Tasks to be completed when creating an operating procedure (from creation to publication)

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  4. Once the procedure is completed, publish it using thePtP Procure to Pay approval workflow

 

Table of contents 


1 Introdução 

2 Objetivo 

3 Impacto da atividade 

4 Follow up 

4.1 Relatório de Follow up 

   4.1.1   Confirmação de Entrega

  4.1.2   Alteração da data de entrega


Scope

 

ERP

 

References

Attachments

 

 

 

 

1  INTRODUÇÃO


Follow up é o processo que trata da confirmação dos Pedidos e da entrega dos materiais, é o acompanhamento desde a criação até a entrega na planta.

Tem como objetivo manter a entrega dos pedidos de compra atualizados, evitar atrasos e, se houver alguma divergência que impede a entrega do pedido na data acordada, informar previamente o requisitante sobre a situação.

2   OBJETIVO


Expor as diretrizes para extração e tratamento do Relatório de Follow-up de Confirmação de Pedido e Entrega do Material.

3       IMPACTO DA ATIVIDADE


O relatório de Follow up de entrega dos pedidos e confirmação é feito diariamente, a fim de monitorar e garantir as entregas dos materiais pelo fornecedor.

É essencial este acompanhamento de todos os pedidos evitando assim atrasos e uma possível parada em nossa fábrica pelo não recebimento do material.


4   FOLLOW UP


O processo de Follow up consiste em confirmar o recebimento do Pedido pelo fornecedor diariamente e a confirmação das entregas de forma preventiva com 5 dias de antecedência e também para os itens em atraso. Follow up dos Pedidos de Compra, para os domínios: Technical Goods, Genex, IT y Telecomunication.


Será enviado um e-mail para a confirmação do recebimento dos pedidos de compra, com o prazo de 24 horas após a criação ao fornecedor ou será realizado o contato do telefone solicitando que o mesmo apenas faça a confirmação, uma vez que esteja 100% de acordo com as condições do Pedido, caso contrário, deverá enviar um e-mail para provisioning.lam informando a divergência, para que possamos validar com o Comprador e Usuário e posteriormente atualizar o Pedido de Compra.



4.1        RELATÓRIO DE FOLLOW UP


O relatório de rastreamento serve para acompanhar a entrada de mercadorias de acordo com a data de entrega solicitada no pedido de compra.


O contato com o fornecedor será feito de duas maneiras:


1. Contato via e-mail com o fornecedor: Realizado com todos os fornecedores através da ferramenta Freshdesk.


2. Contato telefônico com o fornecedor. O contato por telefone será realizado apenas para fornecedores que não responderam ao e-mail enviado.


O relatório dos Pedidos de Compra pendentes de confirmação e entrega é feito na transação ZWPU02.



Em SAP acessar a transação ZWPU02:

 

Será aberta a seguinte tela:

 



 

 

Principais Atividades

Observações

1

Clicar em “chamar variante”   

 

2

Escrever no campo "criado por" BRS0140.

Nesta variante temos todas as informações necessárias para a execução do acompanhamento de ACK y FUP.

3

Clicar em executar para gerar o relatório.

 

 

                                                                                               

Plantas que a variante BRS0140 contém:  México 8356 – 8505 – 8572 / Chile 8357 – 8507 – 8500 – 8382 – 8573 / Peru 8496 – 8571 / Brasil 8525



Grupo de compradores que a variante BRS0140 contém:  $06 Chile / Peru / Brasil / México




 

 

Principais Atividades

Observações

4

Clicar em FILE LOCAL

 

5

Seleccionar a opção SPREADSHEET

 

6

Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo

 

 

 

Principais Atividades

Observações

4

Clicar em FILE LOCAL

 

5

Seleccionar a opção SPREADSHEET

 

6

Escolha o local onde o arquivo será salvo e nomeá-lo

 

7

Clicar em criar

A extração do relatório será armazenada no local indicado anteriormente.

 

4.1.1       Confirmação de Entrega


A confirmação da entrega será efetuada por contato via e-mail e telefone com os fornecedores, solicitando que o mesmo informe ao aprovisionamento se atenderá o prazo de entrega de acordo com o Pedido ou informará uma nova data de entrega.


Para todos os fornecedores, um e-mail será enviado pela ferramenta Freshdesk de forma padrão, com os seguintes dados:


  • Fornecedor

  • Pedido

  • Item

  • Data de Entrega

  • Material

  • Quantidade

  • Unidade


Modelo que será utilizado:



4.1.2       Alteração da data de entrega


As novas datas informadas pelos fornecedores exigem necessariamente a aprovação do requisitante do material para ser alterado no Pedido de Compra.


Somente após a aprovação do requisitante pelo Ticket via Freshdesk, a data poderá ser alterada no sistema.


ATENÇÃO: É importante notar se já recebemos a confirmação do recebimento do Pedido de Compra no campo "Confirmação", em caso positivo não será possível alterar a data de entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material.



 

 

Principais Atividades

Observações

8

No campo Data de entrega, a data deverá ser alterada se o fornecedor indicar uma nova data de entrega e for aprovada pelo requisitante.

 

9

Se for a primeira confirmação, também devemos alterar o campo Data de Entrega Estatística.

 

10

Verifique o campo "Confirmação", caso o Pedido já tenha sido confirmado não será possível alterar a data da entrega estatística, apenas a data de entrega na linha do material.

 

 

Como o fornecedor já tem o conhecimento do Pedido de Compra, não será necessário enviar novamente.


 

#

Principais Atividades

Observações

11

Clicar no item mensagens para excluir o envio do Pedido.

 

12

Selecione a linha de mensagem ZNE1 e clique no campo Lixeira para excluir a mensagem.

 

 


Caso a nova data não atenda a necessidade do requisitante, solicitar o apoio do Comprador.


Fim do documento.