81 – Marque General Data

4.22 Campo Tax number 3 – Apenas para fornecedores brasileiros

Nota: Apenas para fornecedores brasileiros

Independente se o fornecedor tiver ou não o Número Fiscal 3 (Inscricao Estadual ou IE), é obrigatório acessar sua conta no sistema local e fazer uma alteração em “Brazil Tax Data”.

83 – Clique para abrir as opções Brazil Tax Data.

Preencha a informação em "ICMS Taxpayer".

84 – ICMS Taxpayer:

• Tax Number 3 é preenchido com número de imposto: 1 – Contribuinte ICMS;

• Tax Number 3 está vazio: 9 – Não Contribuinte;

• Fornecedor do mercado externo (fora do Brasil): EX – Operação com Exterior.

4.23 Modificando a visão geral de um fornecedor

As modificações dos dados gerais do fornecedor podem ser necessárias para:

- Ajustar algumas informações inseridas incorretamente durante sua criação;

- Adaptar qualquer informação;

- Atualizar seus registros mestres.

Qualquer pedido de modificação deve ser feito através da ferramenta VWF. No entanto, se a ferramenta não estiver disponível, os principais requisitos para uma modificação manual são:

As modificações são realizadas no sistema PRS e replicadas em sistemas locais por um job que é executado automaticamente. Se o job não funcionar, ou o pedido for urgente, atualize a informação manualmente também no sistema local.

Se um fornecedor mudar seu ID de imposto, uma nova criação de fornecedor precisa ser enviada. Depois que o novo fornecedor criou, bloqueie, marque para excluir e insira um comentário no fornecedor antigo, dizendo "Número do ticket + Por favor, use o novo número do fornecedor".

Sempre que necessário para modificar os dados gerais de um fornecedor, use a transação XK02 no sistema PRS.

Funciona basicamente da mesma forma que o XK01, a diferença é que não é necessário selecionar o grupo de contas, que não pode ser alterado, ao em vez disso, selecione o número do fornecedor.

85 – Vendor (Fornecedor): insira o número do fornecedor a ser editado;

86 – General Data (Dados gerais): selecione os dados que deseja editar do fornecedor: 

 • Endereço: descrito na seção 4.3.5.1

 • Controle: descrito na seção 4.3.5.2

 • Transação de pagamento: descrita na seção 4.3.5.3

Depois de executar as alterações, antes de salvar, lembre-se sempre de inserir o número do ticket, o que justificará as alterações, no campo "Comentários" na tela Endereço.

4.24 Manutenção dos dados bancários

Os dados bancários é um campo muito sensível no sistema devido à vulnerabilidade de fraude. A equipe D&A é parte fundamental do processo para identificar qualquer ameaça e aplicar regras definidas pelo Grupo Solvay, a fim de minimizar e / ou evitar qualquer tipo de tentativa de inserir uma conta bancária fraudulenta.

A equipe D&A é responsável por verificar as contas bancárias duplicadas para evitar qualquer erro e/ou pagamentos duplicados.

Os dados bancários não são obrigatórios ao registrar um novo fornecedor no sistema, pois os fornecedores podem ter outros métodos de pagamento, como cheque ou boleto. Por isso, os dados podem ser adicionados e/ou atualizados a qualquer momento, dependendo da negociação com o fornecedor.

A manutenção da informação bancária pode ser feita sempre que:

• O pedido de criação do fornecedor é recebido;

• O time de AP identifica que os dados do banco na fatura são diferentes dos dados do sistema;

• A Equipe de Controles Internos da SBS identifica qualquer problema com a conta bancária registrada;

• O fornecedor pede para inserir ou alterar os dados do banco;

Os compradores pedem para inserir ou alterar os dados do banco.

4.25 Atualizar/Criar dados bancários

As informações válidas da conta bancária geralmente são recebidas em uma carta bancária oficial, cabeçalho do extrato bancário que contenha identificação fiscal ou cópia de cheque do fornecedor. Também pode ser considerado válido uma fatura do fornecedor ou uma carta de informação do fornecedor em formato PDF. A informação precisa ser enviada para a equipe de D&A diretamente de um e-mail enviado pelo fornecedor ou através da ferramenta do VWF ou pelo contato direto com a Equipe SPOC (Ponto Único de Contato).

Quando a informação é recebida diretamente do fornecedor, ela é considerada um documento válido se: recebido exatamente do mesmo endereço de e-mail configurado no sistema ou o domínio do e-mail é o mesmo domínio/nome da empresa. Se uma dessas condições for verdadeira, continue com a atualização do banco.

No entanto, se as informações vierem de uma pessoa diferente ou de um email diferente do registrado no sistema, proceda com o processo de confirmação das informações do banco diretamente com o contato do fornecedor já registrado no SAP.

Todos os dados bancários são criados ou atualizados no sistema PRS e replicados automaticamente para os sistemas locais PF1 e WP1. É importante verificar as informações para garantir que tudo tenha sido transferido corretamente para os sistemas locais.

O controlador de dados pode alterar o formato e os padrões dos dados bancários para adaptar as informações do banco ao formato correto e garantir que a equipe de pagamentos poderá pagar as faturas aos fornecedores. O que significa que a conta bancária será sempre a mesma, mas o formato inserido no sistema pode ser diferente.

As informações do banco são definidas no sistema SAP PRS (PF1_050).

Usando a transação XK02

Nota: Todas as atualizações e modificações nos dados do bancários do fornecedor devem ser justificadas em um ticket ou VWF e este número de referência deve ser inserido na barra de comentários na primeira tela do XK02 (Alterar Fornecedor: Endereço).

4.26 Especificidades de cada país

Para atualizar contas bancárias na SAP, temos algumas regras específicas que devem ser seguidas, dependendo do país dos bancos. 

4.27 Estados Unidos da America

Para este exemplo dos EUA, recebemos informações do fornecedor em um arquivo PDF:

89 – Country (País): US;

90 – Bank Key (Chave do banco): número ABA ou Routing informado;

91 – Bank Account (Conta bancária): número da conta, todos os dígitos;

92 – Bnkt: USD1 (Dólares americanos).

4.28 Canada

Exemplo de dados bancários recebidos para Canadá:

93 – Bank Number (número do banco) para compor o bank key (chave do banco);

94 – Transit Number (número de trânsito) para compor o bank key (chave do banco).

95 – Country (país): CA;

96 – Bank Key (Chave do banco): composto por Bank Number + Transit number (9 digitos no total). Se estiver faltando algum digito, um zero deve ser inserido antes do bank number (número do banco);

97 – Bank Account (Conta bancária): informação de Bank account ou acocunt number;

98 – Bnkt: CAD1 (Dólares Canadenses).

Se necessário, os números dos bancos podem ser checados aqui.

4.29 México

Para os bancos mexicanos os números são chamados Clabe Interbancária, que é composto por 18 dígitos. O uso do código depende de cada banco.

Contas do banco Banamex:

Exemple de Clabe recebida:

99 – Country (País): MX;

100 – Bank Key (chave do banco): Swift Code;

101 – Bank Account (Conta bancária):

• Banco Banamex: “cuenta” (conta) com onze dígitos ou "Clabe Interbancária". Use onze dígitos, pule os seis primeiros, pegue os onze seguintes e pule o último. Ex: 002238000136515077

• Para outros bancos: "Clabe Interbancaria". Use todos os dezoito dígitos;

102 – Acct Holder (titular da conta):

• Banco Banamex: deixe em branco;

• Para outros bancos: coloque uma vírgula e então o nome do fornecedor. Ex.: ,Nome do fornecedor;

103 – AK: precisa sempre ser preenchido com 01 para todos os forncedores a não ser que seja solicitado o preenchimento com algum valor especifico. Em alguns casos especiais no cadastro do fornecedor precisa ser inserido uma referência númerica ou alfanumérica (esta informação deve ser providenciada pelo time local de finanças):

• Valor '99' indica que o fornecedor espera um valor alfanumérico  como referência no campo XML (no máximo 20 caracteres);

• Valor '98' indica que o fornecedor espera um valor alfanumérico como referência no campo XML (no máximo 10 caracteres);

• Valor  “96” se o fornecedor espera dois valores como referência (um numérico e um alfanumérico) no XML com a referência numérica salva nos dados mestres (campo reference details), e o alfanumérico no documento;

• Valor “97” se o fornecedor esperar duas referências (uma numérica e uma alfanumérica) no XML com a referência alfanumérica salva nos dados mestres (campo reference details) e a referência numérica no documento.

