Objectifs
L’objet de cette procédure est de définir et décrire les rôles et responsabilités du processus flux de ventes de produits, de déterminer quel est le régime de TVA applicable et de mettre en œuvre le flux.
Champ d’application
Cette procédure s’applique, dans un premier temps, aux services clients dont l’entité de facturation est la suivante : Solvay Europe
Responsabilités
Le service clients (CSR ou CSPS Import) et/ou GBU :
A la mise en place d’un flux nouveau, le service clients a la responsabilité de déterminer s’il est simple ou complexe.
Si le flux est complexe,
- il déclenche la validation fiscale du régime à appliquer (initialisation des formulaires “New VAT Sales Flow or Purchase Flow Creation Form”,
- il communique à la comptabilité le numéro de la première facture dès son émission (suite à la gestion de l’UR émise par la comptabilité).
Le service Supply Chain :
- Il est responsable de la fiabilité des données logistiques et transports.
Le Regional FO RtR :
- Il analyse les flux faisant l’objet d’une demande via formulaire, propose le régime TVA en collaboration avec CTC et demande validation finale à CTC,
- Il crée les UR-GAC pour les nouveaux flux,
- Il informe le service client du n° des UR,
- Il suit les mises en place et réalise les tests,
- Il contrôle par la suite la mise en production du premier flux.
CTC :
- CTC valide le régime de TVA applicable.
L’équipe IS-GAC
- L’équipe IS-GAC coordonne le paramétrage du nouveau flux dans RCS/PF1.
Scope
Frequency
References
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Principes
SAP-RCS/PF1 est paramétré pour satisfaire aux réglementations, après validation du traitement fiscal de la vente par CTC.
Tous les nouveaux flux complexes sont soumis à la validation de CTC.
A l’enregistrement d’une commande, RCS & PF1 détermine automatiquement le régime TVA (MWST) à appliquer.
S’il n’y a pas de flux similaire déjà paramétré dans une même entité juridique, les commandes pourront être bloquées dans RCS & PF1.
Définition
Est considéré comme nouveau flux, tout flux qui n’est pas strictement identique à un flux existant pour ce qui concerne:
- le vendeur (société facturant)
- le pays de départ
- le pays de livraison
Est défini comme flux complexe :
- tout flux physique différent du flux de facturation.
- tout flux impliquant un stockage intermédiaire dans un pays différent du pays d'expédition (stock consignataire et ou avancé et ou utilisant la division).
- tout flux à partir ou à destination d’un pays dans lequel Solvay est immatriculé à la TVA.
Evénements déclencheurs
- Mise en place de nouveaux flux
- Détection d’anomalies
Explication des étapes du processus de validation du régime de TVA sur vente
Quand le service client est informé de la mise en place d’un nouveau flux, il analyse le flux et détermine s’il est simple ou complexe.
FLUX COMPLEXE
Etape 1 : le service client (CSR/CSPS Import) et/ou GBU émet un formulaire descriptif du flux vente, en complétant toutes les informations concernant la commande : le client, le produit, la société juridique facturante après avoir pris connaissance du nouveau flux. Puis il l’adresse ensuite au service Supply Chain concerné.
Etape 2 : La Supply-chain complète sa rubrique et le transfert au Regional FO RtR et en informe le service client
Etape 3 : Le Regional FO RtR analyse le flux, propose un régime de TVA puis transmet le formulaire à CTC.
Etape 4 : CTC valide le régime de TVA applicable et l’indique dans le formulaire, puis le retourne au Regional FO RtR.
Etape 5 : Le Regional FO RtR crée l’UR GAC avec libellé : New Update Data Flow
Etape 6 : L’équipe IS-GAC coordonne le paramétrage du nouveau flux dans RCS/PF1 et en informe le Regional FO RtR (qui validera sa mise en production et informera le service clients)
Etape 7 : Chaque année, le service client (CSPS accounting) contrôle par sondage le respect des mentions obligatoires sur les factures.
ATTN : les 4 premières étapes doivent se faire dans un délai ne pénalisant pas le business et ne dépassant pas 15 jours.
DETECTION D’ANOMALIES
En cas de détection d’anomalies sur des flux existants, le Regional FO RtR est contacté pour correction de l’anomalie.
Cf document Powerpoint « VAT DETERMINATION PROCESS, UR MANAGEMENT - April 2015»