Selecione a solicitação que está dentro do escopo do time D&A LAM/NAM e clique duas vezes sobre ela.

O requisitante irá aparecer na tela e será possível checar alguns dados básicos do fornecedor no cabeçalho, como o nome e e-mail do solicitante, número da requisição, o código do segmento e o código da companhia.

Cabeçalho de uma solicitação via VWF. Esta informação é preenchida pelo solicitante ou automaticamente.

01 – Request number (Número da solicitação): número do VWF;

02 – Status da requisição: atual status da requisição;

03 – Requester (Informações do requisitante): Nome, telefone e e-mail;

04 – Segment code (Código do segmento): segmento do fornecedor selecionado na requisição;

05 – Company Code (Código da companhia): código da companhia do requisitante;

06 – Business Unit (Unidade de negócios): Unidade de negócios para a qual o fornecedor será assignado.

Também no cabeçalho do VWF tem um grupo de botões de comando para as ações a serem tomadas na requisição.

- Histórico de mudanças, todos os registros do VWF;

 - Aprova o VWF (apenas após que todas as checagens necessárias forem feitas);

 - Rejeita o VWF. Abre uma nova janela, onde uma mensagem para o requisitante deve ser deixada explicando a razão pela qual a solicitação foi rejeitada. A solicitação via VWF é rejeitada sempre que há um fornecedor duplicado ou se o requisitante solicita a rejeição;

 - Editar a requisição. Quando uma informação é digitada errada ou há um caractere especial, precisam ser mudados;

 - Retornar o VWF para o requisitante. Uma nova janela é aberta e uma mensagem deve ser escrita para o requisitante explicando o porquê de a requisição estar sendo retornada. A requisição via VWF é retornada sempre que houver a necessidade de solicitar alguma ação do requisitante. Note que quando esta opção é utilizada a solicitação precisará passar novamente por aprovação após a atualização pelo solicitante;

 - Disponível apenas para as solicitações de modificação – Verificar quais modificações solicitadas;

 - Disponível apenas para as solicitações via formulário web – quando o link para o formulário web é enviado para o fornecedor e ele não responde dentro de três dias, o time de D&A precisa enviar novamente para o fornecedor clicando neste botão.

Clicando neste botão é possível ver em que fila o VWF esta parado.

Clicando no botão é possível verificar quem é o aprovador da requisição.

4.4 Confirmações que precisam ser feitas antes de aprovar a criação de um novo fornecedor

As informações obrigatórias devem ser enviadas na solicitação via VWF.

As confirmações listadas precisam ser feitas e, se necessário, os dados gerais do fornecedor precisam ser atualizados.

4.4.1 Procurando por um fornecedor existente em PRS, PF1 e RCS.

Procure por fornecedores já existentes usando a transação XK03. Esta transação esta disponível em todos os sistemas.

07 – No campo Vendor, clique na match box (conforme imagem) ou pressione o botão F4 que é o atalho.

Na próxima janela é possível fazer as confirmações necessárias. Para procurar um fornecedor existente é importante fazer várias buscas usando diferentes campos para não limitar a pesquisa. Os principais campos são: nome, código postal e a Tax number (número de cadastro do fornecedor junto ao governo de seu país).

A procura por nome e código postal pode ser feita na aba “Vendor (General)” e a procura pelos dados de imposto na aba “Vendor by Tax Information”.

08 – Postal Code (Código postal): insira o código postal que deve ser buscado;

09 – Name (Nome): Insira a parte mais significante do nome do fornecedor usando “*” antes e depois do nome para expandir a busca. Desta forma os fornecedores que tem algum caractere especial antes ou depois do nome digitado também irão aparecer na busca.

10 – Tax Number 1: Federal Tax ID (US) / RFC (MX) / CNPJ (BR) / CUIT (AR).

11 – Tax Number 2: Social Security ID (US) / CPF (BR) / NIP (AR).

Se o fornecedor ainda não tiver sido criado no sistema, então será necessário proceder com a criação. Se ele já existir, cheque a possibilidade de atualizar os dados e informar o número do fornecedor para o requisitante.

4.4.2 Documentação necessária para criar um novo fornecedor

Há alguns documentos que são obrigatórios e informações que devem ser enviadas com a solicitação de criação e modificação de fornecedor, dependendo do país. Abaixo se encontram as especificidades pra os EUA, BR e MX. Outros países nas regiões NAM e LAM não têm documentos que devem ser anexados à solicitação.

4.4.2.1 Estados Unidos

W-9: O formulário W-9 é utilizado nos Estados Unidos para informações referentes à retenção de impostos, o que deve ser informado ao governo do país. Precisa conter o nome, endereço e a identificação do tipo de imposto que o fornecedor deve pagar.

12 – Nome do fornecedor e DBA (doing business as – fazendo negócios como).

13 – Classificação de imposto do fornecedor. Será usado para determinar se o fornecedor receberá ou o relatório 1099 da Solvay.

1099 Definição:

Formulário 1099-Misc é um formulário de impostos que reporta no final do ano um sumário de todas as compensações feitas para não funcionários. O formulário 1099-Misc abrange locações, royalties, trabalho autônomo e receitas de contratos independentes, seguros de colheita e diversos outros tipos de receitas. 

