1 Objetivo e Escopo

1.1 Objectivo deste procedimento

Esta OP cobre as tabelas de transações de SAP relacionadas à Lista de Fornecedores FI Aprovados, Roteamento de Web Cycle para Documentos de FI (faturas codificadas), Roteamento de Web Cycle para Documentos de MM (faturas de PO), Criação de ID de Usuário de Web cycle.

1.2 Escopo

Este procedimento organizacional (OP) se aplica a:

Lista de fornecedores aprovados como FI: WP1_400 NAM.

Web Cycle Routing para documentos FI (faturas codificadas): WP1_400 NAM.

Web Cycle Routing para documentos MM (faturas PO): WP1_400 NAM e LAM.

Criação de ID de usuário Web Cycle: WP1_400 NAM e LAM.

Criação e Manutenção de usuário de web cycle para NAM PF1 é realizada pelo time de Lisboa.

2 Documentos de Referência

N/A

3 Definições

4 Lista De Fornecedores Aprovados como FI NAM

4.1 Transação ZWFA05Q - Lista de fornecedores

Esta tabela contém todos os fornecedores que podem ser postados como uma transação FI no cockpit. Se um fornecedor não estiver listado nesta tabela, o operador do AP receberá o seguinte erro no cockpit ao tentar lançar uma transação FI contra esse fornecedor:

Esta tabela é atualizada com freqüência. Cada vez que um novo fornecedor de FI é criado, ele precisa ser adicionado a esta tabela e a qualquer momento um fornecedor existente que precisa ter um documento FI postado (ex: nota de crédito), precisará ser adicionado à tabela.

Se um operador do AP estiver tentando publicar o documento FI e receber a mensagem de erro, ele enviará um web cycle solicitando que o fornecedor seja adicionado à lista FI.

Quando web cycle é recebido, a equipe de D & A atualizará a tabela ZWFA05Q com o número do fornecedor e, em seguida, aprovará o web cycle quando a tarefa for concluída.

Como uma ação proativa, quando o D&A recebe uma solicitação para criar um novo fornecedor Z011 para o código da empresa 7424 ou 7651, pode já adicionar esse novo fornecedor ao ZWFA05Q. Isso evita que o operador de AP precise enviar um Web cycle posteriormente.

4.1.1 Passo a passo ZWFA05Q - Lista de fornecedores

01 – Clique em New Entries para adicionar um novo fornecedor como FI, seguindo as informações fornecidas pela equipe de contas a pagar;

02 – Adicione o código da empresa informado dentro do web cycle;

03 – Adicione o número do fornecedor informado dentro do web cycle.

Depois de preencher essas informações, basta pressionar para salvar.

5 Tabela FI Web Cycle Routing

5.1 Transação ZWFA05P - Lista de aprovadores

Esta transação controla o roteamento do web cycle de FI com base no valor preenchido no campo Site de um documento do cockpit.

Esta tabela não requer manutenção recorrente (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensal, etc.). Só terá que ser atualizada se um novo aprovador assumir a responsabilidade por um Site / GBU.

O pedido virá do GBU, do gerente da fábrica ou do controlador. Eles fornecerão o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail do usuário e qual o código do site que ele agora estará gerenciando.

Quando a solicitação é recebida, a equipe de D&A verificará se o usuário possui um usuário de Web cycle. Caso não, eles criarão uma nova identificação via transação /COCKPIT/WUM e depois atualizarão a tabela ZWFA05P com a nova identificação do usuário web cycle e confirmarão novamente ao solicitante quando a tarefa for concluída.

5.1.1 Passo a passo ZWFA05P – Lista de Aprovadores

04 – Clique em New Entries para adicionar um novo aprovador;

04 – Adicione o código da empresa, Site, Fornecedor, (opcional, alguns casos tem uma pessoa específica que lida com um fornecedor específico) e Aprovador (Web Cycle ID do aprovador).

Depois de preencher as informações necessárias, clique no botão para salvar.

Para atualizar a tabela, navegue até os códigos da empres, localize o código do site a ser atualizado e digite o ID do Web cycle do novo aprovador.

Quando terminar, clique no para salvar.

6 Transação ZWFA05N – lista de aprovadores

Esta transação controla o roteamento do ciclo de validação de FI por código da empresa, site e fornecedor (opcional). Podem haver até três aprovadores diferentes para cada código da empresa e Site. Esta tabela é usada por todas as regiões no sistema WP1.

Esta tabela só é atualizada se os aprovadores de uma GBU / Site tiverem mudado ou um novo Site tiver que ser adicionado à tabela.