104 – Bnkt:

• Bnkt: MXN1 (Pesos mexicanos).

• USD: Algumas vezes a moeda "USD" (dólares americanos) pode ser usada também, quando isso acontecer use USD1.

4.30 Brasil

Exemplo de dados bancários recebidos:

105 – Country (País): BR;

106 – Bank Key (Chave do banco): oito dígitos composto pelo código do banco com dígito (quatro dígitos) + Agência (quatro dígitos);

107 – Bank Account (Conta bancária): mínimo de cinco dígitos . Preencha com a conta bancária, se tiver menos que cinco dígitos complete com zero a esquerda. O dígito da conta bancária deve ser inserido no campo “AK”.

108 – AK: dígito da compa bancária. O traço deve ser sempre ignorado, se tiver apenas um número insira um espaço na frente do número (" "6);

109 – Bnkt: BRL1 (Real brasileiro).

Número do banco com dígito:

4.31 Argentina

Na Argentina a conta bancária é chamada Clabe ou CBU e é composta por vinte e dois dígitos.

Exemplo de Clabe recebida: 0150539901000107864351

110 – Country (País): AR;

111 – Bank Key (Chave do banco): primeiros três dígitos  da "Clabe". Ex: 015;

112 – Bank Account (Conta bancária): Como o campo aceita apenas dezoito dígitos, insira os dezoito primeiros dígitos neste campo. Os quatro últimos dígitos serão colocados no campo “Reference”. Ex: 015053990100010786

113 – Bnkt: ARS1 (Pesos argentinos);

114 – Reference (Referência): os últimos quatro dígitos da Clabe. Ex: 4351.

4.32 Venezuela

Na Venezuela as contas bancárias são chamadas Clabe ou Conta Corriente e é composto por vinte dígitos.

Exemplo de Clabe ou Conta Corriente recebida: 24518623568452197584

115 – Country (País): VE;

116 – Bank Key (Chave do banco): primeiros 4 dígitos da "Clabe". Ex: 2451;

117 – Bank Account (Conta bancária): Como este campo só comporta dezoito dígitos, insira os 18 primeiros dígitos neste campo. Os dois últimos dígitos serão inseridos no campo “Reference”. Ex: 245186235684521975;

118 – AK: os últimos dois dígitos da Clabe. Ex: 84;

119 – Bnkt: VEF1 (Bolivares)

4.33 Chile

Não existe uma regra para a estrutura das contas bancárias chilenas:

O código do banco no Chile tem três dígitos e a conta bancária pode ter até quinze dígitos.

Nota: Para o bank key (chave do banco), use o código SWIFT. Alguns bancos que já estão registrados no sistema podem ter um número de bank key diferente, para estes casos, nenhuma mudança deve ser feita. Para as novas criações de banco e inserções, use o código SWIFT.

120 – Bank Key (chave do banco)

121 – Código do banco de três dígitos e deve também ser preenchido no nível de dados mestres do banco no campo “Bank Branch”.

122 – Country (País): CL;

123 – Bank Key (chave do banco): código Swift de acordo com a filial correta do banco;

124 – Bank account (conta bancária): números que sobraram da conta bancária (sem o código de filial)

• Para Citibank/Banco de Chile as contas devem ter uma extensão de 10 dígitos;

125 – BnkT: preencha com o código da moeda + o número sequencial (Ex. CLP1).

4.34 Peru

A estrutura para contas beneficiárias entre bancos no Peru (CCI) contém 20 caracteres:

• Três dígitos de bank code (código do banco);

• Três dígitos branch office code (código da filial);

• Doze dígitos account number (número da conta);

• Dois dígitos control key (chave de controle). 

Nota: Para a bank key, use o código SWIFT. Alguns bancos já registrados no Sistema podem ter um número de chave de banco diferente, para estes, nenhuma mudança deverá ser feita. Para as novas criações e inserções, use o código SWIFT.

126 – Bank Key (chave do banco): código Swift para o bank branch (filial do banco);

127 – Código do banco de três dígitos deve também ser preenchido no nível de dados mestres do banco no campo “Bank Branch”;

128 – Swift / Bic.

4.35 Europa

Na Europa, o código usado para pagar através de transaferência bancária pe chamado IBAN (International Bank Account Number – Número Internacional de Conta Bancária). É composto de sete a nove blocos de números e normalmente começa com as duas letras do país no qual o banco esta. Mesmo não sendo comum ter um número IBAN para empresas fora da Europa, todos os bancos no mundo tem um IBAN.

Se registrando uma conta bancária européia a um fornecedor do escopo LAM/NAM, provavelmente o código IBAN já estará pronto para ser inserido no SAP. A informações pode ser validada usando o site IBAN Calculator. Para o Reino Unido, tem um site alternativo que é mais fácil de ser utilisado.

129 – Insira o IBAN e clique no botão “validate IBAN”.cf

O resultado informa se o IBAN é valido ou não.

A informação do IBAN do fornecedor será assim:

130 – Registre o código IBAN do beneficiário.

131 – Clique no botão IBAN para inserir a nova conta bancária baseada no IBAN.

132 – IBAN: preencha o IBAN em blocos se tiver essa informação, ou;

133 – Clique no botão para inserir o IBAN em a separação em blocos.

134 – IBAN: preencha o código IBAN nesta linha;

135 – Clique no botão “Generate Bank Details” para gerar a linha do banco.

136 – O Sistema irá gerar automaticamente a linha do banco com os detalhes necessários e o botão do IBAN se tornará verde;

127 – BCat: preencha com a moeda de pagamento.

Se os detalhes do banco foram recebidos de um fornecedor que não é europeu, a informação provavelmente virá sem IBAN, ou se o IBAN não for mencionado, ele poderá ser gerado com a ajuda de algumas ferramentas.

Abaixo segue um exemplo de fornecedor brasileiro que deve receber pagamentos em euros.

144 – Country (País): preencha com o país do banco;

145 – Bank Key (Chave do banco): procure usando o código swift do banco ou pule os quatro primeiros dígitos do IBAN  e use os próximos treze;

146 – Conta bancária: preencha com os próximos doze dígitos depois do bank key;

147 – IBAN: clique no botão IBAN e adiciona o número completo do IBAN;

148 – Bcat: preencha com o código da moeda + um número sequencial.

4.36 Outros países

Se não houverem regras específicas para o país quando os dados bancários forem editados, estas regras deverão ser aplicadas.

 

149 – Country (País): código do país;

 

150 – Bank Key (chave do banco): código Swift;

 

151 – Bank Account: conta bancária;

 

152 – Bnkt: abreviação da moeda do país.

 

4.37 Outbound Process

O processo de confirmar os dados bancários é uma tarefa realizada pelos times da SBS para confirmar as informações diretamente com o fornecedor. Os canais de comunicação válidos para a comunicação com o fornecedor são aqueles registrados no SAP (telefone e e-mail).

Durante a criação do fornecedor, não é necessário nenhuma mensagem de confirmação. O requisitante é responsável por garantir a veracidade dos dados bancários. O processo de confirmação será obrigatório sempre que a informação for recebida de uma terceira parte, não diretamente através de contato do fornecedor.

 

 

 

O time de D&A começa o processo de confirmação principalmente através da ferramenta do Vendor Workflow, mas este processo também pode ser iniciado através de e-mail. O time SPOC (Single Point of Contact – Ponto único de contato) é o parceiro de D&A nesta atividade e eles podem ligar para os fornecedores para confirmar os dados bancários.

4.38 Outbound via VWF

Para realizar o processo de confirmação de dados bancários usando a ferramenta Vendor Workflow, abra a transação Z1S_VWF_REQUEST e selecione a opção no terceiro bloco “Request for Modification of an existing vendor’s master via WebForm” – solicitar a modificação de um fornecedor existente via formulário

 

153 – Request Bank Data (Solicitar dados bancários): inserir o número do fornecedor que precise confirmar os dados bancários;

 

154 – Clique em criar a requisição dos dados bancários e pressione enter.