17 – Nome do fornecedor;

18 – Endereço do fornecedor;

Nota: Se o endereço do informado pelo requisitante é diferente do que esta no site a criação do fornecedor não poderá ser feita e o requisitante precisará ser contatado para confirmar os dados. O endereço deve sempre ser o mesmo que o do site do governo, caso haja divergência no Sistema poderá haver complicações legais quando as notas fiscais forem impressas.

19 – Situação cadastral do fornecedor;

Nota: “Ativa” significa que o fornecedor esta ativo e em dia com suas obrigações com o governo.

“Inativa” significa que o fornecedor esta inativo e neste caso não pode ser criado, o requisitante precisará ser contatado e informado da situação.

Baseado no CNPJ o data controller precisa confirmar se o fornecedor tem um número de Inscrição Estadual. Isso será checado no site SINTEGRA. Selecione o estado dentro do mapa do Brasil, cada estado esta representado por sua sigla.

Dependendo do estado, irá aparecer uma diferente tela para buscar a empresa.

21 – Número de Inscrição Estadual: número para os fornecedores que tem como atividade principal a venda de produtos e não a prestação de serviços;

22 – Nome do fornecedor;

23 – Endereço do fornecedor;

Nota: Este endereço precisa ser o mesmo que aparece no site da Receita Federal.

24 – Status atual do fornecedor:

• Habilitado + Ativo: O fornecedor não tem nenhuma restrição e pode fazer qualquer tipo de negócio;

• Não Habilitado – Baixado + Ativo: o fornecedor tem uma Inscrição Estadual, mas não tem a obrigação de fazer atividades como contribuinte de ICMS, ele pode apenas fazer negócios como consumidor final;

• Nenhuma ocorrência + Ativo: O fornecedor não tem uma obrigação com o estado de ser contribuinte de ICMS;

• Não Habilitado + Ativo ou Não: O status do fornecedor esta irregular junto ao governo. Não é possível fazer negócios com ele.

• Não Habilitado – Baixado + Diferente de Ativo: Status irregular junto ao governo em dois níveis (Secretaria da Fazenda e Receita Federal). Não é possível fazer negócio com esse fornecedor.

• Nenhuma ocorrência + Diferente de Ativo: O fornecedor não tem um número de Inscrição Estadual, porém esta irregular com a Receita Federal. Não é possível fazer negócio com esse fornecedor.

Nota: É muito importante checar o site SINTEGRA para preencher a informação de imposto correta no campo “Tax code 3”, se não podem haver problemas fiscais no futuro.

Se o fornecedor não tiver um número de Inscrição Estadual este campo pode ser deixado em branco.

4.4.2.3 México

Para a criação de fornecedores mexicanos é obrigatório ter um documento em PDF com sua informação de imposto, que é chamada RFC. Este número pode ser encontrado em dois lugares do documento:

25 – Dois lugares do documento onde o número RFC pode ser encontrado.

4.4.3 Aprovando uma requisição para criar um novo fornecedor (Sem formulário web)

Dentro da requisição é mandatório checar todas as abas para validar as informações.

A descrição completa de cada aba esta apresentada abaixo:

• General Data (dados gerais);

• General Data 2 (dados gerais 2);

• Phone/Fax/Mail (Telefone/fax/e-mail);

• Distribution (Distribuição);

• Communication Area (Área de comunicação);

• File Attachments (Arquivos anexados);

• Purchase (Compras).

   

4.4.3.1 Principais regras para criar um fornecedor

Para aprovar uma solicitação via VWF existem algumas regras que devem ser estritamente seguidas:

• Todas as informações devem ser inseridas em letra maiúscula;

• Nenhum caractere especial pode ser inserido, como:

• PARA EUA: Insira o nome complete da companhia a não ser que este seja iniciado por “THE”. Se o nome começar com “THE”, não use esta parte. Por exemplo: THE BASF CORP coloque o nome em RCS como “BASF CORP”.

• Abrevie como abaixo (se aplicável):

• CO (Company);

• INC (Incorporated);

• CORP (Corporation);

• MFG (Manufacturing);

• LTD (Limited);

• LLC (Limited Liability Corp);

• LLP (Limited Liability Partnership);

• ST (Street), RD (Road), DR (Drive), CT (Court), AVE (Avenue), Blvd (Boulevard), LN (Lane), HWY (Highway), PKWY (Parkway) e PL (Place);

• S (South), E (East), W (West) e N (North);

• SE (South East), NE (North East), NW (North West) e SW (South West);

• 1ST, 2ND, 3RD, 4TH, 5TH etc.;

• Ste (Suite), Bldg (Building) e Apt (apartment).

Espaços não devem ser incluídos para nomes de empresa com abreviações alfabéticas, por exemplo, ABC CO e não A B C CO.

• PARA EUA: Insira cinco dígitos de código postal ou cinco dígitos mais quatro dígitos separados por “-“, quando necessário (08520 ou 08520-3022);

• PARA EUA: Quando o fornecedor tiver outro nome como DBA (Doing business as – fazendo negócios como) mencionado no formulário W-9, este nome deve ser mencionado na segunda linha começando por “DBA”;

• PARA BR: insira os cinco dígitos do código postal mais três dígitos dividido por “-“ (80240-280).

4.4.3.2 General Data (Dados gerais)

Na primeira aba confirme os dados abaixo:

Este código é usado para credores que faturam despesas que não são referente a compras, como impostos e taxas não negociáveis, etc. A mesma empresa pode ter um cadastro em um dos account groups acima e um segundo como ZZCD como credor diverso, por exemplo, uma empresa de advocacia que envia faturas de consultoria e também taxas legais não negociáveis. Para evitar duplicidade é aconselhável que apenas os grupos citados acima sejam mantidos no Sistema.

