Tasks to be completed when creating an operating procedure (from creation to publication)
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Table of contents
By default the table of contents displays Heading 1 & Heading 2 (other levels can be added)
1 Introdução 3
2 Objetivo 3
3 Impacto da atividade 3
4 Follow up 3
4.1 Relatório de Follow up 3
4.1.1 Confirmação de Entrega…………………………………………….….8
4.1.2 Alteração da data de entrega...………………………………….….…9
Scope
1. Remove the icon(s) when not applicable
2. Add countries when the procedure is for a specific country (optional)
ERP
3. Remove the icon(s) when not applicable
References
4. Add the link to SAP procedures (when it exists)
Attachments
5. Add the link to attachments (to be stored in AODocs or GDrive) or external links
1 INTRODUÇÃO
Follow up é o processo que trata da confirmação dos Pedidos e da entrega dos materiais, é o acompanhamento desde a criação até a entrega na planta.
Tem como objetivo manter a entrega dos pedidos de compra atualizados, evitar atrasos e, se houver alguma divergência que impede a entrega do pedido na data acordada, informar previamente o requisitante sobre a situação.
2 OBJETIVO
Expor as diretrizes para extração e tratamento do Relatório de Follow-up de Confirmação de Pedido e Entrega do Material.
3 IMPACTO DA ATIVIDADE
O relatório de Follow up de entrega dos pedidos e confirmação é feito diariamente, a fim de monitorar e garantir as entregas dos materiais pelo fornecedor.
É essencial este acompanhamento de todos os pedidos evitando assim atrasos e uma possível parada em nossa fábrica pelo não recebimento do material.
4 FOLLOW UP
O processo de Follow up consiste em confirmar o recebimento do Pedido pelo fornecedor diariamente e a confirmação das entregas de forma preventiva com 5 dias de antecedência e também para os itens em atraso. Follow up dos Pedidos de Compra, para os domínios: Technical Goods, Genex, IT y Telecomunication.
Será enviado um e-mail para a confirmação do recebimento dos pedidos de compra, com o prazo de 24 horas após a criação ao fornecedor ou será realizado o contato do telefone solicitando que o mesmo apenas faça a confirmação, uma vez que esteja 100% de acordo com as condições do Pedido, caso contrário, deverá enviar um e-mail para provisioning.lam informando a divergência, para que possamos validar com o Comprador e Usuário e posteriormente atualizar o Pedido de Compra.
4.1 RELATÓRIO DE FOLLOW UP
O relatório de rastreamento serve para acompanhar a entrada de mercadorias de acordo com a data de entrega solicitada no pedido de compra.
O contato com o fornecedor será feito de duas maneiras:
1. Contato via e-mail com o fornecedor: Realizado com todos os fornecedores através da ferramenta Freshdesk.
2. Contato telefônico com o fornecedor. O contato por telefone será realizado apenas para fornecedores que não responderam ao e-mail enviado.
O relatório dos Pedidos de Compra pendentes de confirmação e entrega é feito na transação ZWPU02.
Em SAP acessar a transação ZWPU02:
Será aberta a seguinte tela:
Principais Atividades | Observações | |
1 | Clicar em “chamar variante” | |
2 | Escrever no campo "criado por" BRS0140. | Nesta variante temos todas as informações necessárias para a execução do acompanhamento de ACK y FUP. |
3 | Clicar em executar |
Plantas que a variante BRS0140 contém: México 8356 – 8505 – 8572 / Chile 8357 – 8507 – 8500 – 8382 – 8573 / Peru 8496 – 8571 / Brasil 8525
Grupo de compradores que a variante BRS0140 contém: $06 Chile / Peru / Brasil / México
Principais Atividades | Observações | |
4 | Clicar em FILE LOCAL | |
5 | Seleccionar a opção SPREADSHEET | |
6 | Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo |
Principais Atividades | Observações | |
4 | Clicar em FILE LOCAL | |
5 | Seleccionar a opção SPREADSHEET | |
6 | Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo | |
7 | Clicar em criar | A extração do relatório será armazenada no local indicado anteriormente. |
4.1.1 Confirmação de Entrega
A confirmação da entrega será efetuada por contato via e-mail e telefone com os fornecedores, solicitando que o mesmo informe ao aprovisionamento se atenderá o prazo de entrega de acordo com o Pedido ou informará uma nova data de entrega.
Para todos os fornecedores, um e-mail será enviado pela ferramenta Freshdesk de forma padrão, com os seguintes dados:
Fornecedor
Pedido
Item
Data de Entrega
Material
Quantidade
Unidade
Modelo que será utilizado:
4.1.2 Alteração da data de entrega
As novas datas informadas pelos fornecedores exigem necessariamente a aprovação do requisitante do material para ser alterado no Pedido de Compra.
Somente após a aprovação do requisitante pelo Ticket via Freshdesk, a data poderá ser alterada no sistema.
ATENÇÃO: É importante notar se já recebemos a confirmação do recebimento do Pedido de Compra no campo "Confirmação", em caso positivo não será possível alterar a data de entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material.
Principais Atividades | Observações | |
8 | No campo Data de entrega, a data deverá ser alterada se o fornecedor indicar uma nova data de entrega e for aprovada pelo requisitante. | |
9 | Se for a primeira confirmação, também devemos alterar o campo Data de Entrega Estatística. | |
10 | Verifique o campo "Confirmação", caso o Pedido já tenha sido confirmado não será possível alterar a data da entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material. |
Como o fornecedor já tem o conhecimento do Pedido de Compra, não será necessário enviar novamente.
# | Principais Atividades | Observações |
11 | Clicar no item mensagens para excluir o envio do Pedido. | |
12 | Selecione a linha de mensagem ZNE1 e clique no campo Lixeira para excluir a mensagem. |
Caso a nova data não atenda a necessidade do requisitante, solicitar o apoio do Comprador.
Fim do documento.