 

155 – Company code (Código da companhia): insira o código da companhia para a qual o fornecedor pertence, ou o código da companhia informado na fatura, quando aplicável;

156 – Aba Web Form: esta é a aba que deve ser preenchida para este tipo de solicitação;

157 – Vendor contact name (Nome do contato do fornecedor): Insira o nome da pessoa de contato ou da companhia;

158 – Vendor Contact e-mail (E-mail de contato do fornecedor): Insira o e-mail do fornecedor. Esta informação pode ser encontrada na aba “Phone/Fax/Mail”;

159 – E-mail Language (Língua do e-mail): escolha a língua de acordo com o país do fornecedor.

161 – Aba E-mail body (corpo do e-mail) Mensagem padrão enviada automaticamente com todos os formulários de banco;

162 – Aba E-mail body (corpo do e-mail): Insira a mensagem padrão adicional, fazendo ajustes sempre que necessário.

163 – Aba Banks (Bancos): Adicionar uma nova conta bancária, excluir a existente ou deixar para o fornecedor confirmar;

164 – Bank data (dados bancários): siga as regras descritas na seção 4.4.2.

165 – Área de comunicação: pode ser acessada apenas por empregados da Solvay que tem acesso a ferramenta do VWF.

166 – Este é um campo livre onde qualquer informação adicional ou relevante pode ser adicionada. É obrigatório inserir o ticket ou número do VWF que gerou a solicitação para confirmar os dados bancários neste campo.

Depois de terminar a criação do VWF, clique no botão “Save” e espere que a página abaixo apareça:

67 – Número da requisição VWF gerado;

168 – Clicando em “Yes”, o VWF será enviado para o fornecedor;

169 – Clicando em “No, later”, o VWF será salvo na fila do agente e deverá ser enviado manualmente depois. Esta opção é útil quando tem informação faltando ou é necessário confirmar algo antes de enviar a solicitação para o fornecedor.

Uma vez que a solicitação é submetida, duas mensagens de e-mail são enviadas ao fornecedor, solicitando resposta. O primeiro e-mail tem um link para o formulário web, no qual o fornecedor preenche os dados bancários e o segundo tem uma senha, que deverá ser utilizada para submeter o formulário depois de preenchido.

Se nenhuma resposta for recebida após três dias o envio da mensagem, será necessário criar um ticket na ferramenta Freshdesk para o time SPOC, para que eles entrem em contato com o fornecedor e solicite que eles respondam o formulário assim que possível. Se nenhuma resposta for recebida após cinco dias do envio, o VWF expirará e retornará a fila de D&A.

Uma nova tentativa de enviar o e-mail de confirmação dos dados é feita através da criação de um ticket de acompanhamento do Vendor Workflow. Este ticket deve ser monitorado a cada três dias, caso não haja resposta. Se o fornecedor não responder após dez dias do envio da segunda mensagem, a mesma expirará pela segunda vez e não deverá ser reenviada ao fornecedor. A solicitação deverá ser rejeitada e o processo de confirmação de dados bancários via e-mail deve ser feita (4.5.3.2). Se após a tentativa de confirmar os dados por e-mail ainda assim não houver resposta, informe o solicitante a respeito da dificuldade de confirmar os dados bancários e feche o caso.

4.38.1.1.1 Enviando o link para outro e-mail

Tem alguns casos nos quais o fornecedor solicita ao Data Controller (Time de análise de dados) para enviar o link do formulário web para outro e-mail.

Com o VWF aberto, digite “wf_id” no campo de seleção:

170 – Insira “wf_id” então Enter.

171 – Copie o número do campo “ID” da solicitação.

Abra a transação “SWI1”:

172 – Cole o número copiado do campo “ID” e execute.

173 – Clique duas vezes sobre a linha.

174 – Clique na última linha – nas letras.

175 – Clique em “Extras” e seleciona “Activate Administration

176 – Selecione “Complete Waiting” e então execut

177 – O VWF retorna para a fila do D&A com o status de “WebForm Expired” e com este status é possível reenviar o link para outro contato.

Importante:

O time de D&A não pode alterar o aprovador do VWF.

Se alguma solicitação for recebida, o data controller deve instruir o requisitante a entrar em contato com o time de: gps.pur@solvay.com

4.39 Confirmação de dados via e-mail

Uma alternativa para fazer a confirmação dos dados bancários é através do envio de um e-mail para o fornecedor informando que seus dados bancários precisam ser atualizados. É permitido anexar uma fatura que informe os dados bancários para tornar o e-mail mais confiável.

A mensagem deve ser enviada da caixa de e-mail payment.securityprocess@solvay.com.

O ticket deve ser mantido na fila com o status “Need for More Information” e o acompanhamento do status deve ser feito a cada dois dias.

Este acompanhamento deve ser feito três vezes. Se não houver nenhuma resposta neste período, o requisitante, ou a última pessoa que solicitou um pedido de compra, deve ser contatado para fornecedor suporte.

 

Se apenas o bank key (chave do banco) estiver sendo atualizado, ou apenas ajustes forem necessários para colocar os dados bancários no formato correto, não é necessário fazer o procedimento de confirmação dos dados bancários.

4.40 Confirmação de dados pelo time de SPOC

Sempre que houver a necessidade de fazer um pagamento urgente e a confirmação do banco é necessária, o time de SPOC trabalha como parceiro ajudando o time de D&A a conseguir a informação bancária mais rápido. O mesmo procedimento usado para o acompanhamento do VWF deve ser seguido pedindo ao time de SPOC para entrar em contato com o banco confirmando os dados bancários.

4.41 Checando se os dados bancários não estão duplicados

O time de D&A é responsável por confirmar que as informações bancárias a serem atualizadas não estão ainda no Sistema, cadastradas para outro fornecedor, para evitar que uma conta bancária fraudulenta seja adicionada a vários outros fornecedores.

A busca de uma conta bancária é feita através no PRS através da busca pela query ZZ-BA-SEARCH-V.

Entre na transação SQ00. Se não aparecer nenhuma opção de query, siga os passos abaixo para selecionar a query:

178 - Selecione a opção “Environment”, então clique em “Query Areas”.

 

178 – Selecione a primeira opção “Standard Area”, então pressione .

 

Na próxima página, selecione a query ZZ-BA-SEARCH-V e pressione o botão:

 

Será aberta uma página de seleção. É possível procurar uma ou mais contas bancárias clicando na opção de multiplas seleções.

181 – Clique no botão de múltipla seleção para conseguir selecionar uma ou mais contas bancárias.

Se o resultado mostrar um ou mais fornecedores com a conta bancária buscada, o data controller determina se a situação é aceitável ou não, de acordo com as regras definidas para gestão de dados. Se necessário, o procedimento de confirmação de dados bancários deve ser feito com os fornecedores que tem essa conta cadastrada para garantir a veracidade das informações.

4.42 Endereço para envio de pagamento

O endereço para envio de pagamento é utilizado principalmente na região NAM. Geralmente é o endereço para o qual os cheques devem ser enviados. Tem o nome rua e número ou uma caixa postal.

Sempre que o time de D&A recebe uma requisição para mudar, atualizar ou cadastrar um endereço de envio de pagamento é necessário ter uma fatura anexada à solicitação para justificar a mudança e esta é prova suficiente da existência do endereço.

Não há necessidade de começar um processo de confirmação de dados para estes casos, devido ao Sistema de segurança de cheques nos Estados Unidos, não é possível que alguém saque o cheque se o não estiver em seu nome.

4.43 Visão de código da companhia

4.44 Checagens necessárias antes de criar um novo registro mestre

4.45 Procurando por um fornecedor IP

 

Se houver um número VN (endereço corporativo), insira os dados da Organização de Compras selecionando o campo "Partner function".

Depois de pressionar "Enter", o IP pode ser encontrado como na imagem abaixo:

 

4.46 Criando a visão de código de companhia – informações gerias

Uma vez que o fornecedor é criado em PRS, vá para o sistema local (PF1 e / ou RCS) para criar a exibição de código da empresa. Use a transação XK01.

