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Tasks to be completed when creating an operating procedure (from creation to publication)
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Table of contents
| Table of Contents | ||
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1 Introdução
32 Objetivo
33 Impacto da atividade
34 Follow up
34.1 Relatório de Follow up
34.1.1 Confirmação de
Entrega…………………………………………….….8Entrega
4.1.2 Alteração da data de entrega
...………………………………….….…9Scope
ERP
References
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1 INTRODUÇÃO
Follow up é o processo que trata da confirmação dos Pedidos e da entrega dos materiais, é o acompanhamento desde a criação até a entrega na planta.
Tem como objetivo manter a entrega dos pedidos de compra atualizados, evitar atrasos e, se houver alguma divergência que impede a entrega do pedido na data acordada, informar previamente o requisitante sobre a situação.
2 OBJETIVO
Expor as diretrizes para extração e tratamento do Relatório de Follow-up de Confirmação de Pedido e Entrega do Material.
3 IMPACTO DA ATIVIDADE
O relatório de Follow up de entrega dos pedidos e confirmação é feito diariamente, a fim de monitorar e garantir as entregas dos materiais pelo fornecedor.
É essencial este acompanhamento de todos os pedidos evitando assim atrasos e uma possível parada em nossa fábrica pelo não recebimento do material.
4 FOLLOW UP
O processo de Follow up consiste em confirmar o recebimento do Pedido pelo fornecedor diariamente e a confirmação das entregas de forma preventiva com 5 dias de antecedência e também para os itens em atraso. Follow up dos Pedidos de Compra, para os domínios: Technical Goods, Genex, IT y Telecomunication.
Será enviado um e-mail para a confirmação do recebimento dos pedidos de compra, com o prazo de 24 horas após a criação ao fornecedor ou será realizado o contato do telefone solicitando que o mesmo apenas faça a confirmação, uma vez que esteja 100% de acordo com as condições do Pedido, caso contrário, deverá enviar um e-mail para provisioning.lam informando a divergência, para que possamos validar com o Comprador e Usuário e posteriormente atualizar o Pedido de Compra.
4.1 RELATÓRIO DE FOLLOW UP
O relatório de rastreamento serve para acompanhar a entrada de mercadorias de acordo com a data de entrega solicitada no pedido de compra.
O contato com o fornecedor será feito de duas maneiras:
1. Contato via e-mail com o fornecedor: Realizado com todos os fornecedores através da ferramenta Freshdesk.
2. Contato telefônico com o fornecedor. O contato por telefone será realizado apenas para fornecedores que não responderam ao e-mail enviado.
O relatório dos Pedidos de Compra pendentes de confirmação e entrega é feito na transação ZWPU02.
Em SAP acessar a transação ZWPU02:
Será aberta a seguinte tela:
Principais Atividades | Observações | |
1 | Clicar em “chamar variante” | |
2 | Escrever no campo "criado por" BRS0140. | Nesta variante temos todas as informações necessárias para a execução do acompanhamento de ACK y FUP. |
3 | Clicar em executar |
Plantas que a variante BRS0140 contém: México 8356 – 8505 – 8572 / Chile 8357 – 8507 – 8500 – 8382 – 8573 / Peru 8496 – 8571 / Brasil 8525
Grupo de compradores que a variante BRS0140 contém: $06 Chile / Peru / Brasil / México
Principais Atividades | Observações | |
4 | Clicar em FILE LOCAL | |
5 | Seleccionar a opção SPREADSHEET | |
6 | Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo |
Principais Atividades | Observações | |
4 | Clicar em FILE LOCAL | |
5 | Seleccionar a opção SPREADSHEET | |
6 | Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo | |
7 | Clicar em criar | A extração do relatório será armazenada no local indicado anteriormente. |
4.1.1 Confirmação de Entrega
A confirmação da entrega será efetuada por contato via e-mail e telefone com os fornecedores, solicitando que o mesmo informe ao aprovisionamento se atenderá o prazo de entrega de acordo com o Pedido ou informará uma nova data de entrega.
Para todos os fornecedores, um e-mail será enviado pela ferramenta Freshdesk de forma padrão, com os seguintes dados:
Fornecedor
Pedido
Item
Data de Entrega
Material
Quantidade
Unidade
Modelo que será utilizado:
4.1.2 Alteração da data de entrega
As novas datas informadas pelos fornecedores exigem necessariamente a aprovação do requisitante do material para ser alterado no Pedido de Compra.
Somente após a aprovação do requisitante pelo Ticket via Freshdesk, a data poderá ser alterada no sistema.
ATENÇÃO: É importante notar se já recebemos a confirmação do recebimento do Pedido de Compra no campo "Confirmação", em caso positivo não será possível alterar a data de entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material.
Principais Atividades | Observações | |
8 | No campo Data de entrega, a data deverá ser alterada se o fornecedor indicar uma nova data de entrega e for aprovada pelo requisitante. | |
9 | Se for a primeira confirmação, também devemos alterar o campo Data de Entrega Estatística. | |
10 | Verifique o campo "Confirmação", caso o Pedido já tenha sido confirmado não será possível alterar a data da entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material. |
Como o fornecedor já tem o conhecimento do Pedido de Compra, não será necessário enviar novamente.
# | Principais Atividades | Observações |
11 | Clicar no item mensagens para excluir o envio do Pedido. | |
12 | Selecione a linha de mensagem ZNE1 e clique no campo Lixeira para excluir a mensagem. |
Caso a nova data não atenda a necessidade do requisitante, solicitar o apoio do Comprador.
Fim do documento.
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