Em RCS o equivalente a credores diversos é o Z011.

27 – Name (Nome): O nome legal do fornecedor como no formulário W-9 (EUA), no Cartão CNPJ (BR), no RFC (MX), ou no formulário (se disponível). Se o nome tiver mais do que 35 caracteres precisa ser dividido em duas linhas.

• Algumas vezes o requisitante pode preencher outra linha que é usada para inserir outro nome pelo qual o fornecedor é conhecido como DBA, C/O, FKA, etc.

28 – Language (Língua):

English para EUA;

Portuguese para BR;

Spanish para outros países da América Latina e México.

29 – Search Term 1 (Termo de pesquisa 1): Sempre usado para incluir a parte mais significante do nome do fornecedor;

30 – Street (Rua): apenas o nome da rua sem o número;

31 – House Number (Número);

32 – Tax Jurisdiction (Jurisdição): Se o District (Bairro) e o Postal code (Código postal) estiverem preenchidos corretamente, o código no campo Tax Jurisdiction é preenchido automaticamente de acordo com os dados do SAP;

33 – District (Bairro): obrigatório para o Brasil e opcional para outros países;

34 – Postal Code (Código postal): Preencher o código postal informado;

35 – City (Cidade);

36 – Region (Região): estado/província/condado;

37 – PO Box (Caixa Postal): Se o fornecedor tiver uma caixa postal alternativa para receber correspondência e cheques. Se este campo estiver preenchido o sistema irá considerar o endereço da caixa postal ao invés do endereço da rua;

38 – PO Box P.code (Código postal da caixa): O código para a caixa postal se for diferente do código postal informado no endereço;

39 – Other City (Outra cidade): se a caixa postal é localizada em uma cidade diferente da que já foi informada, colocar aqui para ter o endereço correto para correspondência.

PARA EUA

No caso de problemas com o código de Tax Jurisdiction para os EUA é possível confirmar o código postal acessando o site: < http://www.zip-info.com/search/zipcode.htm >

Marque a opção ‘county name and FIPS code’ e insira o código postal do fornecedor no campo de texto e então aperte “GO”:

O County name (Bairro) irá aparecer:

4.4.3.3 General Data 2 (Dados Gerais 2) 

Nesta aba é onde serão inseridas as informações de imposto do fornecedor. Cada país ou região tem um código específico como os exemplos abaixo.

PARA LAM (BR)

40 – CNPJ:  deve ter sido informado pelo requisitante;

41 – CPF: substitui o CNPJ quando o fornecedor é uma pessoa física e não uma entidade legal;

42 – Inscrição Estadual: campo obrigatório, se o fornecedor não se aplica para este tipo de imposto, o solicitante geralmente preenche este campo com “ISENTO”;

43 – Inscrição Municipal: campo opcional preenchido pelo requisitante;

44 – DUNS Direct code (código direto DUNS) - Data Universal Numbering System (Sistema universal de numeração de dados) é um identificador único de nove dígitos para empresas. É usado para estabelecer um arquivo de crédito para a empresa, que geralmente é referenciado pelos credores e potenciais parceiros de negócios para ajudar a prever seu nível de confiabilidade e/ou estabilidade financeira da companhia em questão.

Insira o código encontrado no site D&B (descrito abaixo na sessão como encontrar o DUNS);

45 – Reason for the absence of DUNS (Razão para ausência do DUNS): este é um campo obrigatório, que pode ser preenchido de três formas:

• SGL (Single Location – localização única): quando o código DUNS foi encontrado.

• TBD (To Be Determined – a ser determinado): quando não é possível encontrar o código DUNS no site do D&B por qualquer razão, este status significa que o código será preenchido depois.

• UKN (Unknown - desconhecido): esta razão deve ser usada apenas quando a busca não retorna nenhum resultado.

NOTA: Se o imposto não é aplicável é necessário excluir a palavra “ISENTO” do campo “Tax number 3” manualmente na transação XK02 acessando os dados mestre do fornecedor no sistema local e fazendo as mudanças na opção “Brazil Tax Data”.

Este acesso esta disponível nos dois sistemas locais. Insira o número do fornecedor e o código da companhia, na segunda tela, mostrada abaixo, aparecerá o botão “Brazil Tax Data”.

46 – Clique no botão para abrir as opções de imposto do Brasil.

 

Preencha a informação no campo “ICMS Taxpayer”.

 

PARA NAM (EUA)

48 – Social Security (Seguridade social): deve ser preenchido pelo requisitante se o fornecedor não tiver um número de Federal Tax ID (número de identificação de pessoas jurídicas nos EUA);

49 – Fed Tax ID: deve ser preenchido pelo requisitante;

50 – DUNS Direct code (código direto DUNS): insira os códigos encontrados no site do D&B (descrito na sessão como encontrar o DUNS) – mesma regra que para o Brasil;

51 – Razão para a ausência do DUNS – mesma regra que para o BR.

PARA NAM (MX)

52 – RFC: deve ser preenchido pelo requisitante; 

53 – DUNS Direct code (Código direto DUNS): insira o código encontrado no site do D&B (descrito abaixo na sessão como encontrar o DUNS) – mesma regra que para BR e EUA;

54 – Razão da ausência do DUNS – mesma regra que para BR e EUA.