 

182 – Vendor (Fornecedor): insira o número do vendedor para ser estendido para um código da empresa;

 

183 – Company Code (Código da empresa): insira o número de código da empresa para estender o fornecedor.

 

Nesta transação existe a opção de estender um fornecedor usando a visão de código de empresa de outro fornecedor como referência, se o fornecedor já estiver criado para outra Empresa. Isso trará todas as telas de exibição de código de empresa já preenchidas para o fornecedor, com a mesma informação obrigatória neste nível. É muito útil estender o fornecedor para mais de uma visão de código da empresa.

 

184 – Vendor (Fornecedor): insira o fornecedor de referência;

 

185 – Company Code (Código da empresa): insira o código da empresa de referência.

Pressione Enter

4.47 Criando a visão de código de companhia de um fornecedor – Accounting Information

Os dados criados nesta guia são usados em segundo plano por outras equipes e habilitarão a reconciliação de fornecedor correta.

 

Dependendo do sistema local e do código da empresa, existem algumas informações diferentes a serem preenchidas, conforme mostrado abaixo:

 

186 – Recon. Account (conta de reconciliação): Conta na qual os pagamentos para este fornecedor são alocados;

 

• Em PF1 use sempre 2300000000 para Mercado Interno (fornecedor do mesmo país como código da empresa) e 2300000000 para Mercado Externo (fornecedor de um país diferente do código da empresa);

• Em RCS, use sempre o 40100100;

 

187 – Sort Key (chave de classificação):

 

• Em PF1 para NAM use sempre 001, para LAM 009;

• No RCS use sempre 001.

 

188 – Cash mgmnt group: apenas WP1 - o código deve ser:

 

• A1 - Mercado Interno (fornecedor do mesmo país como código da empresa);

• A2 - Mercado externo (fornecedor de um país diferente do código da empresa);

• A7 - Fornecedores Financeiros;

 

189 – Release Group: apenas PF1 NAM, os mais comuns são:

 

• ZZZZ - fornecedor normal;

 

• Z002 - Fornecedor prioritário;

 

• Z005 - Vendedor crítico;

 

• Z004 - Fornecedor ERS (publicação automática).

Os campos abaixo estão disponíveis apenas para o NAM Company Code View no PF1.

 

Preencha os dados relacionados ao 1099. Se o fornecedor recebe 1099, preencha os campos abaixo. Se não, apenas deixe-os vazios. As informações são fornecidas no formulário W9.

 

 

 

O fornecedor é considerado reportável em todos os casos, exceto o seguinte:

 

• A empresa é um fornecedor de matéria-prima (verifique o código do segmento);

 

• "C Corporation" ou "S Corporation" é verificado no formulário W-9;

A opção “Limited liability company” está marcada, mas no comentário há a letra "S" ou "C" = Corporação.

 

190 – Campos que indicam Corporações e Incorporações;

 

191 – Identificação da Companhia de Responsabilidade Limitada.

Se o fornecedor for uma empresa que reporta o formulário 1099, os campos abaixo são preenchidos:

 

192 – W. Tax Code: 00 – 1099 Misc Report;

193 – Recipient type (Tipo de Destinatário): 19 – outros.

 

Pressione Enter

4.48 Criando a visão de código de companhia de um fornecedor – tela Control

Nesta guia informações como termos e método de pagamento e factoring, são preenchidos:

 

194 – Payt Terms (Termos de Pagamento): Deve ser preenchido conforme informado pelo requerente;

 

195 – Check double invoice (Verificar fatura duplicada): esta opção deve ser marcada. Isso significa que o sistema executará um cheque para evitar o envio da mesma fatura duas vezes no mesmo código da empresa;

196 – Payment methods (Métodos de pagamento):

 

NAM
	PF1	RCS
ACH transfer	1	T
WIRE transfer	8	W
Check	4	D
Virtual Card	&	B *
LAM
	PF1	RCS
Boleto	Y	T
Bank transfer (ITAU)	01Y	MTV
Bank transfer (non-ITAU)	02Y	MTV
International Transfer		U
Venezuela
	RCS
check	C
bank transfer	V
check and transfer	CV
cashier´s check	D

 

* Quando o método de pagamento é Virtual Card para RCS, marque " Manual Exception " depois de clicar em Factoring Master Data

197– House Bank: deve ser preenchido com "FACT" para todos os fornecedores que serão atribuídos ao sistema Factoring. Atualmente, apenas os vendedores NAM estão sendo atribuídos ao Factoring;

198 – Grouping key (Chave de agrupamento): apenas PF1 - preencha com 01 quando o método de pagamento for Virtual Card.

 

Pressione Enter

4.49 Criando a visão de código de companhia de um fornecedor – tela Correspondence Accounting

 

99 – Clerk’s internet: Preencha aqui o endereço de e-mail para enviar avisos de pagamento;

Nota: Para as empresas NAM, depois de atualizar este campo, envie um email para a equipe de Pagamentos NAM para atualizar a informação em PI1

 

 

 

Pressione Enter

4.50 Criando a visão de código de companhia de um fornecedor – tela Withholding Tax Information

Nesta guia, a informação sobre a retenção de impostos na fonte é preenchida, somente quando informada pelo solicitante.

 

Para RCS, preencha aqui informações do formulário 1099, se aplicável.

 

Para PF1, preenchido principalmente pelo Brasil.

Nesta guia, as informações do funcionário são preenchidas. É usado para inserir o endereço de e-mail para envio do aviso de pagamento. Isso não é obrigatório para ser preenchido. No entanto, quando um pedido para inserir email de aviso de pagamento para LAM, o endereço de e-mail é preenchido neste campo.

 

200 – Withholding tax type (Tipo de imposto retido na fonte): preencha o tipo de imposto em vigor conforme informado pelo requerente;

 

201 – Withholding tax Code (Código de retenção): o código complementar indica informação adicional ou percentual de imposto;

 

202 – Liable: marcar este campo para que o imposto venha a aparecer automaticamente ao postar uma fatura para este fornecedor e o código da empresa.

Quando um solicitante da Unipar Indupa (código da empresa 0309) envia uma solicitação com informações fiscais, mas não com os códigos corretos a serem usados, verifique a tabela abaixo para inserir o código correto.

 

 

Impostos Federais
Cod 1	Cod 2	Descrição
IJ	JA	PCC (Pis/Cofins/CSLL) - 4,65%
IN	NE	INSS - 11%
IN	NT	INSS - 3,5%
IR	EA	IR - 1,0%
IR	EB	IR - 1,5%
Impostos Municipais (IS - ISS)
Cod 1	Cod 2	Descrição
IS	AA	ISS - 2% - P.M. Santo André - SP
IS	AB	ISS - 3% - P.M. Santo André - SP
IS	AC	ISS - 4% - P.M. Santo André - SP
IS	AD	ISS - 5% - P.M. Santo André - SP
IS	AE	ISS - 2,79% - P.M. Santo André - SP
IS	AF	ISS - 3,50% - P.M. Santo André - SP
IS	AG	ISS - 3,84% - P.M. Santo André - SP
IS	AH	ISS - 3,87% - P.M. Santo André - SP
IS	AJ	ISS - 4,26% - P.M. Santo André - SP
IS	AL	ISS - 4.61% - P.M. Santo André - SP
IS	AM	ISS - 4,65%
IS	AN	ISS - 4,23%
IS	AO	ISS - 4,65% - P.M. Santo André - SP
IS	PA	ISS - 2% - P.M. São Paulo - SP
IS	PB	ISS - 3% - P.M. São Paulo - SP
IS	PD	ISS - 5% - P.M. São Paulo - SP
IS	R5	ISSF - 5%

 

Veja o exemplo abaixo:

203 – Withholding tax type (Tipo de imposto retido na fonte): preencha de acordo com a coluna "Cod 1";

204 – Withholding tax Code (Código do imposto de retenção): preencha de acordo com a coluna "Cod 2"

205 – Liable: marque sempre este campo.