Nota: sempre deve haver pelo menos uma entrada para cada código do Site nesta tabela, mesmo que os aprovadores tenham a aprovação do Centro de Custo, uma entrada para o Código da Empresa e o Site deve ser feita nesta tabela para capturar qualquer pedido de FI que vem referenciando um centro de custo não definido na tabela ZWFA05O.

Somente a GBU pode enviar uma solicitação de mudança ou fornecer uma lista de aprovadores para um novo código de site. Eles enviarão seu pedido para James Weaver (Coordenador - AP RO NAM), que fornecerá o GBU / Site e o fornecedor, se aplicável.

Quando o pedido for recebido, a equipe de D&A verificará se o (s) usuário (s) possui um ID de web cycle. Caso contrário, eles criarão um (s) novo (s) id (s) via transação /COCKPIT/WUM e depois atualizarão a tabela ZWFA05N com o (s) novo (s) ID (s) de web cycle e confirmarão o Escritório Regional (RO) quando a tarefa for concluída.

6.1 Passo a passo ZWFA05N – lista de aprovadores

Para atualizar, navegue até os códigos da empresa e o código do site (fornecedor, se especificado) e altere as entradas para o (s) ID (s) de Web cycle do (s) novo (s) aprovador.

Quando terminar, clique no para salvar.

Para adicionar uma entrada, clique no botão . Preencha os seguintes campos:

CoCd (codigo da empresa)

Site - Planta

Fornecedor (opcional)

Aprovador 1 – Web cycle Id do aprovador.

Aprovador 2 – Web cycle Id do aprovador.

Aprovador 3 – Web cycle Id do aprovador.

Clique no quando finalizar.

7 Transação ZWFA05O – Lista de aprovadores

Esta transação controla o roteamento do ciclo de validação de FI por código de empresa, site e centro de custo. Pode haver até três aprovadores diferentes para cada código da empresa, site e centro de custo. Esta tabela é utilizada por todas as regiões.

Esta tabela só é atualizada se os aprovadores de uma GBU / Site / Centro de custo mudarem ou um novo Site tiver que ser adicionado à tabela (e há aprovadores definidos no nível do centro de custo).

(Nota: se não houver aprovação definida no nível do centro de custo, essa tabela não precisa ser atualizada, apenas ZWFA05N)

Somente a GBU pode enviar uma solicitação de mudança ou fornecer uma lista de aprovadores para um novo código de site. Eles enviarão seu pedido para James Weaver (Coordenador - AP RO NAM), que fornecerá o GBU / Site e o fornecedor, se aplicável.

Quando a solicitação da GBU for recebida, a equipe de D&A verificará se o (s) usuário (s) possui um ID de web cycle. Caso contrário, cria um (s) novo (s) ID (s) via transação /COCKPIT/WUM e depois atualiza a tabela ZWFA05O com o (s) novo (s) ID (s) de web cycle e confirma novamente ao Escritório Regional (RO) quando a tarefa for concluída.

7.1 Passo a passo ZWFA05O – Lista de aprovadores

Depois de acessar a transação ZUFA05O, ela é aberta automaticamente no modo de edição.

Para atualizar, navegue até os códigos da empresa, o código do site e o centro de custo da América do Norte, e altere as entradas para o (s) ID (s) de web cycle do (s) novo (s) aprovador (es).

Quando terminar, clique no para salvar.

Para adicionar uma entrada, clique no botão . Preencha os seguintes campos:

CoCd (codigo da companhia)

Site - Planta

Cost Center – Centro de Custos

Aprovador 1 – Web cycle Id do aprovador.

Aprovador 2 – Web cycle Id do aprovador.

Aprovador 3 – Web cycle Id do aprovador.

Clique no quando finalizar.

8 Transação ZWFA05C – Limite de valor por companhia

Esta transação controla o aprovador de web cycle FI conforme o nível do valor em dólares. Com base no valor em dólares da fatura, o sistema envia aprovações de web cycle até chegar ao aprovador para cada determinado valor. A escala para NA é a seguinte:

Limite Superior 1 = 250,000.00

Limite Superior 2 = 5,000,000,00

Moeda = USD

Estes são os valores inseridos para cada novo código de site criado em NA. Somente Mark Dahlinger (ou alguém de seu nível, comprovadamente) pode autorizar a alteração desses valores.

Esta tabela só é atualizada quando um novo código de SITE é criado para NA. Se esta tabela não estiver preenchida, o fluxo de ciclo de validação de FI não funcionará para o novo código de site.