NOTA: Se o fornecedor for uma entidade do grupo, os campos “Corporate Group” e “Trading Partner” são obrigatórios.

Como encontrar o DUNS

Este procedimento é feito durante a criação ou modificação do fornecedor.

Para adicionar o número DUNS ao fornecedor, vá ao Portal do D&B (Empresa que cordena o DUNS). Selecione seu país e clique em “Submit”.

NOTA: É importante desbloquear as pop ups no navegador para ser capaz de fazer login no site.

Os critérios de busca que podem ser utilizados são Tax ID, nome, endereço, etc.

55 – National Identification (identificação nacional): Procurar pelo “Tax ID” (sem caracteres especiais como “-” ou “.”) algumas vezes a companhia não tem o “Tax ID” registrado no site do D&B então é necessário fazer a busca por outros campos;

56 – Business Name (Nome da empresa): buscando este campo é possível ter mais resultados, mas é necessário checar cuidadosamente outras informações, como endereço, para confirmar que é a empresa certa;

57 – Address (Endereço): mais opções de busca. É necessário checar também as outras informações para confirmar que é a empresa certa;

58 – GO (Ir): aperte para realizar a busca.  

Se a busca for feita utilizando múltiplas opções, o sistema identificará os resultados para cada campo, o número que aparecer ao lado do campo é correspondente à quantidade de resultados. O número que aparecer na parte de cima da lista representa o total de resultados considerando a combinação dos campos.

59 – Quantidade de resultados encontrados para a combinação dos campos buscados;

60 – Quantidade de resultados para aquele campo;

61 – Clique em “View Results” para ver os resultados da busca.

Se a busca retornar mais do que um resultado, várias linhas irão aparecer e será necessário checar algumas informações básicas para saber qual a certa.

Clique na linha do resultado para acessar as informações detalhadas do fornecedor.

4.4.3.4 Phone / Fax / Mail (Telefone/Fax/Endereço)

Nesta aba estão registrados o telefone, o celular e o número do fax. Confirme estes campos para garantir que foi preenchido sem o código do país e sem qualquer caractere especial.

Pode ser inserido mais que um número de telefone/celular/fax, porém um deles deve ser definido como o principal:

62 – Default (Padrão): Esta opção deve ser selecionada para o contato principal do fornecedor, isto definirá a primeira informação que será mostrada nos dados mestres do fornecedor;

63 – Country (País): Selecione o código do país (duas letras), o sistema irá completar o número de telefone de acordo com o país;

64 – Telephone (Telefone): insira o número do telefone sem qualquer caractere especial, espaço ou código de país. Insira apenas código do estado e número local;

65 – Extension (Ramal): preencha se aplicável;

66 – Telephone Number (Número do telefone): é preenchido automaticamente com o formato correto;

67 – Notes (Notas): espaço para adicionar informações sobre o telefone para facilitar o contato, quando necessário;

• As mesmas regras se aplicam para os campos “Telephone ” e “mobile phone”.

68 – E-mail address (endereço de e-mail): preencha com o e-mail do fornecedor. O campo “notes” pode ser usado para inserir qualquer comentário adicional.

4.4.3.5 Distribution (Distribuição)

Esta é a aba na qual o requisitante escolhe para qual sistema o fornecedor deverá ser enviado:

ERP (PF1) ou RCS (WP1_400)

69 – Target System (Sistema desejado): escolha o sistema PF1 / RCS ou ambos;

70 – Tft RCS: Se o sistema RCS for escolhido este campo precise ser preenchido com um “X”, isto indica que todos os dados gerais serão transferidos de PRS para RCS.

4.4.3.6 Communication Area (Área de comunicação)

Nesta aba, o requisitante pode inserir qualquer informação adicional ou instruções a respeito da criação do fornecedor. As mensagens podem ser pedindo alguma ação do time de D&A ou alguma informação útil para o aprovador. Geralmente, informações sobre extensões para certas companhias, dados bancários e informação de retenção de impostos são inseridas nesta área.

4.4.3.7 File Attachments (Documentos anexos)

O formulário W-9, o formulário de cadastro de fornecedor, os dados bancário e ou qualquer outra informação considerada relevante, como e-mails ou outros documentos legais, podem ser inseridos nesta aba.

É obrigatório ter um formulário W-9 para fornecedores dos EUA e um documento RFC para fornecedores do México.

4.4.3.8 File Attachments (Documentos anexos)

4.4.3.9 Purchase (Compras)

Nesta aba o requisitante seleciona todas as Organizações de Compras para as quais o fornecedor deve ser extendido. Todas as informações a respeito da visão de compras é preenchido nesta aba.

A visão de compras é criada automaticamente quando a requisição é aprovada.

71 – Target System (Sistema desejado): Sistema local selecionado para transferir o fornecedor;

72 – P.Org: Organização de compras escolhida para estender o fornecedor;

73 – Terms of payment (Termos de pagamento): de acordo com o que foi preenchido na solicitação;

74 – Incoterms - International Commerce Terms (Termos de comércio internacional). Define parte do acordo comercial que indica como os bens serão entregues, onde e qual o valor. É geralmente informado pelo requisitante, se não informado o termo FOB é usado como padrão.