 

Para os EUA, somente em RCS, use este campo é usado inserir as informações do relatório 1099. O fornecedor é considerado reportável em todos os casos, exceto o seguinte:

• A empresa é um fornecedor de matéria-prima (verifique o código do segmento);

• “C Corporation” ou “S Corporation” está marcado no formulário W-9;

A opção “Limited liability company” está marcada, mas no comentário há a letra "S" ou "C" = Corporação.

 

206 – Campos que indicam Corporações e Incorporações;

207 – Identificação da Companhia de Responsabilidade Limitada.

 

Se o vendedor for um preenchimento da empresa reportável 1099:

208 – Withholding Tax Country (Imposto de retenção País): US;

209 – Withholding tax type (Tipo de imposto retido na fonte): FE – Federal 1099 withholding tax reporting;

210 – W/tax code (Tipo de imposto retido na fonte): 03 – Outros rendimentos;

211 – Liable: marque sempre este campo.

 

Salve

4.51 Modificando a visão de código de companhia de um fornecedor

As modificações na visão do código da empresa podem ser necessárias devido a uma atualização de informações, uma nova negociação ou para ajustar as configurações do sistema. Para modificar as informações de visão código de companhia do fornecedor, use a transação XK02 no sistema local.

 

212 – Vendor (fornecedor): insira o número do fornecedor que deseja editar; 

 

213 – Company Code (Código da companhia): insira o código da empresa a ser editado;

 

214 – Company Code Data (Dados do código da companhia): selecione os dados a serem editados pelo fornecedor.

 

• Accounting Info (Informações de contabilidade): descritas na seção 4.5.3.1;

• Payment Transactions (Transações de pagamento): descritas na seção 4.5.3.2;

• Correspondence (Correspondência): descrito na seção 4.5.3.3;

• Withholding Tax (Imposto de retenção na fonte): descrito na seção 4.5.3.4.

Quando uma conta bancária é adicionada ou excluída do fornecedor, é obrigatório verificar o método de pagamento na visão do código da empresa do fornecedor. Se o método não coincide com as informações na visão geral, o controlador de dados é responsável por ajustá-lo. Se for feito de forma proativa, pode evitar que o pagamento seja bloqueado por divergência do método de pagamento.

 

 

 

Nota: Para alterações de termos de pagamento para um período inferior ao atual no código da empresa, ele só pode ser alterado se aprovado por um Domain Manager.

 

 

 

4.52 Opção Manual Exception

Às vezes, o fornecedor pode ser marcado como uma exceção manual para evitar que suas faturas sejam enviadas a factoring por erro. Este é o caso dos Virtual Cards e vendedores mexicanos, porque o modelo de factoring no México não foi permitido. Este sinalizador é colocado dentro da visão do código de empresa do vendedor em uma parte chamada Factoring Master Data, é permitido somente para dados de códigos de empresas serem configurados para Factoring.

 

215 – Clique nesta opção para abrir as opções de dados de fatoração de fatoração.

 

216 – Manual Exception. Deve ser marcado ou não marcado uma vez que uma solicitação para fazê-lo é recebida.

4.53 Impostos da Argentina

Algumas tarefas para manter os impostos atualizados para fornecedores argentinos são realizadas por D&A. Essas tarefas são realizadas para fornecedores registrados em PF1 e são demandadas principalmente pela Unipar Indupa AR (empresa 3389).

Há uma tabela de suporte que é atualizada com os impostos gerenciados para cada código da empresa em AR.

 

4.54 Atualização mensal

No final de cada mês, o departamento de impostos AR envia as informações para atualizar os seguintes impostos:

• Consulta Régimen Simplificado Capital Federal (IF)

• Consulta Archivos proveedores AFIP  (IV)

• Retenciones ingresos brutos Buenos Aires (ARBA) proveedores  (IB)

• Proveedores Alto Riesgo Capital (IF)

Por favor, note que não adicionamos ou removemos qualquer indicador de imposto, essas informações são atualizadas localmente.

Para evitar atualizações erradas, o SAP precisa estar logado em espanhol (ES).

4.55 Consulta Régimen Simplificado Capital Federal 

Taxa Indicadora = IF (apenas para 3389 e 6029)

 

Para este arquivo "Régimen Simplificado Capital Federal", há duas etapas a serem seguidas:

 

Vendedor com 3% - Atualização direta

 

No SAP, use a transação XK02, procure o fornecedor usando o CUIT:

217 – Tax Number 1 – Insira o código fiscal do fornecedor CUIT.

 

Entre na visão do código de companhia do fornecedor.

Verifique se ele tem o indicador de imposto e atualize de acordo com o arquivo:

Para os fornecedores com 0%, primeiro verifique na transação FBL1N o valor faturado nos últimos 12 meses da lista de fornecedores (enviada pela ARTAX) para cada empresa (3389 e 6029) - excluindo os fornecedores com 3%.

Se o valor faturado for superior a 144.000 ARS → atualize de acordo com o item 1

Se o valor faturado for menor ou igual a 144.000 ARS → não faça nada

Cópia da CUIT recebida no arquivo:

Use a transação FBL1N da seguinte maneira:

Insira todo o número CUIT no campo. Execute e pressione enter:

 

As seguintes informações aparecerão:

Copie o código do fornecedor e volte para a tela inicial da transação. Clique em:

Copie as informações do código do fornecedor (código SAP):

Execute  

Selecione o código da companhia:

Selecione Line Item > All items. O período deve ser do mês atual até 12 meses antes, por exemplo: O mês de encerramento é 14 de junho, o período será de 01/07/2013 a 30/06/2014.

Selecione sempre " normal items ":

Execute

Os itens que devem ser considerados são apenas os que indicam o tipo de documento R1, R2 e R7.

Se o valor não for superior a 144K ARS, o fornecedor não deve ser atualizado.

Se o valor for superior a 144K ARS, o fornecedor deve ser atualizado de acordo com o item "a".

 

Observação: não deve incluir ou excluir o indicador de imposto retido na fonte, portanto, se o indicador não existir nos dados mestres do fornecedor, não faça nada.

4.56 Consulta Alic. Diferencial 2° Trimestre CABA a Proveedores (IF)

Selecione códigos de fornecedores diferentes de "0" como imposto:

 

Atualize com o imposto informado:

 

OBS: Não considere fornecedores com imposto "0".

4.57 Consulta Archivos proveedores AFIP (IV)

Indicator de imposto = IV (apenas para 3389)

 

• Proveedores para dar de alta con código 1 (Régimen Gral.) y salen de retención sustitutiva 100% cód. 2 – significa que esses fornecedores devem ter a taxa alterada de 100% para taxa padrão.

 

A partir de

 

Para:

Se o código IV for 04 → mudar para 01 (vendas)

Se o código IV for 05 → mudar para 02 (serviços)

Proveedores para dar de Alta la retención sustitutiva (código 2) Retención 100% – significa que esses fornecedores devem ser alterados da taxa padrão para 100%.

A partir de:

Para:

Se o código IV for 01 → mudar para 04 (vendas)

Se o código IV for 02 → mudar para 05 (serviços)

• Proveedores para dar de Alta con código 3 (NO PODEMOS TOMAR EL IVA- "IVA NO COMPUITABLE") – significa que esses fornecedores não podem reter o IVA.

Remova o marcador:

• Proveedor para dar de Baja en Código 3 (no podíamos tomar IVA) y pasa a código 1 (podemos tomar el IVA y a régimen gral de retención) – significa que esses fornecedores podem reter o IVA novamente.

Insira o marcador novamente.

4.58 Retenciones ingresos brutos Buenos Aires (ARBA) proveedores  (IB)

Indicator de imposto = IB (todas as companhias)

 

Copie as informações recebidas de ARTAX de A para D:

 

 

Colar no arquivo " Actualización ARBA - Template" na folha "ARTAX Information" na mesma coluna (A a D).

 

Exporte as informações do SAP para identificar apenas os fornecedores que trocaram de taxa.

 

Transação SQ00 > Entorno > Ambitos Funcionales > Área estándar (específico mandante) > Seleccionar:

        

Clique duas vezes na fila ZAR_VENDOR:

Execute

Selecione os códigos de companhia 3389, 4054, 6029 e Withholding Tax IB, como abaixo:

The following screen will appear:

Exporte para Excel:

           

Salve e espere o arquivo abrir, selecione da coluna A a T e copie:

Copie as informações de “Actualización ARBA – Template” com as mesmas colunas de A a T na aba “3389”.

