07 – Validity end (Prazo de vencimento): Data a que serviços podem ser realizados ou materiais entregues. Esta informação deve ser fornecida pelo solicitante no formulário. Se essa informação estiver faltando, o ticket deve ser retornado ao solicitante;

08 – Payment Terms (Termo de pagamento): Chave para definir termos de pagamento compostos por porcentagens de desconto de dinheiro e períodos de pagamento;

09 – Target Value (Valor Alvo): Exibe o valor alvo que é inserido para cada distribuição no nível do cabeçalho para um contrato central;

Não é um campo obrigatório, mas se for especificado no formulário deve ser preenchido no SAP.

10 – Incoterms (Termos Comerciais): As regras de Incoterms ou Termos Comerciais Internacionais são uma série de termos comerciais pré-definidos publicados pela Câmara de Comércio Internacional (CCI) em relação ao direito comercial internacional.

Os Incoterms especificam certos procedimentos internacionalmente reconhecidos que o remetente e a parte receptora devem seguir para que a transação de envio seja concluída com sucesso.

1. Transação ME32K (Modificação)

Esta transação é usada para editar uma linha em contratos ou acordos:

21 – Agreement (Acordo): Preencha com o número do contrato.

22 – Material: Para cada material que a empresa usa, é criado um registro mestre de material no mestre de material. Este registro é identificado de maneira exclusiva por um número de material;

23 – Short Text (texto abreviado): Breve descrição do material. Preenchida automaticamente pelo sistema;

24 – Order Unit (Unidade de Pedido): Unidade de medida básica (UMB) do material. Preenchida automaticamente pelo sistema;

25 – Net Price (Preço líquido): Valor líquido por unidade do material;

26 – Per (Por): Especifica para quantas unidades o preço é válido;

27 – Order Price Unit (Unidade de preço do Pedido): Indica a unidade de medida a que se refere ao preço do pedido;

28 – Material Group (Grupo de Material): Chave usada para agrupar vários materiais ou serviços com os mesmos atributos e atribuí-los a um grupo de material específico;

29 – Plant (Planta): Especifica a chave para uma instalação de produção ou filial dentro da empresa;

30 – Storage Location (Local de armazenamento): Número do local de armazenamento no qual o material está armazenado. Uma planta pode conter um ou mais locais de armazenamento.

31– Selecione Todos os itens do contrato;

32 - Desmarcar todos os itens do contrato;

33 - Selecione Iniciar / Fim do bloco: selecione um bloco de itens no contrato;

34 - Inserir linha: insira uma nova linha no contrato;

35 - Excluir uma linha do contrato;

36 - Cabeçalho Detalhes do contrato;

37 - Endereço do fornecedor;

38 - Parceiro do contrato;

39 – Release Strategy (Estratégia de lançamento): Um plano que define os códigos de lançamento com o qual um item de requisição de compra, uma requisição de compra completa ou um documento de compra externo completo deve ser liberado (ou seja, aprovado) e a seqüência em que a liberação deve ser efetuada usando esses códigos.

Por exemplo, é possível estabelecer uma estratégia de lançamento para todas as requisições de compra com um valor superior a uma determinada figura.

40 – Messages (Mensagens): Crie uma sáida para o contrato;

41 – Detalhes do item;

42 - Dados adicionais: usado para ver detalhes do item selecionado;

43 - Condições do item;

44 - Texto do item;

45 - Endereço de entrega: endereço para o qual o pedido é entregue;

46 – Documentação de liberação: Histórico da PO (Pedido de Compra).

1. Contrato

1. Requerimentos

Para uma nova criação de catálogo, o solicitante precisa enviar um formulário através da Freshdesk Tool para a equipe D&A e precisa ser uma pessoa autorizada ou enviá-la com aprovação.

A equipe de D&A verificará se todos os campos obrigatórios estão preenchidos e verificam se já existe um contrato para o mesmo fornecedor para evitar duplicações. Todas as informações devem ser fornecidas pelo solicitante, o D&A não analisará as informações após a aprovação para evitar problemas de conformidade.