O Escritório Regional (RO) informará a equipe de D&A quando houver um novo código de site. Eles fornecerão o código da empresa e o código do site.

Quando o pedido for recebido, a equipe da D&A entrará na transação ZWFA05C para adicionar o novo código do site. Informar o Escritório Regional (RO) quando completo.

8.1 o a passo ZWFA05C – Limite de valor por companhia

Acessando a transação ZUFA05C é aberto automaticamente em modo de edição.

Para adicionar uma entrada, clique no botão . Preencha os seguintes campos:

CoCd – codigo da companhia

Site - planta

Limite Superior 1 = 250,000.00

Limite Superior 2 = 5,000,000,00

Moeda = USD

Clique no para salvar.

9 Transação ZWFA05H – Lista de e-mail genérico

Esta transação controla o roteamento de web cycle de NOGR (falta de registro de material no sistema) e de Discrepância de Quantidade para as contas de Web cycle Genéricos da Planta para Matéria Prima (Organização de compras 3014), Embalagem (Organização de compras 3010) e Abastecimento Industrial (Organização de compras 3012).

Esta tabela não requer manutenção recorrente (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensal, etc.). Só terá que ser atualizada se um novo Site / Planta estiver configurado no WP1 ou um Site / Planta estiver sendo removido do WP1. Isso é raro.

Uma vez que estas são contas genéricas de Web cycle para as plantas / sites, só haverão solicitações para configurar novos sites ou excluir os existentes. O Escritório Regional deve notificar a equipe D&A de um novo site, fornecendo novo endereço de e-mail e número da empresa / código do site, etc., se aplicável. Se for um pedido de exclusão, o RO fornecerá o número da empresa e o código do site da localização existente e o motivo da sua remoção.

Quando a equipe de D&A recebe um pedido:

Para uma nova planta / site - a equipe de D&A criará um novo ID de Web cycle genérico via transação /COCKPIT/WUM e fará um link com o endereço de e-mail fornecido pela RO. Depois que o novo ID for configurado, eles podem adicionar as entradas para o novo site / planta na tabela ZWFA05H para cada Organização de Compra: 3009, 3010, 3011, 3012, 3013, 3014, 3015 e 3016. Após a atualização da tabela eles avisarão RO usuário genérico de Web cycle e senha inicial para login.

Apagar uma planta / site - Depois que a D&A receber o pedido do RO, eles devem entrar em contato com o líder da equipe de AP e solicitar que a conta de Web cycle seja verificada, pois podem haver web cycles pendentes. Se houver, o AP deve direcioná-los para o novo ID de WC que irá manipulá-los. Uma vez concluído, o Leader da equipe do AP informará o D&A e eles podem apagar o ID antigo, entrando na transação ZWFA05H e removendo todas as entradas para esse site / planta. Depois que as entradas forem removidas, a equipe de D&A excluirá o ID (s) genérico de Web cycle via transação /COCKPIT/WUM. Notificar o RO quando a exclusão for concluída.

9.1 Passo a passo ZWFA05H – Lista de e-mails genéricos

Para adicionar uma entrada, clique no botão .  Faça uma entrada para cada Org. de Compra.

Clique no botão para salvar.

Para remover entradas, destaque as linhas a serem removidas:

Clique em botão deletar.

Depois de finalizado clique em salvar para confirmar as alterações.

10 Transação ZWFA05K – Aprovador chave

Esta transação controla o roteamento de web cycles de Discrepância de Preços para matérias-primas (3014) e Embalagem (3010) para o Especialista em operações de matérias-primas.

Esta tabela não requer manutenção recorrente (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensal, etc.). Precisará apenas ser atualizada se o Especialista em operações de matérias-primas mudar.

O líder da equipe de compras para a RO informará a equipe de D&A se houver uma mudança de especialista em operações de matérias-primas. Eles fornecerão o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail da nova pessoa no caso de a D&A precisar configurar o usuário como um usuário de web cycle.

Quando a solicitação do Líder da equipe RO for recebida, a equipe da D&A verificará se o usuário possui uma ID de web cycle. Caso contrário, eles criarão um novo ID via transação /COCKPIT/WUM e depois atualizarão a tabela ZWFA05K com o novo ID e informarão o solicitante quando a tarefa for concluída.

10.1 Passo a passo ZWFA05K – Aprovador chave

Ao acessar a transação ZUFA05K, ela é automaticamente colocada no modo de edição.

Para atualizar, navegue até os códigos da empresa e altere todas as entradas para o ID do novo especialista em operações de matérias-primas.

Quando finalizar, clique em para salvar.