Selecione as coluna V (Differences), todas as taxas diferentes de “0,00” devem ser atualizadas.

 

Na transação XK02, entre o número do fornecedor e o código da companhia e selecione Withholding Tax:

Uma vez que a transação abrir, selecione o novo código de retenção de imposto de acordo com o arquivo recebido:

Salve

1. Proveedores Alto Riesgo Capital (IF)

Em cada trimestre, o departamento ARTAX envia as informações da seguinte forma:

Transação SQ00 > Entorno > Ambitos Funcionales > Área estándar (específico mandante) > Seleccionar

        

Escolha (clique duas vezes) a fila ZAR_VENDOR:

Execute

 

Selecione as informações abaixo:

 

A seguinte tela mostrará:

Exportar para Excel:

           

Basta salvar e aguardar o arquivo abrir, selecionar a coluna de A para T e copiar:

 

Cole as informações em um novo arquivo com a mesma coluna A a T na folha "3389" e verifique se há diferenças no arquivo recebido com a extração.

 

Na transação XK02, insira o código da empresa do código da empresa e selecione o imposto retido na fonte.

 

Uma vez que a transação é aberta, selecione o novo código de imposto retido na fonte de acordo com o arquivo recebido:

Salve

4.60 Atualização trimestral

4.61 Certificado de Cumplimiento Fiscal Municipal Ordenanza 10.660 – BB

 

Este documento deve ser atualizado trimestralmente, então, cada encerramento trimestral, a Equipe SPOC deve enviar e-mail para todos os fornecedores com o campo "data de certificação" que contém uma data solicitando-lhes para enviar o documento (como acima) ao SBS-SC. Após os pagamentos do D-1, todos os vendedores com este documento devido devem ser bloqueados com "M".

Ao atualizar os fornecedores no SAP: Transação XK02> Preencha o campo de acordo com as telas abaixo:

 

Procure o fornecedor pelo CUIT, fornecedor de exemplo: SYMTER S.R.L. (C.U. I.T: 30707386653)

 

 

 

Preencha o campo da seguinte forma:

 

 

Depois disso, vá para a folha "Payment Transaction Accounting" e marque o campo Bloqueio de pagamento e desbloqueie o fornecedor para pagamento:

 

Há um controle de fornecedores que foram bloqueados ou desbloqueados no Google Drive, este arquivo é compartilhado com a Equipe Local com o objetivo de saber quais os vendedores ainda estão bloqueados.

Depois de atualizar as informações no SAP, o Excel também deve ser atualizado.

 

As atualizações para remover a data de bloqueio e do certificado são diariamente, pois os documentos são recebidos do fornecedor.

4.62 Atualizações durante o mês (certificados)

4.63 IVA (Impuesto al Valor Agregado) –(IV)

No SAP: Transação XK02> Preencha o campo de acordo com as telas a seguir:

Selecione o fornecedor e o código da empresa

 

A seguinte tela aparecerá:

Insira as seguintes informações:

 

 

Salve

 

4.64 Impuesto al las Ganancias (GA) 

** Este documento deve ser atualizado como procedimento no item "4.6.3.1"

 

4.65 Sistema Unico de La Seguridad Social S.U.S.S. – (RP)

** Este documento deve ser atualizado como procedimento no item "4.6.3.1"

4.66 IIBB Missiones (IM)

** Este documento deve ser atualizado como procedimento no item "4.6.3.1"

 

4.67 IIBB Rio Negro (IR)

** Este documento deve ser atualizado como procedimento no item "4.6.3.1"

4.68 Provincia de Santa Fé update (IT)

 

Este indicador começou em novembro de 2014. A equipe local envia o email com uma lista de fornecedores que devem ser atualizados. Neste caso, o indicador pode ser inserido, mas apenas de acordo com o pedido da Equipe Local.

 

 

 

No SAP: Transação XK02> Preencha o campo de acordo com as telas a seguir:

 

Procure o fornecedor pela CUIT, fornecedor de exemplo: ADESA S.R.L. (C.U. I.T: 30561039824)

 

O indicador de "IT" deve ser atualizado de acordo com o pedido da Equipe Local.

Depois disso, os itens abertos do fornecedor também devem ser atualizados, enviando as informações para o especialista LAM AP.

Se não houver itens abertos, não é necessário fazer nada.

4.69 ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS

4.70 Criando a visão de Organização de Compras 

A exibição da Organização de Compras é criada automaticamente no sistema local, após o VWF ser aprovado. Se eventualmente ocorrer algum problema com o VWF, é possível criar a vista manualmente, usando a Transação XK01 em sistemas locais.

 

218 – Vendor (Fornecedor): insira o número do fornecedor para se estender a uma Organização de Compras;

 

219 – Purchasing Organization (Organização de compras): insira a Organização de Compras para a qual o fornecedor será extendido.

Nesta transação, há a opção de estender um fornecedor usando a visão de Organização de Compras de outro fornecedor como referência. Isso trará todas as telas de Exibição de Organização de Compras já preenchidas para o fornecedor, com a mesma informação já criada no fornecedor referenciado. É muito útil estender o fornecedor a mais de uma exibição de Organização de compras.

220 – Vendor (Fornecedor): insira o fornecedor de referência;

 

221 – Purchasing Organization (Organização de compras): insira o código da organização de compras de referência.

 

 

 

Pressione Enter.

 

4.71 Criando a visão de Organização de Compras: Purchasing Data (Dados de compras)

 

Na primeira aba, as condições de compra do fornecedor são criadas. É definido pelo solicitante e podem ter dados diferentes para diferentes organizações.

 

Em PF1 é definido por planta. O que significa que cada código representa uma planta da Solvay. Para RCS, cada organização de compras representa um tipo de compra, as plantas são definidas em uma categoria de sub-faixa, se nenhuma for definida, a regra inserida na organização de compras será aplicada para todas as sub-gamas de plantas disponíveis.

 

222 – Order Currency (Moeda do pedido): moeda na qual os pedidos serão emitidos;

 

223 – Terms of payment (Termos de pagamento): de acordo com o pedido; 

 

224 – Incoterms: International Commerce Terms (Termos de Comércio Internacional): define uma parte dos acordos comerciais que indica como os bens serão entregues, onde e a que custo. Geralmente é informado pelo requerente; Se não estiver definido, use FOB como padrão. 

 

225 – Incoterms 2: define a segunda parte das incoterms onde é determinado o local onde os bens serão entregues. Pode ser na fábrica ou em uma porta específica. Este é um campo obrigatório, se não for fornecido pelo solicitante inserir “." (Ponto);

 

226 – GR-Based Invoice Verification (Verificação de faturas baseada na GR): se este campo estiver marcado, significa que o recibo de mercadorias (GR) é obrigatório para permitir que as faturas sejam postadas contra o PO;

 

227 – Auto Evaluation GR Settlement (Avaliação Automática Liquidação GR): estes campos são marcados para permitir que os pedidos de compra desta P.Org sejam ERS (um método automatizado para postar e pagar faturas sem qualquer interação humana, com base na criação do GR);

 

228 – Acknowledgment Required (Conhecimento do Pedido obrigatório): este campo significa que um recebimento é necessário para os POs que são gerados para esta P. Org. Esta é uma tarefa realizada pela equipe de Provisioning e ajuda-os a acompanhar a compra;

 

229 – Automatic Purchase Order (Pedido de Compra Automático): Esta caixa marcada significa que os pedidos de compra podem ser gerados automaticamente para este fornecedor com base em algumas verificações do sistema;

 

230 – Shipping Conditions (Condições de envio): a forma como o envio será feito. Se não for informado qualquer coisa diferente do solicitante, use Road como método padrão. Código 30 (PF1) e AJ (RCS).

Pressione Enter.

