Tasks to be completed when creating an operating procedure (from creation to publication)

  1. Enter the Title of the procedure.
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  3. Fill all fields as described
  4. Once the procedure is completed, publish it using the PtP Procure to Pay approval workflow

 

Table of contents 

By default the table of contents displays Heading 1 & Heading 2 (other levels can be added)

1 Introdução 3

2 Objetivo 3

3 Impacto da atividade 3

4 Como criar o Pedido – México 3

4.1   Consultar Requisições pendentes 3

 4.2  Criar pedido de compra 9

4.3  Especificidades 16

4.3.1   Regularização 16

4.3.2   Pedido Limite 17

4.3.3   Serviço 18

4.3.4   Intercompany 18

4.3.4   Energia 18

4.4  Envio/Mensagens 19


Scope

1. Remove the icon(s) when not applicable

   

2. Add countries when the procedure is for a specific country (optional)

ERP

3. Remove the icon(s) when not applicable

 

References

4. Add the link to SAP procedures (when it exists)

Attachments

5. Add the link to attachments (to be stored in AODocs or GDrive) or external links  

1   INTRODUÇÃO

A criação do Pedido de Compra é feita sempre que há necessidade de comprar um Material, Serviço ou Transporte vindas através do SRM7, no qual o requisitante identifica a necessidade do serviço/material e cria um carrinho de compra descrevendo detalhadamente o item, este carrinho está sujeito a aprovações: Financeira, Compras e se necessário Técnica, para então se tornar uma requisição no SAP.

2    OBJETIVO

Expor as diretrizes para criar um pedido de compra a partir de uma requisição SPOT – materiais/serviços para  Cytec México 7723.

 

3              IMPACTO DA ATIVIDADE

A partir da emissão de pedido será realizado o processo de follow up e a Solvay irá receber o material ou serviço dentro da data solicitada, com a entrega do material é entregue a nota fiscal e com a NF será realizado o pagamento. É de suma importância que o pedido seja criado corretamente e respeitando o lead time de criação para que todos os próximos processos não sofram impactos negativos.

É essencial este acompanhamento de todas as requisições e pedidos evitando assim atrasos e uma possível parada em nossa fábrica pelo não recebimento do material.

4              COMO CRIAR O PEDIDO

4.1           Consultar Requisições pendentes

Esta etapa corresponde ao relatório das requisições pendentes para a criação de Ordens de Compra, de acordo com o escopo do Service Center: Technical Goods, Technical Services, Genex, Transportation e I&T.

 

 

Principais Atividades

Observações

1

Na tela inicial do SAP, acessar a transação ME5A – para extrair as requisicições em aberto para criação.

 

 

 

A transação será detalhada com os seguintes campos:


           

 

 

Principais Atividades

Observações

2

No campo “Grupo de compras”, inserir as seguintes organizações de compras

3009 / 3011 / 3012 / 3015 / 3016

3

No campo Grupo de Compras, inserir $06 , clicar em executar para gerar o relatório.

Clicar em chamar variante “BRS0140”

 

  

                



 

 

Principais Atividades

Observações

4

Clicar no campo indicado para salvar o arquivo em Exccel

Será gerado uma planilha em Exccel das requisições pendentes.

 

 

Nesta visualização, as requisições são apresentadas por bloco com as informações e separadas por item, para a visualização da requisição para acessar a transação ME53N.

 




 

#

Principais Atividades

Observações

5

Clicar icone para inserir o número da requisição, para  exibir a solicitação de compra.

 

6

Na aba "Textos" no "Item Note", se colocará a informação para a criação do Pedido de Compra.

Deverá constar todas as informações necessárias para a criação do pedido ou a indicação da cotação que deverá ser utilizada.

 


Abra a cotação para a exibição das informações comerciais:




 

#

Principais Atividades

Observações

7

Selecionar a linha desejada

Normalmente para uma requisição com varios itens, a cotação, estará anexa ao item 10 ou no ultimo item da  requisição.