Para adicionar uma nova entrada clique no botão . Preencha os seguintes campos:

CoCd – código da companhia;

Site – Planta;

POrg - Faça apenas uma entrada para Org. De Compras 3010 e 3014;

Generic User – Usuário genérico do Especialista de Matéria-Prima.

Clique no para salvar.

11 Transação ZWFA05G – Lista de receptores padrão (Controlador)

Para pedidos de despesas gerais (3009), serviço industrial (3015) e logística de transporte (3016), se o nome do requisitante listado no PO não estiver vinculado a um web cycle ID, o sistema roteará o web cycle para o controlador do local.

Esta tabela não requer manutenção recorrente (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensal, etc.). Só será necessário atualizar se o controlador para o site mudar.

A GBU, o gerente da planta ou o Escritório Regional informarão a equipe de D&A se houver um novo Controlador para um site / planta. Eles fornecerão o ID do site, o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail e quem eles estão substituindo.

Quando a solicitação for recebida, a equipe da D A verificará se o usuário possui um ID de web cycle. Se não, será necessário criar um novo ID via transação /COCKPIT/WUM e depois atualizar a tabela ZWFA05G com o novo ID e confirmar novamente ao solicitante quando a tarefa for concluída.

11.1 Passo a passo ZWFA05G – Lista de receptores padrão (Controlador)

 

Para atualizar, navegue até os códigos da empresa e altere a entrada para o ID do novo Controlador.

 

Quando finalizar pressione salvar.

 

Para adicionar uma nova entrada, clique no botão . Preencha os campos:

 

CoCd – código da companhia;

 

Site – Planta;

 

Default Recipient – Web cycle ID do controlador.

 

Clique em para salvar.

12 Transação ZWFA05I – Lista de receptor

 

Esta transação controla o roteamento de web cycle de POs inválidas com base no código do site preenchido no documento do cockpit.

 

Esta tabela não requer manutenção recorrente (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensal, etc.). Ele só precisa ser atualizado se o Receptor / LPR mudar. A GBU, gerente da planta ou  RO irão informar a equipe de D&A se houver um novo Receptor / LPR para um site / planta. Eles fornecerão o ID do site, o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail e quem eles estão substituindo.

 

Quando a solicitação é recebida, a equipe da D&A verificará se o usuário possui um ID. Se não, criam um novo ID via transação /COCKPIT/WUM e, em seguida, atualizam a tabela ZWFA05I com o novo ID e informam o solicitante quando a tarefa ´w concluída.

 

12.1 Passo a passo ZWFA05I – List of receptor

 

Para atualizar, navegue até os códigos da empresa e altere a entrada para o novo web cycle ID.

 

Quando finalizar, clique em para salvar.

 

Para adicionar uma nova entrada, clique no botão . Preencha os seguintes campos:

CoCd – código da companhia;

Site – Planta;

Procurer – Web cycle Id do receptor/LPR.

Clique no para salvar.

13 Administração de usuário Web Cycle

13.1 Transação /COCKPIT/WUM

A transação / COCKPIT / WUM é usada para criar, editar e excluir IDs de usuário Web cycle para o WP1.

A maioria dos novos IDs de web cycle são criados automaticamente. Quando um usuário está configurado no SRM7, o sistema também cria um ID de web cycle para o usuário. Há um relatório enviado a uma lista de distribuição no domingo informando se houveram novos usuários criados na semana anterior. O relatório lista o nome de usuário e o ID de web cycle. Esta transação também é usada para redefinir senhas de usuários.

Solicitações manuais - o RO pode receber solicitações de um Controlador, Gerente ou LPR solicitando que um funcionário seja configurado com um ID de web cycle. Eles fornecerão o nome do funcionário e o ID do usuário SAP e / ou SRM7.

Os pedidos manuais também podem ser recebidos por um operadoe de AP que possui uma nota fiscal com uma PO válido e o solicitante na PO ainda não possui um ID de web cycle.

A SBS Help Desk recebe solicitações de reinicialização de senha - atualmente eles encaminham para RO, para ter a senha de usuário redefinida.

Relatório do sistema SRM7 - O relatório entra em contato com o nome do usuário e o ID de web cycle. A equipe de D&  deve editar o ID do usuário de web cycle e adicionar o número de telefone, copiar o ID do SRM7 no campo ID do usuário SAP e atribuir o ID à zona NA.

 

Solicitações manuais - A identificação de web cycle é baseada no ID do empregado. A equipe D&A preenche todos os campos necessários e cria o novo ID. Há um e-mail automatizado enviado ao empregado com o novo ID de web cycle, a senha inicial e o guia do usuário.

 

Reinicialização de senha - A equipe de D&A pode usar o botão Senha inicial ou o botão Alterar senha para redefinir a identificação dos usuários. O sistema enviará um e-mail ao usuário com as novas informações de senha.

 

13.1.1 Passo a passo /COCKPIT/WUM

Para criar um novo usuário de web cycle, insira o ID do usuário na caixa de usuário de web cycle e depois clique em  Create User – criar usuário. Os seguintes campos devem ser preeenchidos:

 

Depois de terem sido preenchidos, clique no botão  Customer fields – campos do cliente. Uma nova janela será exibida:

 

Preencha todos os campos. Para a Zona, os usuários norte-americanos preencha com NA e para os usuários latino-americanos preencha com LA.Quando finalizar, clique no botão . O sistema retorna à janela Dados do Usuário.  Clique em para criar o novo Web cycle ID. Aparecerá uma caixa de confirmação:

 

Para atualizar umaID de usuário de web cycle, digite o ID do usuário no campo do usuário do web cycle e clique no Change - alterar.

Digite o número de telefone do usuário e clique no Customer Fields – campos do cliente.

 

Copie o usuário de SRM no campo SAP user name.

 

Dentro de Zone - Zona, insira NA para America do Norte e LA para America Latina.

 

Clique no botão .

 

Novamente clique no botão na proxima tela para aceitar as alterações.

 

A seguinte mensagem de confirmação será exibida:

Para redefinir a senha de um usuário, insira o ID do usuário no campo de usuário web cycle:

 

Opção 1:

Botão Inicializar senha.  Uma mensagem de alerta será exibida:

 

Clique em Y para inicializar a senha.

 

O sistema irá confirmar a nova senha.

 

E um email será enviado ao usuário com a nova senha.

 

Opção 2:

 Change password (alterar senha).  Quando clicar, uma caixa adicional será exibida:

Digite a nova senha e novamente o campo de senha repetida.

 

Clique na marca verde para aceitar.

 

Aparece a seguinte mensagem de confirmação na parte inferior da tela:

 

Um e-mail será enviado ao usuário com a nova senha.

 

Quando um funcionário sai da empresa, uma notificação é enviada pelo RH para uma lista de distribuição semelhante à imagem abaixo:

 

Ao receber uma notificação de Término - Verifique se o usuário possui algum web cycle pendente. Se sim, envie para o Escritório Regional para obter ajuda para que os web cycles sejam redirecionados antes de bloquear o usuário.

 

Uma vez que todos os web cycles pendentes forem removidos da conta do usuário, proceda com o bloqueio do ID via Transação /cockpit/wum.

 

NOTA: O ID não deve ser excluído, ele só deve ser bloqueado. Se o ID do usuário for excluído, todo o histórico do usuário no cockpit também será excluído.

 

Na transação /cockpit/wum, puxe o ID do usuário.

 

Clique no botão CHANGE (alterar).

Na janela Dados do usuário, substitua o nome do usuário no campo Nome Completo por OBSOLETO. Clique na marca de verificação verde para salvar as alterações.

 

Clique em seguida no ícone LOCK, para bloquear o ID do usuário da Web.

 

Na janela de confirmação, clique em Y para sim.

 

 

Uma confirmação na parte inferior da tela informando que o ID do usuário foi bloqueado é recebida. A identificação precisa ser bloqueada para que o REPETITOR (o programa de web cycle automatizado) e os operadores AP não possam enviar um web cycle a esse ID de usuário.

 

O motivo para mudar o nome do usuário para OBSOLETE é para que o AP, ao usar a função de pesquisa,, possa ver a diferença entre um usuário que saiu da Solvay (o nome foi alterado para OBSOLETE) e um usuário cujo ID foi bloqueado devido a muitas tentativas falhas de inserir a senha. Veja o exemplo abaixo:

 

Exemplo da função de pesquisa de ID de usuário. Os usuários Inativados aparecerão como OBSOLETO no campo Nome Completo.

 

 

Exemplo da tela de inicialização de web cycle - No campo Nome completo, será exibido OBSOLETE. Os operadores de AP saberão que este não é um ID de usuário que eles podem solicitar que sejam desbloqueados.

 

14 Appendix

Uma vez que a maioria das imagens estão mostrando dados NAM, um arquivo adicional pode ser consultado em caso de dúvidas relacionadas a tabelas LAM: Web cycle user Management and Readsoft Tables - LAM

 

 

Final do documento