O processo detalhado do Catálogo pode ser consultado no tópico OP Contract Management 4.3.8

O tempo de entrega é obrigatório para prosseguir com a criação

Usuários autorizados LAM: Lista

1. Gerenciamento de catálogo

1. Exportar e extrair do MDM.

Primeiro precisamos iniciar o módulo abaixo do MDM no seu computador:

 

XX– Available Qualifiers (Qualificadores Disponíveis): Selecione os campos – Contract Item ID; Amount; Currency; Per; Lower bound.

 

XX– All: Clique depois selecione o campo acima.

 

XX– Save (Salvar): Selecione o local na sua área de trabalho e clique em salvar.

Se a extração não funcionar, precisamos verificar uma caixa no Microsoft Excel. Abaixo, o passo a passo para marcar esta caixa:

Primeiro você precisa abrir o Excel:

XX– File (Arquivo): Clique no arquivo.

XX– Option (opções): Vá para Opções.

 

XX– Trust Center: Selecione o Centro de Confiança.

XX– Trust Center Settings (Configurações de centro de confiança): Clique no botão.

 

XX– Macro Settings (Configurações de Macro): Selecione as configurações de macro.

XX– Trust access to the VBA project object model: Permitir acesso ao vba selecionando o campo.

1. Importar Arquivo para criação/atualização do catálogo no MDM.

Para fazer a atualização da linha do catálogo ou inserir um novo item, é utilizado o mesmo modelo. Para as duas opções, é feita a inserção desse modelo no MDM import.

Primeiro, precisamos preencher o modelo, como na imagem abaixo:

XX– Region (Região): Insira a região do contrato.

XX– Supplier Catalog Name (Nome do fornecedor no catálogo): Insira o nome do catálogo.

XX– Supplier (Fornecedor): Insira o nome do fornecedor com seu número (10 dígitos para o número do vendor). Se for menor do que 10, complete com 0 (zeros) à esquerda.

XX– Supplier Part Number (Número de peça do fornecedor): Insira o Part Number para os materiais/serviços. Esse campo representa o código da linha.  Não se pode ter Part Number para 2 materiais/serviços no catálogo.

XX– Supplier Item Status (Status do item do fornecedor): Inserir se o item for ativo ou inativo.

XX– External Manufacturer (Fabricante externo): Inserir se houver outro fabricante.

XX– Manufacturer Part Number (Número de peça do fabricante): Inserir se houver um número da peça do fabricante.

XX– Service Item (item de serviço) : Inserir FALSE (Falso) se o item não for de serviço e X se for de serviço.

XX– Freight Included  (inclusão de frete): Precisa ser VERDADEIRO, item sempre tem frete.

XX– Delivery days (dias de entrega): Inserir o lead time do material. (campo mandatório)

XX– Minimum Quantity (quantidade mínima): Deve ser 1.

XX– Conditioning (condição): Deve ser 1.

XX– Unit (unidade): Inserir a unidade de medida do material/serviço.

XX– Contract Price (preço do contrato): Inserir o número de contrato do catálogo.

XX– Amount (quantidade): Inserir a quantidade de material/serviço. (Se for material, precisa ser preço líquido e para serviço, montante bruto. O preço deve estar nos padrões de US (utilizar um ponto para separar os centavos).

XX– Contract Item ID (ID do item de contrato): Inserir a linha de contrato do SAP com o mesmo NCM– Material group para materiais e IVA - material group para serviços.

XX– Lower bound (Limite inferior): Necessita ser 1.

XX– Per (Preço do contrato): Necessita ser 1 se for serviço e 1000 se for material.

XX– Currency  (cotação): Inserir a cotação do item no catálogo.

XX– Short Description (descrição abreviada): Inserir a short description do material/serviço.

XX– Material: Inserir o material number do SAP, se houver.

XX– Long Description (descrição detalhada): Inserir a long description do material/serviço.

XX– Comments (comentários): Inserir os comentários do material/serviço.

XX– Validity Date (data de validade): Inserir a data de início (Formato US).