75 – Incoterms 2: segunda parte do Incoterms na qual é determinada a localização onde os bens serão entregues. Pode ser na fábrica ou em um porto específico. Este é um campo obrigatório e se não for informado pelo solicitante deve ser preenchido com um ponto “.”;

76 – Currency (Moeda);

77 – GR-Based Inv. Verif.: Se este campo estiver marcado significa que a GR (confirmação de recebimento dos bens) é obrigatória para que uma nota fiscal seja processada para um pedido de compra;

78 – Acknowledgment Reqd (conhecimento de pedido de compra obrigatório): Se este campo estiver marcado significa que um conhecimento do pedido de compra é requerido para os pedidos que são criados para esta organização de compra. Esta atividade é executada pelo time de Provisioning e ajuda-os a fazer o acompanhamento da compra;

79 – Automatic Purchase Order (Ordem de compra automática): Se este campo estiver marcado significa que o pedido de compra pode ser criado automaticamente para este fornecedor baseado em checagens do sistema.

Uma vez que todas as abas forem verificadas, proceda com a aprovação do Vendor Workflow (ferramenta de fluxo de trabalho do fornecedor).

4.4.4 Aprovando a solicitação para criar um novo fornecedor (Com formulário web)

Diferentemente do formulário anterior, nesta solicitação o fornecedor é responsável por preencher alguns campos. As abas nesta requisição são basicamente as mesmas que as descritas no tópico 4.4.3 com a adição de três abas que serão descritas abaixo.   

4.4.4.1 WebForm – Formulário Web

Esta é a aba na qual o fornecedor preenche seu nome e contato, a informação preenchida nesta aba é replicada para a aba dos dados gerais (General Data).

4.4.4.2 E-Mail body (Corpo do e-mail)

E-mail enviado para o fornecedor e qualquer outro e-mail enviado relacionado a esta solicitação.

4.4.4.3 Banks (Banco)

Na aba “Banks” o fornecedor pode preencher seus dados bancários.

NOTA: Data Controller (Time de D&A) não consegue inserir, mudar ou deletar os dados bancários do VWF para criar um novo fornecedor utilizando o formulário web. Os dados bancários devem ser editados usando a transação XK02 como explicado no procedimento para a criação manual de fornecedores ou via vendor workflow formulário web de acordo com as regras descritas nos próximos capítulos.

4.4.5 Manutenção de dados bancários

Dados bancários são informações sensíveis no Sistema devido à vulnerabilidade em relação à fraude. O time de D&A é uma parte chave do processo para identificar quaisquer ameaças e aplicar as regras definidas pelo Grupo Solvay para minimizar e/ou evitar qualquer tentativa de inserir uma conta bancária fraudulenta na base de dados.

O time de D&A é responsável por checar por duplicidades de contas bancárias para evitar possíveis erros e/ou pagamentos duplicados.

Os dados bancários não são obrigatórios quando se esta criando um novo fornecedor no Sistema, já que outros métodos de pagamento podem ser selecionados, como cheque ou boleto. Por causa disto, as informações podem ser adicionadas ou editadas a qualquer momento, dependendo da negociação com o fornecedor.

A mudança dos dados bancários pode ser necessária cada vez que:

• Uma solicitação de criação de fornecedor é recebida;

• O time de AP da SBS identifica que a informação bancária da fatura é diferente da que esta nos dados mestres do fornecedor;

• O time de controles internos da SBS identifica qualquer problema relacionado à conta bancária registrado nos dados do fornecedor;

• O fornecedor solicita a inserção ou mudança dos dados bancários;

• O comprador solicita que sejam inseridos ou modificados os dados bancários.

4.4.6 Atualização/Criação de dados bancários

Uma informação de conta bancária válida geralmente é uma carta do banco, o cabeçalho de um extrato bancário (que informe o tax ID) ou uma cópia de folha de cheque do fornecedor. Também podem ser considerados válidos uma fatura do fornecedor ou um documento no formato PDF que tenha os dados bancários.

Estas informações podem chegar ao time de D&A através de um e-mail enviado pelo fornecedor, através de uma solicitação do comprador via a ferramenta do Vendor Workflow ou através de um contato feito pelo time SPOC.

Quando a informação for recebida diretamente do fornecedor, será considerada válida se:

• For recebida exatamente do mesmo e-mail cadastrado no Sistema ou,

• O domínio do e-mail for o mesmo que o da empresa ou tiver o nome da empresa.

Se uma destas condições for verdadeira, a atualização do banco poderá ser feita. Porém se a informação vier de uma pessoa diferente ou de um e-mail diferente do que esta registrado no Sistema, então proceda com o processo de confirmação de dados bancários para confirmar as informações diretamente com o fornecedor.

Todos os dados bancários devem ser mantidos em PRS e serão replicados para os sistemas locais, PF1 e WP1.

É importante confirmar nos sistemas locais que tudo foi transferido corretamente.

80 – Country (País): US;

81 – Bank Key (Chave do banco): número ABA ou Routing informado;

82 – Bank Account (Conta bancária): número da conta, todos os dígitos;

83 – Bnkt: USD1 (Dólares americanos).

