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Tasks to be completed when creating an operating procedure (from creation to publication)
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Table of contents
1 Introdução 3
2 Objetivo 3
3 Impacto da atividade 3
4 Como criar o Pedido – México 3
4.1 Consultar Requisições pendentes 3
4.2 Criar pedido de compra 9
4.3 Especificidades 16
4.3.1 Regularização 16
4.3.2 Pedido Limite 17
4.3.3 Serviço 18
4.3.4 Intercompany 18
4.3.4 Energia 18
4.4 Envio/Mensagens 19
Scope
ERP
References
Attachments
1 INTRODUÇÃO
A criação do Pedido de Compra é feita sempre que há necessidade de comprar um Material, Serviço ou Transporte vindas através do SRM7, no qual o requisitante identifica a necessidade do serviço/material e cria um carrinho de compra descrevendo detalhadamente o item, este carrinho está sujeito a aprovações: Financeira, Compras e se necessário Técnica, para então se tornar uma requisição no SAP.
2 OBJETIVO
Expor as diretrizes para criar um pedido de compra a partir de uma requisição SPOT – materiais/serviços para Cytec México 7723.
3 IMPACTO DA ATIVIDADE
A partir da emissão de pedido será realizado o processo de follow up e a Solvay irá receber o material ou serviço dentro da data solicitada, com a entrega do material é entregue a nota fiscal e com a NF será realizado o pagamento. É de suma importância que o pedido seja criado corretamente e respeitando o lead time de criação para que todos os próximos processos não sofram impactos negativos.
É essencial este acompanhamento de todas as requisições e pedidos evitando assim atrasos e uma possível parada em nossa fábrica pelo não recebimento do material.
4 COMO CRIAR O PEDIDO
4.1 Consultar Requisições pendentes
Esta etapa corresponde ao relatório das requisições pendentes para a criação de Ordens de Compra, de acordo com o escopo do Service Center: Technical Goods, Technical Services, Genex, Transportation e I&T.
Principais Atividades | Observações | |
1 | Na tela inicial do SAP, acessar a transação ME5A – para extrair as requisicições em aberto para criação. |
A transação será detalhada com os seguintes campos:
Principais Atividades | Observações | |
2 | No campo “Grupo de compras”, inserir as seguintes organizações de compras | 3009 / 3011 / 3012 / 3015 / 3016 |
3 | No campo Grupo de Compras, inserir $06 , clicar em executar | Clicar em chamar variante |
Principais Atividades | Observações | |
4 | Clicar no campo indicado para salvar o arquivo em Exccel | Será gerado uma planilha em Exccel das requisições pendentes. |
Nesta visualização, as requisições são apresentadas por bloco com as informações e separadas por item, para a visualização da requisição para acessar a transação ME53N.
# | Principais Atividades | Observações |
5 | Clicar icone | |
6 | Na aba "Textos" no "Item Note", se colocará a informação para a criação do Pedido de Compra. | Deverá constar todas as informações necessárias para a criação do pedido ou a indicação da cotação que deverá ser utilizada. |
Abra a cotação para a exibição das informações comerciais:
# | Principais Atividades | Observações |
7 | Selecionar a linha desejada | Normalmente para uma requisição com varios itens, a cotação, estará anexa ao item 10 ou no ultimo item da requisição. |
8 | Após selecionar a linha da cotação clicar no símbolo do "clip" | Este símbolo abrirá os possíveis anexos que contenham informação sobre a requisição. |
# | Principais Atividades | Observações |
9 | Clicar duas vezes no número do documento para a sua exibição |
Abrirá a tela com os documentos anexos:
# | Principais Atividades | Observações |
10 | Clique duas vezes no documento para que visualizar o arquivo anexo. | Os documentos estão disponíveis em formatos diversos (DOC, PDF, JPEG, etc.) |
4.2 Criar Pedido de Compra
Esta etapa corresponde à criação do Pedido, que será feito de acordo com todos os dados enviados no campo de texto da requisição de compra, com o preenchimento dos seguintes campos no SAP:
Principais Atividades | Observações | |
11 | Na tela inicial do SAP, execute a transação ME21N – Criar pedido |
# | Principais Atividades | Observações |
12 | Inserir o "código" do fornecedor e a requisição com as suas respectivas linhas. | Verificar código do fornecedor no texto da requisição ou na cotação enviada. |
# | Principais Atividades | Observações |
13 | Caso não tenha informado o código do fornecedor no texto da requisição, poderá consultar o nome da empresa indicado na cotação pela transação XK03 | Pesquisar pela razão social informada na cotação. |
Nota: Caso não exista um código de fornecedor no texto na requisição ou se o fornecedor não encontrar na transação XK03, você deve enviar um ticket ao Comprador responsável solicitando mais informações.
Texto
Principais Atividades | Observações | |
14 | No campo Texto, clique na Nota de Cabeçalho para inserir o template enviado pelo comprador. | Esta informação é de suma importncia para a criação do pedido. |
TEMPLATE:
Fornecedor: Código do SAP / Razão Social
Cotação:
Contato:
Email:
Telefono:
Preço:
Moeda:
Data de Entrega:
Incoterms:
Comprador:
Nota: Caso não haja texto na requisição, deverá enviar um ticket ao comprador responsável solicitando mais informações.
