sont gérés par le Customer Service et la Supply Chain et découlent de la documentation douanière.
Solvay confie la totalité de son archivage à la Société d’Archivage Moderne de Besançon, spécialiste de l’archivage pour Solvay mais aussi d’autres entités juridiques.
SAM
Les Prés de Vaux
25000 BESANCON
Site web :
Archivage export
Flux export non inter compagnie
Les CS EMEA alimentent leurs dossiers export au fur et à mesure de la vie de leur commande, en fin de commande, les documents archivés sont classés dans des boîtes à archives. Ils comprennent :
- Les factures commerciales
- Les listes de colisage
- Les copies des certificats d’origine
- Les documents de transport (BL, CMR ou LTA)
- Les certificats d’analyse
- Tout autre document commercial
Les dossiers gardés sur place constituent l’année en cours et l’année précédente
A des périodes régulières, en fonction des volumes, les dossiers sont archivés dans des cartons à archives, sont répertoriés, regroupés pour être envoyés à la SAM (voir procédure et gestion des archives CS EMEA).
Les copies des déclarations export sont consultables dans GTS, elles peuvent être imprimées sur demande. Les déclarations export comportent toutes les références DELTA, les copies sont consultables par CTC sur pro douane par un accès sécurisé. Elles font l’objet d’une sauvegarde toutes les 24 H sur les serveurs Solvay et d’un archivage informatique tous les 5 ans.
Flux export inter compagnie
Les dossiers sont pilotés par le supply chain des sites, ils sont archivés sur site selon une procédure qui leur est propre, dans le respect de la règlementation OEA. Ils contiennent :
- Les factures commerciales
- Les listes de colisage
- Les copies des certificats d’origine
- Les documents de transport (BL, CMR ou LTA)
- Les certificats d’analyse
- Tout autre document commercial
Les copies des déclarations export sont consultables dans GTS, elles peuvent être imprimées sur demande. Les déclarations export comportent toutes les références DELTA, les copies sont consultables par CTC sur pro douane par un accès sécurisé. Elles font l’objet d’une sauvegarde toutes les 24 H sur les serveurs Solvay et d’un archivage informatique tous les 5 ans.
Archivage import
La totalité des dossiers import (achats externes ou inter compagnie) déclarés dans GTS sont traités par le prestataire en douane qui reçoit la documentation nécessaire à la déclaration en douane :
- Les factures commerciales
- Les certificats d’origine originaux
- La copie du T1
- La copie de la déclaration en douane
Les copies des déclarations import sont consultables dans GTS, elles peuvent être imprimées sur demande. Les déclarations import comportent toutes les références DELTA, les copies sont consultables par CTC sur pro douane par un accès sécurisé. Elles font l’objet d’une sauvegarde toutes les 24 H sur les serveurs Solvay et d’un archivage informatique tous les 5 ans.
Les DCG import font l’objet d’un archivage systématique, elles comportent
- Le 1er feuillet
- Le 2ème feuillet
- Le bordereau créditaire
- Le monthly import duties (document GTS reprenant l’ensemble des droits et taxes à acquitter)
Les locaux du prestataire sont certifiés OEA sureté/sécurité
Les dossiers gardés sur place constituent 3 ans + l’année en cours
Une fois par an, le CTC collecte les archives de l’année écoulée et applique la procédure d’archivage Solvay :
- Le prestataire archive dans des boîtes fournis par Solvay les dossiers import, classés par site et par date
- CTC procède à la rédaction des bordereaux en fonction des informations transmises par le prestataire
- CTC procède à l’enlèvement des archives chez les prestataires et livre les archives à la SAM.
Comptabilité matières
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Présentation générale
Contexte
L’activité de dédouanement peut générer des litiges consécutifs à des irrégularités constatées :
- soit par l’administration
- soit par Solvay
Les litiges sont de diverses natures, tels les livraisons directes, les contestations des données d’une déclaration, violation des règles relatives à la gestion des régimes économiques …
Définition des règles de contrôle
Contrôles au dédouanement
L’administration manifeste la volonté de vérifier les marchandises et la documentation associée.
Le personnel Solvay habilité doit informer CTC de la visite. Il doit assister à l’opération de visite et répondre aux exigences de l’administration (en fonction des habilitations) :
- communication de pièces
- échantillonnage
Si l’administration constate une infraction, le personnel Solvay doit informer CTC de l’irrégularité constatée.
Si l’irrégularité constatée donne lieu à la notification d’un procès-verbal, CTC est seul compétent pour gérer et signer le PV.
Contrôles postérieurs au dédouanement (ex post)
CTC est seul interlocuteur de l’Administration.
Contrôles en dehors de tout dédouanement
Cas des contrôles d’écriture (MDT, Régimes Economiques)
- Hypothèse d’un contrôle sur site : le site doit informer le prestataire DHL qui communiquera immédiatement la documentation à l’Administration
- Hypothèse de contrôle dans le cadre de l’article 65 du code des douanes (droit de communication) : CTC est seul compétent pour répondre à l’Administration
Cas des livraisons directes
- Situation dans le cas où un transit n’a pas fait l’objet d’une notification : le bureau de douane de destination contacte CTC
- CTC procède à des investigations et vérifie si la marchandise a bien été reçue par le site. Si la livraison directe est constatée, CTC procèdera à la régularisation.
Cas des contrôles comptables :
- En cas de contrôles d’écriture comptable, CTC s’engage à fournir dans des délais raisonnables les documents requis par l’Administration :
- Factures ayant servi au dédouanement
- Extraits de comptes fournisseurs ou clients
- Copie des déclarations en douane
- Certificats d’origine s’il y a lieu
Détection d’irrégularités douanières ou de fraude
D’une manière générale, si une irrégularité douanière ou une fraude sur un site est constatée (validité d’un document de transit échue, régime économique erroné, marchandise non déclarée, etc…), le site doit immédiatement informer CTC qui prendra les mesures nécessaires auprès de l’Administration afin de régulariser les opérations.
Lorsque une irrégularité ou fraude est constatée par CTC, elle est immédiatement notifiée à l’Administration par téléphone ou par courriel, les actions correctives sont mises en place en accord avec l’Administration dans les délais les plus brefs.
Régularisation des contrôles
Aspect penal
le contrôle constate une irrégularité qui est qualifiée d’une infraction dans le cadre d’une notification d’un procès verbal. CTC est compétent pour confirmer l’infraction, signer le procès-verbal et le cas échéant, transiger avec l’administration.
Aspect financier : régularisation par Liquidations d’Office (LO) et Liquidations Supplémentaires (LS)
LO : CTC transmet une feuille de calcul au bureau concerné ainsi que l’ensemble de la documentation (copie T1, factures etc…). Après accord du bureau, le règlement s’effectue par virement immédiat à la Recette Régionale compétente
LS : CTC en accord avec l’Administration propose une régularisation du litige par virement immédiat à la Recette Régionale du bureau de domiciliation.
Suivi des contentieux
Les contentieux sont gérés directement par la direction fiscale.
Tableau de suivi des litiges
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