4.4.7.2 Canadá

Exemplo de dados bancários recebidos para Canadá:

 

84 – Bank Number (número do banco) para compor o bank key (chave do banco)

 

85 – Transit Number (número de trânsito) para compor o bank key (chave do banco)

 

86 – Country (país): CA;

87 – Bank Key (Chave do banco): composto por Bank Number + Transit number (9 digitos no total). Se estiver faltando algum digito, um zero deve ser inserido antes do bank number (número do banco);

88 – Bank Account (Conta bancária): informação de Bank account ou acocunt number;

89 – Bnkt: CAD1 (Dólares Canadenses).

Se necessário, os números dos bancos podem ser checados aqui.

4.4.7.3 México

Para os bancos mexicanos os números são chamados Clabe Interbancária, que é composto por 18 dígitos. O uso do código depende de cada banco.

Contas do banco Banamex:

Exemple de Clabe recebida:

90 – Country (País): MX;

91 – Bank Key (chave do banco): Swift Code;

92 – Bank Account (Conta bancária):

• Banco Banamex: “cuenta” (conta) com onze dígitos ou "Clabe Interbancária". Use onze dígitos, pule os seis primeiros, pegue os onze seguintes e pule o último. Ex: 002238000136515077

• Para outros bancos: "Clabe Interbancaria". Use todos os dezoito dígitos;

93 – Acct Holder (titular da conta):

• Banco Banamex: deixe em branco;

• Para outros bancos: coloque uma vírgula e então o nome do fornecedor. Ex.: ,Nome do fornecedor;

94 – AK: precisa sempre ser preenchido com 01 para todos os forncedores a não ser que seja solicitado o preenchimento com algum valor especifico. Em alguns casos especiais no cadastro do fornecedor precisa ser inserido uma referência númerica ou alfanumérica (esta informação deve ser providenciada pelo time local de finanças):

• Valor '99' indica que o fornecedor espera um valor alfanumérico  como referência no campo XML (no máximo 20 caracteres);

• Valor '98' indica que o fornecedor espera um valor alfanumérico como referência no campo XML (no máximo 10 caracteres);

• Valor  “96” se o fornecedor espera dois valores como referência (um numérico e um alfanumérico) no XML com a referência numérica salva nos dados mestres (campo reference details), e o alfanumérico no documento;

• Valor “97” se o fornecedor esperar duas referências (uma numérica e uma alfanumérica) no XML com a referência alfanumérica salva nos dados mestres (campo reference details) e a referência numérica no documento.

95 – Bnkt:

• Bnkt: MXN1 (Pesos mexicanos).

• USD: Algumas vezes a moeda "USD" (dólares americanos) pode ser usada também, quando isso acontecer use USD1.

4.4.7.4 Brasil

Exemplo de dados bancários recebidos:

96 – Country (País): BR;

97 – Bank Key (Chave do banco): oito dígitos composto pelo código do banco com dígito (quatro dígitos) + Agência (quatro dígitos);

98 – Bank Account (Conta bancária): mínimo de cinco dígitos . Preencha com a conta bancária, se tiver menos que cinco dígitos complete com zero a esquerda. O dígito da conta bancária deve ser inserido no campo “AK”.

99 – AK: dígito da compa bancária. O traço deve ser sempre ignorado, se tiver apenas um número insira um espaço na frente do número (" "6);

100 – Bnkt: BRL1 (Real brasileiro).

Número do banco com dígito:

4.4.7.5 Argentina

Na Argentina a conta bancária é chamada Clabe ou CBU e é composta por vinte e dois dígitos.

Exemplo de Clabe recebida: 0150539901000107864351

101 – Country (País): AR;

102 – Bank Key (Chave do banco): primeiros três dígitos  da "Clabe". Ex: 015;

103 – Bank Account (Conta bancária): Como o campo aceita apenas dezoito dígitos, insira os dezoito primeiros dígitos neste campo. Os quatro últimos dígitos serão colocados no campo “Reference”. Ex: 015053990100010786

104 – Bnkt: ARS1 (Pesos argentinos);

105 – Reference (Referência): os últimos quatro dígitos da Clabe. Ex: 4351.

4.4.7.6.Venezuela

Na Venezuela as contas bancárias são chamadas Clabe ou Conta Corriente e é composto por vinte dígitos.

Exemplo de Clabe ou Conta Corriente recebida: 24518623568452197584

106 – Country (País): VE;

107 – Bank Key (Chave do banco): primeiros 4 dígitos da "Clabe". Ex: 2451;

108 – Bank Account (Conta bancária): Como este campo só comporta dezoito dígitos, insira os 18 primeiros dígitos neste campo. Os dois últimos dígitos serão inseridos no campo “Reference”. Ex: 245186235684521975;

109 – AK: os últimos dois dígitos da Clabe. Ex: 84;

110 – Bnkt: VEF1 (Bolivares)

4.4.7.7 Chile

Não existe uma regra para a estrutura das contas bancárias chilenas:

O código do banco no Chile tem três dígitos e a conta bancária pode ter até quinze dígitos.

Nota: Para o bank key (chave do banco), use o código SWIFT. Alguns bancos que já estão registrados no sistema podem ter um número de bank key diferente, para estes casos, nenhuma mudança deve ser feita. Para as novas criações de banco e inserções, use o código SWIFT.

111 – Bank Key (chave do banco)

112 – Código do banco de três dígitos e deve também ser preenchido no nível de dados mestres do banco no campo “Bank Branch”.