Aba “Alternative data”

Os dados alternativos podem ser usados para manter diferentes dados da função de compra / parceiro para plantas específicas. Qualquer campo de exibição de compra pode ser criado como específico da planta, mas os exemplos abaixo geralmente são mais comuns:

 

• Um fornecedor já foi criado para a organização de compras necessária com moeda USD, mas deve ser criado para uma planta diferente com moeda CAD;

• Um fornecedor já foi criado para a organização de compras necessária com um termo de pagamento, mas deve ser criado para uma planta diferente com termos de pagamento específicos devido a uma negociação diferente com o fornecedor;

• O endereço de pedido específico da fábrica (OA party) ou o endereço de remessa (PI party) devem ser mantidos.

O nível da planta é criado no RCS como uma adição a uma organização de compras já existente.

Seleciona “Alternative data”:

 

Depois de confirmar que é necessário definir um novo dado alternativo, é possível selecionar a planta na próxima guia.

231 – Plant (Planta): selecione o código da planta para qual vai criar um dado alternativo; 

232 – Alternative data (Dados alternativos): dados de compras - para selecionar diferentes dados de compras para a planta (moeda, termos, etc.). Funções de parceiros - para adicionar diferentes funções de parceiros para a planta específica.

 

A mesma visão de compra é exibida, a única diferença é o número da planta abaixo do número da organização de compras, mostrando os dados para o fornecedor específico, em um específico P.Org e uma planta específica:

233 – Preencha os campos específicos da planta necessários de acordo com o solicitado usando as mesmas regras descritas acima e salve as alterações.

Se o endereço de pedido (OA) ou o endereço de faturamento (PI) tiverem que ser configurados como padrão para a planta, somente esta função de parceiro deve ser adicionada para as funções do parceiro da planta.

4.72 Criando a visão de Organização de Compras: Partner Function (Parceiros)

As funções do Vendedor Partner são usadas para determinar os diferentes parceiros que uma negociação pode ter.

• OA – Ordering Address (Endereço de encomenda): endereço para o qual as ordens de compra são enviadas. É comum nos EUA ter um endereço de pedido diferente do endereço principal. Este endereço não pode ser estendido a nenhum código da empresa ou organização de compras, apenas vinculado ao sistema local;

• VN – Vendor (fornecedor): fornecedor principal é o endereço da matriz. Os outros parceiros estão sempre vinculados ao VN. Estende-se aos sistemas locais e ao nível da organização de compras; 

• IP/PI – Invoice Presented by (Fatura Apresentada por): Endereço para receber o pagamento da factura apresentada. É chamado também endereço de remessa. É o parceiro que possui detalhes bancários e remessa para pagamentos via cheque. Este parceiro deve ser estendido apenas aos sistemas locais e ao nível do código da Empresa;

• GS (somente em RCS) – Goods Supplier (Fornecedor de mercadorias): é o local onde os produtos serão entregues do fornecedor. Pode ser um armazém ou uma parceria. 

Por padrão, o sistema trará o mesmo número de fornecedor para todas as funções do parceiro, ele pode ser mantido ou alterado para um número diferente.

Um fornecedor tem apenas um VN, mas pode ter mais de um OA, IP / PI e GS. Além disso, os números do Parceiro podem ser diferentes para diferentes organizações de compras, o que significa que a função do parceiro é dependente do P.Org.

Criação de IP diferente - Um IP diferente é criado se o fornecedor for pago pelo cheque e o endereço de remessa é diferente do endereço do VN. Neste caso, um novo IP é criado e vinculado à VN.

OA diferente criada - Um OA diferente é criado se o fornecedor tiver um email específico para o qual o PO precisa ser enviado. Neste caso, uma nova OA é criada para cada endereço de e-mail diferente e link para a VN.

Pressione salvar

 

4.73 Modificando um fornecedor a nível de Organização de Compras

As modificações de uma visão da organização de compras podem ser necessárias devido a uma atualização de informações, novas negociações ou para ajustar as configurações do sistema. Para modificar as informações P.Org do fornecedor, use a transação XK02 no sistema local.

 

234 – Vendor (Fornecedor): insira o número do fornecedor para editar;

 

235 – Purchasing Organization (Organização de compras): insira a organização de compras para editar;

 

236 – Purchasing organization data (Dados da organização de compras): selecione os dados a serem editados pelo fornecedor.

 

• Purchasing data (dados de compras): descritos na seção 4.7.1.1;

• Partner function (função de parceiro): descrito na seção 4.7.1.2.

Pressione Enter

 

4.74 Marcando um fornecedor como ERS

ERS - Evaluation Receipt Settlement (Liquidação de recibo de avaliação) – Faturas de cobrança automáticas geradas automaticamente após o recebimento das mercadorias.

 

 

 

Os fornecedores são configurados como ERS em ambos os sistemas na visão de Organização de Compras, transação XK02.

 

 

 

Para configurar um fornecedor como ERS, insira os Dados de Compras com a Organização de Compras solicitada.

 

237 – Estes cinco campos devem ser marcadas para definir um fornecedor como ERS.

Verifique se todos os parceiros estão configurados corretamente.

 

Salve

 

Uma vez que os campos estiverem marcados, encaminhe um email contendo o número VN, o número IP, as Organizações de Compras e o Código da Empresa para Especialista em AP para adicionar o fornecedor na tabela MRM2.

4.75 Método de envio de Pedido de Compra – manutenção de e-mail na MN05

Às vezes, o solicitante pede ao D&A para adicionar um e-mail diferente como método de envio de postagem para um fornecedor específico. Isso é usado principalmente pela equipe do provisioning para enviar os pedidos para um e-mail específico.

Para manter esta tabela, use a transação MN05 no sistema Local. É usado para manutenção de contatos no código da empresa / planta ou nível de compra. A manutenção no nível de Compras e Planta é feita por LPR's. Os controladores de dados mantêm contatos no nível de código da empresa a pedido.

Isso significa que é possível especificar qual (s) endereço (s) de e-mail serão usados para código específico da empresa. Vá para o MN05 no RCS.

238 – Output Type: ZNE2 (RCS)

 

Pressione Enter

 

239 – Key Combination: CoCode, Vendor

240 – Company Code (Código da empresa): selecione o código da empresa para adicionar o e-mail para;

241 – Vendor (Fornecedor): selecione o fornecedor para adicionar o e-mail para.

Processe

242 – Vendor: Number of the vendor to which the email should be added;

243 – Function: MY – Email Supl + request

244 – Medium: 7 – Simple mail

245 – Date Time: 1 - Send with periodically scheduled job

246 – Language: The language of the supplier. List of supported languages can be found here. In cause of doubts, use English.

247 – Click on Communication

242 - Vendedor: Número do fornecedor ao qual o e-mail deve ser adicionado;

243 - Função: MY - Email Supl + request

244 - Médio: 7 - Correio simples

245 - Hora da data: 1 - Enviar com o trabalho agendado periodicamente

246 - Idioma: O idioma do fornecedor. A lista de idiomas suportados pode ser encontrada aqui. Em virtude de dúvidas, use o inglês.

247 - Clique na comunicação

248 – When this screen pop-up click “NO” to avoid create a “dummy” e-mail in the send method.

Quando esse pop-up da tela, clique em "NÃO" para evitar criar um e-mail "falso" no método de envio.

249 – Recipient: insert the email requested as send method. Can be more than one; just add in other line;

250 – Recipient Type: Chose Internet Access.

249 - Destinatário: insira o email solicitado como método de envio. Pode ser mais do que um; Apenas adicione em outra linha; 250 - Tipo de Destinatário: Escolha Acesso à Internet.

4.76 Fornecedor financeiro (FI) – adição à lista de fornecedores que não recebem pedido de compras

 

Apenas RCS Only – Sempre que um novo fornecedor financeiro é criado (grupo de conta Z011), ele deve ser adicionado à tabela ZWFA05Q no WP1. Esta lista determina os fornecedores para os quais não é necessário enviar pedido de compra.

 

Fornecedores FI: Também chamados de diversos (MISC), os fornecedores criados como FI geralmente são credores, e não empresas, a quem a Solvay precisa pagar um montante (Reembolso, doações, etc.).

 

Os pedidos de compras não são gerados para este grupo de fornecedores e os custos geralmente são alocados diretamente em contas contábeis e centros de custo.

 

Um fornecedor padrão também pode ser um fornecedor financeiro, se já existe um fornecedor padrão criado com exatamente os mesmos dados, não é necessário criar um novo fornecedor de FI, use o mesmo número de fornecedor que já existe. Os vendedores Z010 podem ser adicionados à lista FI mediante solicitação especial de finanças (por exemplo, fornecedores de serviços públicos que não possuem PO). Esses pedidos devem ser aprovados pelo controlador do site ou pelo gerenciador de domínio.

 

No entanto, um fornecedor financeiro não pode ser usado como padrão. Se o fornecedor for criado como FI, usando o grupo de contas Z011, nunca será possível emitir OPs para este fornecedor. Em casos como este, é necessário criar um novo fornecedor, com o Grupo de Conta Z010, mesmo que a informação seja duplicada.

 

 

 

Pressione "New Entries" e preencha o código da Empresa e o número do Fornecedor. O campo do site é opcional e geralmente não é preenchido.

 

 

 

Abra a transação ZWFA05Q.

 

251 – Clique no botão New Entries.

252 – CoCd: insira os dados do código da empresa de acordo com o pedido recebido;

253 – Vendor (Fornecedor): insira o número do fornecedor.

Salve

4.77 Chacando itens em aberto antes de desativar um fornecedor

 

Para prosseguir com o bloqueio de um fornecedor, um procedimento paralelo foi estabelecido para garantir que nenhuma nota fiscal, pedido de compra ou fornecimento permanecerá ativa.

 

Tomado pelo exemplo do código RCS Vendor abaixo 51177 para prosseguir com a sua exclusão no WP1, as seguintes ações devem ser tomadas:

4.78 Verificar se há uma ligação entre PRS e PF1_020

No RCS, é possível verificar o código do fornecedor PRS na aba Extra Master Data Solvay Cross Reference.

 

Para verificar se o registro também existe em PF1_020, vá para a conta do fornecedor PRS -> Extras -> Deletion flags.

 

Se o registro do fornecedor tiver o campo "General Data" marcado - esse registro existe em PF1_020. Se tal for o caso, as mesmas verificações, conforme descrito à frente, devem ser feitas também em PF1_020. Crie um ticket FreshDesk com a solicitação para executar essas verificações em PF1_020 e finalize a exclusão do registro.

 

Se este campo não estiver marcado – o fornecedor existe apenas em PRS e RCS.

 

4.79 Checando se há uma Reg. Info ativa ou inativa (ME1L)

Os Reg. Infos podem ser buscados usando a transação ME1L.

Na busca use o número do fornecedor que deve ser inativado.

 

Ao revisar os resultados do relatório, lembre-se do seguinte:

• A Reg. Info pode estar marcada para eliminação a nível geral e/ou no nível de compra;

• A Reg. Info pode estar inativo, por exemplo: sem preço. Para esses casos, o PIR não deve ser replicado para o novo fornecedor; 

• Somente Reg. Infos ativos devem ser considerados para replicação e somente se o fornecedor em processo de exclusão estiver sendo substituído por um novo.

A aprovação do LPR ou do Gestor de estoque deve ser recebida antes de replicar o PIR para o novo número de fornecedor.

 

Ao substituir o Reg. Info verifique se os dados mestres do novo Reg. Info estão completos. Para verificá-lo, execute uma extração fornecida pela transação de massa ZWPU06A.

A transação retornará apenas o PIR ativo e o PIR inativo com dados de compra (atribuídos a uma planta específica). Os Reg. Infos marcados para eliminação, bem como Informações sem dados de compra serão excluídos. Os registros ativos podem ser reconhecidos pela data de término após a data e o preço atual no campo Taxa.

Para executar o relatório:

• Adicionar o número do fornecedor em Run Step 1 – File creation / Step 1 – Selection criteria for identifying PIR to update section.

Defina a localização do arquivo na Step 1 – File Creation.

Uma vez que o relatório é concluído, uma confirmação é recebida do sistema:

A transação ZWPU06B  pode ser utilizada para buscar informações mais detalhadas da Reg. Info, mas note que a validade do relatório e a organização de compras são mandatórias.

4.80 Buscando contratos ativos (ME3L)

Depois de verificar os PIRs, é necessário verificar se existem contratos ativos. Isso pode ser feito usando a transação ME3L.

Verifique a data de validade no contrato que pode ser encontrada no cabeçalho do documento. Para replicar um contrato ativo para o novo número de vendedor, é necessário solicitar uma aprovação do comprador responsável.

 

4.81 Outras opções

O resultado pode ser muito grande, dependendo dos detalhes do contrato existente. Como apenas informações de cabeçalho são necessárias, para verificar a data de validade do contrato, acesse-o usando uma das seguintes transações:

SE16 -> EKKO table (apenas para contratos). (Atualmente não disponível para o time DMO)

 

 

SQ00 query PURCH_CONT_HEA in ZW_PU Group

 

4.82 Buscando pedidos de compra em aberto (ME2L)

Os pedidos em aberto podem ser localizados usando a transação ME2L.

Scope of List (Escopo da Lista): determina que o sistema procure todos os pedidos para este fornecedor;

Selection Parameters (Parâmetros de seleção): restringe a busca por pedidos com faturas abertas.

 

Nos casos em que há saída do sistema, o fornecedor deve ser bloqueado somente, não marcado para exclusão. O marcador de exclusão só pode ser aplicado quando todos os pedidos forem faturadas. 

 

4.83 Buscando por faturas em aberto (FBL1N)

Use a transação FBL1N para verificar as faturas em aberto.

O código da empresa ZFR9 deve ser excluído porque a equipe de D&A não possui autorização para verificar atividades abertas para esta empresa. Use a seleção de código da empresa para excluir como abaixo:

 

Se você receber a notificação  não há faturas abertas para este fornecedor.

As faturas abertas terão um indicador vermelho nas colunas "Stat", mas verifique a data do documento, pois pode haver faturas muito antigas que não foram conciliadas corretamente:

 

Por favor, note que este relatório pode apagar as faturas já postadas e pendentes de pagamento. Outra verificação deve ser feita no sistema PI1_020 usando a mesma transação.

 

 

 

Diferentes códigos de empresas estão sendo usados no PI1 (dependendo da região). Os pagamentos que são feitos para bancos dos EUA / CA são tratados na empresa 4044 e os pagamentos feitos aos bancos europeus são tratados na empresa 0231.

4.84 Como checar e criar IDocs

 

 

 

Às vezes, as alterações não serão automaticamente duplicadas no WP1. O motivo para isso pode ser verificado na transação WP1 BD87.

 

 

 

Selecione a data em que as alterações foram efetuadas e configure PRS_020 como o Sistema Parceiro.

Verifique Application documents not posted no menu Z_CRE_RCS e as mensagens que podem ser encontradas lá.

 

O duplo clique no problema abrirá a seguinte janela na qual é possível ver o seguinte. Clique duas vezes no número IDoc para ver a descrição detalhada.

Nos registros de dados é o número do fornecedor ao qual este IDoc está relacionado.

 

As mensagens devem ser verificadas uma a uma até que o culpado seja encontrado e o problema seja corrigido.

Se após a correção do problema, as alterações ainda não estão sendo transferidas para o RCS, um novo IDoc precisa ser criado na transação PRS BD14.

As seguintes informações devem ser preenchidas:

• Número do fornecedor em PRS;

• Tipo de mensagem - Z_CRE_RCS;

Sistema de destino – WP1_400

5 Apêndice

5.1 Fluxograma do processo

O fluxograma abaixo descreve como funcionará todo o processo de dados mestre:

5.2 Lista de aprovadores

Table Of Approval

5.3 Sites úteis

PtP Portal - https://sites.google.com/a/solvay.com/sbs-procure-to-pay-portal/home

 

Zip Code Confirmation - http://www.zipinfo.com/search/zipcode.htm or http://www.unitedstateszipcodes.org/

 

DUNS Code - https://solutions.dnb.com/grs/

More useful Sites - https://docs.google.com/document/d/1fQN6PFkTHLnfQNn4J6oKSs8ag-Dm5o1ozpuCTxcFDFA/edit