Présentation générale

Contexte réglementaire : La fonction  douane rappelle que les Déclarations Long Terme (DLT) sont des déclarations d'origine préférentielle soumises à une réglementation douanière stricte.

Attention : ne pas confondre l’origine en tant que provenance géographique ou même lieu de fabrication et origine préférentielle, qui signifie : satisfaire les conditions requises pour bénéficier des accords douaniers préférentiels et ainsi profiter de droits de douane préférentiels à l’import.

Rhodia est engagée auprès de l'administration pour produire sur demande les preuves de cette origine.

« Lorsque l’exportateur est le fabricant mais que plusieurs unités de fabrication du même groupe sont concernées que ce soit en France ou, le cas échéant, dans d’autres Etats membres, il devra produire une "déclaration du fournisseur à long terme ", conforme au Règlement d'execution (UE) 2017/989 de la Commission du 8 juin 2017 rectifiant et modifiant le règlement d'exécution (UE) 2015/2447, attestant de l’origine communautaire des produits au regard des pays associés identifiés dans sa demande. Cette déclaration devra être établie par chaque entité du groupe pour les produits qui sont livrés à l’exportateur et qui sont exportés par ses soins. » 

Il est rappelé que l’exportateur qui délivre une DLT doit être en mesure de prouver, à tout moment, le caractère originaire des marchandises qu’il livre et qu’à ce titre, il doit détenir tous les documents permettant de justifier de cette origine.

Etapes du processus 

Etape 1: Demande de Déclaration Long Terme (DLT)

Campagne annuelle

CTC est responsable de l’envoi des demandes annuelles de Déclaration Long Terme (DLT) aux fournisseurs de matières premières. 

En décembre de chaque année est envoyée par lettre, à tous les fournisseurs Européens et Suisse de matières premières, une demande de Déclaration Long Terme (DLT) visant à statuer sur l’origine de chacune des matières premières qu’ils ont vendue à Solvay durant l’année écoulée.

Ces demandes reposent sur une extraction du système GTS qui permet de lister et de regrouper toutes les matières premières vendues par un fournisseur donné.

Demande de DLT au coup par coup

En-dehors de la campagne annuelle, un besoin de DLT peut apparaître au cours de l’année : nouveau couple fournisseur/article ou DLT manquante.

Dans ce cas, il existe un mécanisme de réplication entre GTS et RCS/PF1 permettant de capter, dans les commandes d’achat, l’apparition de nouveaux couples fournisseur/article, pour lesquels il n’y a pas de donnée d’origine dans le système. Une entrée se crée alors dans une « réserve de travail » dans GTS. 

CTC est responsable du contrôle de la réserve et de l’envoi par courrier de la demande de DLT aux fournisseurs concernés.

Etape 2: Relance auprès des fournisseurs

Le campagne de relance est effectuée auprès des fournisseurs qui n'ont pas repondu. 

Identification des fournisseurs n’ayant pas répondu à la demande de DLT

CTC a mis en place un tableau pour le suivi des réponses fournisseurs. Une relance est envoyée via GTS aux fournisseurs. 

Etape 3: Réception des DLT envoyées par les fournisseurs.

Les fournisseurs remplissent le formulaire transmis et le renvoient signé à Solvay à l’adresse mail suivante : ltd.solvay@solvay.com

CTC a accès à cette boîte mail. 

CTC est en charge de la réception des DLT.

CTC contrôle la boîte aux lettres DLT.

Les DLT envoyées sont stockées dans la boîte mail dédiée, dès qu’elles sont traitées. Si le fournisseur envoie une version papier de la DLT, la DLT est archivée en format papier par CTC.

Etape 4: Traitement des données origine fournisseurs matières premières

CTC enregistre les données contenues sur la DLT dans GTS, sous « maintenance » des DLT.

Etape 5: Lancement du calcul d’origine

Le but du module Trade Preference de GTS est de permettre de certifier quand des produits finis sont d’origine préférentielle européenne. Pour cela, il faut prendre en compte les origines de chaque composant et leur part respective dans le produit fini.

Un « calcul » se fait pour agréger toutes les données d’origine se rapportant aux composants du produit fini et les confronter à la règle propre à la nomenclature du produit fini en fonction de l’accord. Au fur et à mesure que de nouveaux produits finis apparaissent ou que l’on reçoit des informations sur les origines des matières premières, le calcul doit être réactualisé.

Le calcul est lancé manuellement par CTC 2 fois / an. 

Etape 6: Gestion des DLT client

Le client demande la DLT au customer service (CS) au sein de CS EMEA. CS entre dans GTS dans la partie « Traitement des DLT client » et en choisissant le numéro d’article et le numéro de donneur d’ordre (DO), elle édite la DLT client. Si la DLT n’existe pas ou il y a un problème concernant les données, CS concernée  contacte la personne responsable des DLT au sein de CS EMEA. Cette personne centralise toutes les problématiques liées à l’édition des DLT client et sait les traiter. En cas de difficulté à traiter la demande, elle contacte CTC. 

Si le produit est éligible, la DLT est positive, si le produit est non éligible, la DLT sort en négatif depuis GTS. 

Les DLT sont imprimées et transmises par CS au client. 

CS archive également une copie de la DLT envoyée au client .

Etape 7: Révocation d’une DLT

Eléments déclencheurs:

• Révocation d’une DLT établie par un fournisseur
• Apparition d’un sourcing mixte Européen et non Européen pour une matière première
• Modification des BOM

Légalement, Solvay est tenu d’informer ses clients pour toute modification d’origine préférentielle d’un de ses produits. De même, les fournisseurs de Solvay sont susceptibles d’envoyer des révocations de leurs propres DLT.

Révocation d’une DLT établie par un fournisseur

A la réception d’une révocation de la part d’un fournisseur de Solvay, CTC enregistre les nouvelles données dans GTS.

Modification des BOM

Les BOM sont répliquées de WP1/PF1 vers GTS de telle sorte que tout impact éventuel sur l’origine du produit fini soit pris en compte.

Mise à jour de l’origine

Lorsque le calcul est lancé, les modifications, quelle que soit leur source, sont prises en compte et l’origine préférentielle de certains produits finis peuvent être impactés. Dans ce cas, ces produits finis apparaissent dans une réserve de travail pour la révocation.

Traitement de la réserve de travail pour révocation

CTC contrôle la réserve pour révocation et envoie via CS EMEA les révocations par mail aux clients concernés (voir modèle du formulaire de révocation: Revocation letter.pdf).

Etape 8: Mise à jour réglementaire

Solvay a souscrit un contrat avec un data provider extérieur qui fournit les mises à jour des accords ou les nouveaux accords. Le fichier est envoyé par mail à CTC (à sa boîte générique). CTC crée une User Request pour déclencher le chargement du fichier. L’administrateur charge les informations concernées.