113 – Country (País): CL

114 – Bank Key (chave do banco): código Swift de acordo com a filial correta do banco;

115 – Bank account (conta bancária): números que sobraram da conta bancária (sem o código de filial)

• Para Citibank/Banco de Chile as contas devem ter uma extensão de 10 dígitos

116 – BnkT: preencha com o código da moeda + o número sequencial (Ex. CLP1)

A estrutura para contas beneficiárias entre bancos no Peru (CCI) contém 20 caracteres:

• Três dígitos de bank code (código do banco);

• Três dígitos branch office code (código da filial);

• Doze dígitos account number (número da conta);

• Dois dígitos control key (chave de controle).

Nota: Para a bank key, use o código SWIFT. Alguns bancos já registrados no Sistema podem ter um número de chave de banco diferente, para estes, nenhuma mudança deverá ser feita. Para as novas criações e inserções, use o código SWIFT.

117 – Bank Key (chave do banco): código Swift para o bank branch (filial do banco);

118 – Código do banco de três dígitos deve também ser preenchido no nível de dados mestres do banco no campo “Bank Branch”.

119 – Swift / Bic

4.4.7.9 Europa

Na Europa, o código usado para pagar através de transaferência bancária pe chamado IBAN (International Bank Account Number – Número Internacional de Conta Bancária). É composto de sete a nove blocos de números e normalmente começa com as duas letras do país no qual o banco esta. Mesmo não sendo comum ter um número IBAN para empresas fora da Europa, todos os bancos no mundo tem um IBAN.

Se registrando uma conta bancária européia a um fornecedor do escopo LAM/NAM, provavelmente o código IBAN já estará pronto para ser inserido no SAP. A informações pode ser validada usando o site IBAN Calculator. Para o Reino Unido, tem um site alternativo que é mais fácil de ser utilisado.

120 – Insira o IBAN e clique no botão “validate IBAN”.

O resultado informa se o IBAN é valido ou não.

A informação do IBAN do fornecedor será assim:

122 – Clique no botão IBAN para inserir a nova conta bancária baseada no IBAN.

 

123 – IBAN: preencha o IBAN em blocos se tiver essa informação, ou;

 

124 – Clique no botão para inserir o IBAN em a separação em blocos.

 

125 – IBAN: preencha o código IBAN nesta linha;

 

126 – Clique no botão “Generate Bank Details” para gerar a linha do banco.

 

 

127 – O Sistema irá gerar automaticamente a linha do banco com os detalhes necessários e o botão do IBAN se tornará verde;

 

128 – BCat: preencha com a moeda de pagamento.

 

 

Se os detalhes do banco foram recebidos de um fornecedor que não é europeu, a informação provavelmente virá sem IBAN, ou se o IBAN não for mencionado, ele poderá ser gerado com a ajuda de algumas ferramentas.

Abaixo segue um exemplo de fornecedor brasileiro que deve receber pagamentos em euros.

 

 

129 – Identificação do banco com o código SWIFT. Use este código swift para encontrar no sistema a bank key (chave do banco)  correta.

 

130 – Nome do fornecedor, agência e conta bancária.

Com esta informação vá até o site para gerar IBAN.

 

 

 

131 – Agência: coloque o número da agência informada sem o dígito verificador;

 

132 – Conta: insira a conta bancária informada pelo fornecedor com o dígito verificador;

 

133 – Clique no botão “Gerar” para criar o código IBAN.

 

134 – Código IBAN completo do fornecedor gerado, pronto para inserir no SAP.

 

135 – Country (País): preencha com o país do banco;

 

136 – Bank Key (Chave do banco): procure usando o código swift do banco ou pule os quatro primeiros dígitos do IBAN  e use os próximos treze;

 

137 – Conta bancária: preencha com os próximos doze dígitos depois do bank key;

 

138 – IBAN: clique no botão IBAN e adiciona o número completo do IBAN;

 

139 – Bcat: preencha com o código da moeda + um número sequencial.

4.4.7.10 Outros países

 

Se não houverem regras específicas para o país quando os dados bancários forem editados, estas regras deverão ser aplicadas.

 

 

140 – Country (País): código do país;

 

141 – Bank Key (chave do banco): código Swift;

 

142 – Bank Account: conta bancária;

 

143 – Bnkt: abreviação da moeda do país.

4.4.8 Processo de confirmação de dados bancários

O processo de confirmar os dados bancários é uma tarefa realizada pelos times da SBS para confirmar as informações diretamente com o fornecedor. Os canais de comunicação válidos para a comunicação com o fornecedor são aqueles registrados no SAP (telefone e e-mail).

Durante a criação do fornecedor, não é necessário nenhuma mensagem de confirmação. O requisitante é responsável por garantir a veracidade dos dados bancários. O processo de confirmação será obrigatório sempre que a informação for recebida de uma terceira parte, não diretamente através de contato do fornecedor.

 

 

 

O time de D&A começa o processo de confirmação principalmente através da ferramenta do Vendor Workflow, mas este processo também pode ser iniciado através de e-mail. O time SPOC (Single Point of Contact – Ponto único de contato) é o parceiro de D&A nesta atividade e eles podem ligar para os fornecedores para confirmar os dados bancários.

 

 

4.4.8.1 Processo de confirmação de dados bancários via VWF

Para realizar o processo de confirmação de dados bancários usando a ferramenta Vendor Workflow, abra a transação Z1S_VWF_REQUEST e selecione a opção no terceiro bloco “Request for Modification of an existing vendor’s master via WebForm” – solicitar a modificação de um fornecedor existente via formulário web.