8

Após selecionar a linha da cotação clicar no símbolo do "clip" .

Este símbolo abrirá os possíveis anexos que contenham informação sobre a requisição.

 



 

#

Principais Atividades

Observações

9

Clicar duas vezes no número do documento para a sua exibição

 

 


Abrirá a tela com os documentos anexos:




 

#

Principais Atividades

Observações

10

Clique duas vezes no documento para que visualizar o arquivo anexo.

Os documentos estão disponíveis em formatos diversos (DOC, PDF, JPEG, etc.)

 



4.2           Criar Pedido de Compra


Esta etapa corresponde à criação do Pedido, que será feito de acordo com todos os dados enviados no campo de texto da requisição de compra, com o preenchimento dos seguintes campos no SAP:


 

 

Principais Atividades

Observações

11

Na tela inicial do SAP, execute a transação ME21N – Criar pedido

 

 

 



 

#

Principais Atividades

Observações

12

Inserir o "código" do fornecedor e a requisição com as suas respectivas linhas.

Verificar código do fornecedor no texto da requisição ou na cotação enviada.

 


 

#

Principais Atividades

Observações

13

Caso não tenha informado o código do fornecedor no texto da requisição,  poderá consultar o nome da empresa indicado na cotação pela transação XK03

Pesquisar pela razão social informada na cotação.

 

Nota: Caso não exista um código de fornecedor no texto na requisição ou se o fornecedor não encontrar na transação XK03, você deve enviar um ticket ao Comprador responsável solicitando mais informações.

Texto


 

 

Principais Atividades

Observações

14

No campo Texto, clique na Nota de Cabeçalho para inserir o template enviado pelo comprador.

Esta informação é de suma importncia para a criação do pedido.

 


TEMPLATE:


Fornecedor:  Código do SAP / Razão Social

Cotação:

Contato:

Email:

Telefono:

Preço:

Moeda:

Data de Entrega:

Incoterms:

Comprador:


Nota: Caso não haja texto na requisição, deverá enviar um ticket ao comprador responsável solicitando mais informações.


Condicições de Pagamento e Incoterms


 

#

Principais Atividades

Observações

15

Na aba Remessa/Fatura, insira o "código de pagamento" nas condições de pagamento.

Os termos de pagamento devem ser mencionados no texto caso contrário, consideraremos as condições do cadastro do fornecedor.

16

Na aba Remessa/Fatura, campo Incoterms, insira o "código" correspondente.

As condições de frete devem ser mencionadas no texto caso contrário, consideraremos as condições do cadastro do fornecedor.

17

Na aba Remessa/Fatura, campo Moeda, insira a moeda a ser utilizada.

Verifique a moeda no texto da requisição ou na própria cotação.

 


Data de Entrega


 

#

Principais Atividades

Observações

Boas Praticas

18

Na coluna "Data de entrega", insira a data negociada entre o comprador e o fornecedor.

É o período de entrega informado pelo negociador sobre o pedido. Quando a data de entrega não for especificada, a data da requisição deve ser considerada.

Verifique se a data não está no passado. Em qualquer caso, verifique com o negociador a data correta e realize a correção.

 


Código de Imposto


 

#

Principais Atividades

Observações

19

Na aba "Fatura", no campo "Código de imposto", insira o código apropriado para o Material, Serviço ou Transporte, de acordo com o texto da requisição.

Caso o código do IVA não esteja no texto da requisição, você deve verificar a cotação anexa, caso não encontrar as informações, deverá abrir um ticket para o comprador solicitando a informação.

 

Códigos de IVA - México

%

NF para la importación

0

NK para adquisiciones locales (bienes y servicios)

16

 

Conferência do preço e moeda antes da criação


 

#

Principais Atividades

Observações

20

Na aba "Fatura", no campo "Impostos", o valor líquido e o imposto total serão revisados.

É de suma importancia comparar o valor da requisição com o valor do Pedido, uma vez que o valor do Pedido não deve ser maior do que a requisição de compra.