Condicições de Pagamento e Incoterms
# | Principais Atividades | Observações |
15 | Na aba Remessa/Fatura, insira o "código de pagamento" nas condições de pagamento. | Os termos de pagamento devem ser mencionados no texto caso contrário, consideraremos as condições do cadastro do fornecedor. |
16 | Na aba Remessa/Fatura, campo Incoterms, insira o "código" correspondente. | As condições de frete devem ser mencionadas no texto caso contrário, consideraremos as condições do cadastro do fornecedor. |
17 | Na aba Remessa/Fatura, campo Moeda, insira a moeda a ser utilizada. | Verifique a moeda no texto da requisição ou na própria cotação. |
Data de Entrega
# | Principais Atividades | Observações | Boas Praticas |
18 | Na coluna "Data de entrega", insira a data negociada entre o comprador e o fornecedor. | É o período de entrega informado pelo negociador sobre o pedido. Quando a data de entrega não for especificada, a data da requisição deve ser considerada. | Verifique se a data não está no passado. Em qualquer caso, verifique com o negociador a data correta e realize a correção. |
Código de Imposto
# | Principais Atividades | Observações |
19 | Na aba "Fatura", no campo "Código de imposto", insira o código apropriado para o Material, Serviço ou Transporte, de acordo com o texto da requisição. | Caso o código do IVA não esteja no texto da requisição, você deve verificar a cotação anexa, caso não encontrar as informações, deverá abrir um ticket para o comprador solicitando a informação. |
Códigos de IVA - México | % |
NF para la importación | 0 |
NK para adquisiciones locales (bienes y servicios) | 16 |
Conferência do preço e moeda antes da criação
# | Principais Atividades | Observações |
20 | Na aba "Fatura", no campo "Impostos", o valor líquido e o imposto total serão revisados. | É de suma importancia comparar o valor da requisição com o valor do Pedido, uma vez que o valor do Pedido não deve ser maior do que a requisição de compra. |
Essa comparação do valor do Pedido de Compra com o montante da Requisição poderá ser realizado na transação ME53N, no campo Preço.
ESPECIFIDADES
Regularização
Os pedidos de regularização são criados em casos que a compra já foi efetuada, entende-se por regularização todo o processo que foi conduzido sem a anuência de compras. Estas informações são obtidas na aba textos, nos campos “texto do item” e/ou “nota de item”.
Os Pedidos de Regularização não serão enviados aos fornecedores.
# | Principais Atividades | Observações |
21 | No SAP, na aba ENDEREÇO, clique em DETALHES END. No campo "E-MAIL", elimine as informações presentes neste campo. | |
22 | As ordens de regularização não precisam de confirmações, portanto, Na aba confirmações no campo "confirmação de pedido". você deve inserir o texto "Regularização" | |
23 | Clique no item de mensagens para excluir o envio da ordem. | |
24 | Selecione a linha de mensagem ZNE1 e clique no campo Lixeira para excluir a mensagem. | Em seguida, salve o PDF no SAP. |
4.3.2 Pedido Limite
Este pedido possui um valor orçado com finalidade de suprir as necessidades de serviço/material por um determinado período de tempo que normalmente são 12 meses. O pedido limite de serviço será identificado pelo preenchimento da aba limite.
Os Pedidos de Compras Limite, somente serão enviados ao fornecedor caso seja indicado esta informação no texto, caso contrario este tipo de Ordem não será encaminhada e debemos mencionar no campo de confirmações “ Ordem Limite”.
4.3.3. Serviço
Os pedidos de Serviço serão emitidos de acordo com a requisição e as informações contidas no texto, os mesmos deverão ser encaminhados ao fornecedor conforme os dados do cadastro do fornecedor.
Caso não haja e-mail, devemos enviar um ticket para confirmar esta informação com o Comprador.
4.3.4 Intercompany
Pedidos intercompany é uma prestação de serviços de Solvay para Solvay, é semelhante ao pedido de regularização, porém a Organização de Compras será obrigatoriamente 3200 (Internal Group), a Data Remessa será de 20 dias corridos a partir da emissão do pedido e a Condição de Pagamento será a do cadastro do fornecedor.
4.3.5 Energia
Os pedidos de energia são aqueles de conta de energia elétrica e gás natural, eles são criados a partir dos dados da requisição de compras. As requisições de energia estarão na ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS 3011 no Grupo $06.
4.4 Envio / Mensagens
A ordem de compra será enviada automaticamente ao fornecedor de acordo com o e-mail indicado no texto da requisição ou cadastro do fornecedor, que receberá um e-mail com o arquivo PDF para visualização.
Caso não haja e-mail, devemos enviar um ticket para confirmar esta informação com o Comprador.
# | Principais Atividades | Observações |
21 | Em caso de mensagem de erro |
# | Principais Atividades | Observações |
22 | O pedido estará de acordo para ser enviado quando apareça na tela este icone |
# | Principais Atividades | Observações |
23 | Clicar em | |
24 | Verificar as mensagens para o envio ao fornecedor e salvar. |
Depois que o Pedido de Compra foi salvo, ele sera automaticamente enviado para o fornecedor, que receberá um e-mail com o arquivo PDF para visualização e se estiver 100% de acordo com o pedido, deverá clicar no link da Web que será enviado no corpo do mesmo e-mail, conforme exemplo:
Exemplo do arquivo em PDF
Fim do documento
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