 

 

144 – Request Bank Data (Solicitar dados bancários): inserir o número do fornecedor que precise confirmar os dados bancários;

 

145 – Clique em criar a requisição dos dados bancários e pressione enter.

 

146 – Company code (Código da companhia): insira o código da companhia para a qual o fornecedor pertence, ou o código da companhia informado na fatura, quando aplicável;

147 – Aba Web Form: esta é a aba que deve ser preenchida para este tipo de solicitação;

148 – Vendor contact name (Nome do contato do fornecedor): Insira o nome da pessoa de contato ou da companhia;

149 – Vendor Contact e-mail (E-mail de contato do fornecedor): Insira o e-mail do fornecedor. Esta informação pode ser encontrada na aba “Phone/Fax/Mail”;

150 – E-mail Language (Língua do e-mail): escolha a língua de acordo com o país do fornecedor.

 

151 – Aba E-mail body (corpo do e-mail) Mensagem padrão enviada automaticamente com todos os formulários de banco;

 

152 – Aba E-mail body (corpo do e-mail): Insira a mensagem padrão adicional, fazendo ajustes sempre que necessário;

 

153 – Aba Banks (Bancos): Adicionar uma nova conta bancária, excluir a existente ou deixar para o fornecedor confirmar;

 

154 – Bank data (dados bancários): siga as regras descritas na seção 4.4.2.

 

 

155 – Área de comunicação: pode ser acessada apenas por empregados da Solvay que tem acesso a ferramenta do VWF.

 

156 – Este é um campo livre onde qualquer informação adicional ou relevante pode ser adicionada. É obrigatório inserir o ticket ou número do VWF que gerou a solicitação para confirmar os dados bancários neste campo.

Depois de terminar a criação do VWF, clique no botão “Save” e espere que a página abaixo apareça:

 

 

157 – Número da requisição VWF gerado;

 

158 – Clicando em “Yes”, o VWF será enviado para o fornecedor;

 

159 – Clicando em “No, later”, o VWF será salvo na fila do agente e deverá ser enviado manualmente depois. Esta opção é útil quando tem informação faltando ou é necessário confirmar algo antes de enviar a solicitação para o fornecedor.

Uma vez que a solicitação é submetida, duas mensagens de e-mail são enviadas ao fornecedor, solicitando resposta. O primeiro e-mail tem um link para o formulário web, no qual o fornecedor preenche os dados bancários e o segundo tem uma senha, que deverá ser utilizada para submeter o formulário depois de preenchido.

 

Se nenhuma resposta for recebida após três dias o envio da mensagem, será necessário criar um ticket na ferramenta Freshdesk para o time SPOC, para que eles entrem em contato com o fornecedor e solicite que eles respondam o formulário assim que possível. Se nenhuma resposta for recebida após cinco dias do envio, o VWF expirará e retornará a fila de D&A.

Uma nova tentativa de enviar o e-mail de confirmação dos dados é feita através da criação de um ticket de acompanhamento do Vendor Workflow. Este ticket deve ser monitorado a cada três dias, caso não haja resposta. Se o fornecedor não responder após dez dias do envio da segunda mensagem, a mesma expirará pela segunda vez e não deverá ser reenviada ao fornecedor. A solicitação deverá ser rejeitada e o processo de confirmação de dados bancários via e-mail deve ser feita (4.5.3.2). Se após a tentativa de confirmar os dados por e-mail ainda assim não houver resposta, informe o solicitante a respeito da dificuldade de confirmar os dados bancários e feche o caso.

4.4.8.1.1 Enviando o link para outro e-mail

Tem alguns casos nos quais o fornecedor solicita ao Data Controller (Time de análise de dados) para enviar o link do formulário web para outro e-mail.

Com o VWF aberto, digite “wf_id” no campo de seleção:

160 – Insira “wf_id” então Enter.

 

161 – Copie o número do campo “ID” da solicitação.

Abra a transação “SWI1”:

 

162 – Cole o número copiado do campo “ID” e execute.

163 – Clique duas vezes sobre a linha.

 

 

164 – Clique na última linha – nas letras.

165 – Clique em “Extras” e seleciona “Activate Administration”

166 – Selecione “Complete Waiting” e então execute.

167 – O VWF retorna para a fila do D&A com o status de “WebForm Expired” e com este status é possível reenviar o link para outro contato.

Importante:

O time de D&A não pode alterar o aprovador do VWF.

Se alguma solicitação for recebida, o data controller deve instruir o requisitante a entrar em contato com o time de: gps.pur@solvay.com

4.4.8.2 Confirmação de dados via e-mail

Uma alternativa para fazer a confirmação dos dados bancários é através do envio de um e-mail para o fornecedor informando que seus dados bancários precisam ser atualizados. É permitido anexar uma fatura que informe os dados bancários para tornar o e-mail mais confiável.

A mensagem deve ser enviada da caixa de e-mail payment.securityprocess@solvay.com.

O ticket deve ser mantido na fila com o status “Need for More Information” e o acompanhamento do status deve ser feito a cada dois dias.

Este acompanhamento deve ser feito três vezes. Se não houver nenhuma resposta neste período, o requisitante, ou a última pessoa que solicitou um pedido de compra, deve ser contatado para fornecedor suporte.

Na próxima página, selecione a query ZZ-BA-SEARCH-V e pressione o botão: