1        INTRODUÇÃO   

1.1         Objetivo:

Define o processo de solicitação de criação ou modificação de cadastros de materiais no RCS e define as regras e condições de preenchimento dos campos-chave do cadastro de material.

1.2         Aplicação:

Aplica-se a todas as unidades do grupo Solvay da América Latina operando no RCS/WP2. O escopo é limitado a materiais comprados e compreendidos nos tipos de material a seguir:

1.3          Siglas, Abreviaturas e definições:

Criação de material: criação de códigos SAP para materiais novos no sistema SAP.

Modificação de material: modificação de códigos já existentes no sistema SAP. Neste caso deve ter aprovação do usuário final ou área técnica no caso de qualquer alteração nos seguintes campos do cadastro do material: alteração de texto pedido de compras, alteração de texto ou fornecedor para Reg_Info, criação de nova Reg_info para fornecedor distinto do atual, alteração de tipo MRP de Z1 para P3, ou  alteração do nível de abastecimento para quantidade menor.

2        FLUXO DE CRIAÇÃO/MODIFICAÇÃO DE CADASTRO DE MATERIAL

2.1         RESUMO DAS ETAPAS:

1.    Usuário do site identifica necessidade de criação/modificação de material no RCS e encaminha solicitação para a área técnica responsável ou para o responsável pela aprovação.

 2.     Área técnica/Aprovador analisa real necessidade de cadastro/alteração do material (SAP). Faz-se também a consulta exaustiva aos materiais já cadastrados, para identificar se já existe o item cadastrado ou mesmo um item similar.

 3.     Não havendo o cadastro do material desejado ou havendo necessidade de modificação, o responsável (área técnica ou equivalente) deverá preencher o formulário de solicitação de material com todas as informações necessárias e respectivas aprovações. Nesta fase é importante já alinhar o processo com o Negociador responsável.

 4.     O formulário preenchido é encaminhado à SBS/PtP Service Center Data & Analysis  (PtP/D&A) por um requisitante  autorizado (em geral, o gestor de estoque / gestor de materiais) através de abertura de um “ticket“.

5.     PtP/D&A verifica se todas as informações necessárias foram preenchidas e, caso tenha sido solicitada a criação de um “registro info de compras” (reg info), se tal criação foi aprovada pelo Negociador responsável. Em seguida, procede à criação/modificação do material e do reg info (se necessário) no SAP.

6.     PtP D&A comunica ao requisitante que o “ticket” foi atendido e informa o código cadastrado (no caso de material novo). A área de Contabilidade Tributária/Fiscal (para materiais não-produtivos) ou SBS/CTC (Customs and Trade Compliance) (para matérias-primas) é informada da criação de novos materiais para revisão/validação do código NCM do material.

7.     O Gestor de Estoques / Gestor de Materiais revisa o cadastro no SAP, complementa e/ou cria demais visões sob sua responsabilidade (MRP, armazenagem, ...), solicita a criação das visões de Contabilidade e Custos (para materiais ZMAT e ZVER) através de formulário específico e abertura de ticket para SBS/RtR Service Center e informa o usuário final quando o material está liberado para utilização e solicita à área de Compras quanto as ações para atualização do contrato (no caso de alteração de especificação ou inclusão de novo item): 

a.      A área de Compras (Negociadores) deve ser informada quanto a criação, ou modificação de um código de material a fim de tomar as devidas providências que podem ser: análise crítica do fornecimento, atualização de contrato existente com fornecedor, criação de contrato com fornecedor, alteração de fornecedor e ações necessárias de negociação das condições com os fornecedores, como também avaliar se há requisições ou compras em andamento que envolva o material modificado.

3               REGRAS E ORIENTAÇÕES DE UTILIZAÇÃO DE CAMPOS-CHAVE

3.1 DADOS BÁSICOS E VISÃO DE COMPRAS

• As informações necessárias dependem do tipo de solicitação (criação ou modificação) e do tipo material que está sendo solicitado:

ZERS - Suprimentos Industriais

ZHIB - Compras Gerais

ZUNB - Materiais de terceiros em poder da Solvay / embalagens retornáveis

ZMAT - Matérias-primas, produtos acabados, semi-acabados e produtos para revenda

ZVER - Embalagens

• A descrição resumida do material com até 40 caracteres servirá para identificação e pesquisa do material. Deve ser preenchida em maiúsculo. Para materiais do tipo ZVER e ZMAT e/ou materiais importados, o texto breve em inglês é obrigatório e deve ser disponibilizado pelo requisitante.

• O código NCM deve ser obrigatoriamente informado e será validado posteriormente ao cadastro pela área Fiscal ou CTC – Customs and Trade Compliance.

• O campo “peça crítica” é informativo no cadastro do material e deve ser marcado caso o material seja considerado estratégico, seguindo os critérios relativos ao risco de falta do material (critérios definido no item 3.2.2).

3.2 TEXTO PEDIDO DE COMPRAS E REG_INFO

3.2.1 TEXTO PEDIDO DE COMPRAS

3.2.2 REG_INFO (registro de informações de compras):

3.3 NÍVEL DE INSPEÇÃO:

3.5 MATERIAL ESTRATÉGICO

3.6 MRP E VISÃO DE ARMAZENAGEM

3.7 CONTABILIDADE E CUSTOS 

4 Registros

O formulário emitido, aprovado pelas pessoas responsáveis através da assinatura e digitalizado em arquivo *.pdf é enviado por email para o SBS a fim de executar o cadastro através da abertura de um Ticket de solicitação de serviço. Este formulário fica armazenado neste ticket, assim o usuário deve ter o número do ticket para recuperar o formulário que deu origem a solicitação.

4.1 Controle de Versão