XX– Expiration Date (data de expiração): Inserir a validade (Formato US)

XX– Category (categoria): Insert o category name do material group e o número. (usar virgula para separar o nome e o número).

Depois da criação, salvar o arquivo no formato TXT e encoding como UTF-8:

Se você está criando um novo catálogo, após preencher o template, você necessitará inserir algumas informações na tabela do MDM Data Manager.

No cabeçalho do MDM Data Manager selecione o preço do contrato:

 

Clique com o botão direito em Record (gravar).

XX– Adicionar: Clique em Add (adicionar) para inserir uma nova linha.

 

XX– Contract: Inserir o número do contrato para catálogo.

Ir para a tabela de fornecedores

 

Clique com o botão direito em Record.

XX– Add: Clique em Add para adicionar uma nova linha.

XX– Supplier Name (nome do fornecedor): Insira o nome do fornecedor.

XX– Supplier ID (ID do fornecedor): Insira o número do fornecedor (com zeros à esquerda se houver menos de 10 dígitos).

XX– Supplier Duns Code (Codigo Duns do fornecedor): Inserir o código DUNS do fornecedor (Para maiores informações sobre o Duns, por favor acesse a OP Supplier).

Após o procedimento abaixo, vá para MDM Import:

XX– Repository (reposição): Insira o link [mp3sapr3.ibm.be.solvay.com].

XX– Language (Idioma): Insira seu idioma.

XX– User (usuário): Insira o usuário da sua região.

XX– Password (senha): Insira sua senha.

XX– Type (forma de digitação): Necessita ser texto delimitado.

XX– Remote System (sistema remoto): Necessita ser MDM.

XX– File Name (nome do documento): Clique em  “…” e selecione o arquivo TXT.

XX– Delimiter (delimitador): Necessita ser \t.

Após isso, clique em finalizar.

 

No cabeço do MDM Import clique em:

XX– File (Arquivo): Clique para abrir o arquivo.

 

 

XX– Map txt DJO: Selecione o mapa txt DJO e clique no OK.

O MDM Import irá abrir o arquivo como template.

 

XX– Text Table (aba Texto): Selecione Text_Table e vá para aba Map Field/Values.

 

XX– Field Mapping (campo de mapeio):  Nesse campo aparecerão os mappings do txt file que serão 27.

 

Agora você precisar verificar um por um para saber se estão mapeados ou não.

XX– Conv:  Mostrar se está mapeado ou não.

,

Se a imagem acima aparecer, há um mapeamento com um valor que não necessita de um link prévio no MDM (como preço, por exemplo).

XX– Mapped: Se o arquivo estiver em branco, é necessário clicar no Automapa.

A imagem acima mostra o campo mapeado com o valor anterior inserido no MDM (como nome do catálogo, contrato, etc.).

Após checar todos os campos, ir para a aba Match Records (associar resultados).

 

XX– Default Import Action (ação de importação padrão): Esse campo mostra um sumário de ações no mapping.

XX– Modification Item (modificação de item): para modificação deve ser inserido um Replace (substituir).

 

XX– New Item (novo item): Para novos itens, deve ser preenchido com Creation (criação).

 

XX– Modification/New Item (modificação/novo item): Se não houver nenhuma ação, preencher com Skip (pular).

Após isso, ir para a aba Import Status (status de importação):

 

XX– Action Items (itens de ação): Se aparecer Ready to Import (pronto para importar) você está apto a importar o arquivo.

 

XX– Exclamation (exclamação): Clique no botão Exclamation (exclamação) para fazer upload do arquivo.

Após isso, você pode fechar o MDM import, porém não salve a sessão para que os campos mapping não sejam desconfigurados.

A requisição precisa ser enviada via freshdesk após uma atualização/criação do requester.

1. Salvando o nome de busca

Toda vez que adicionar um novo fornecedor no catálogo, é necessário resetar o nome de busca afim de torná-lo disponível para outros usuários. Segue procedimento:

Nos parâmetros de pesquisa, buscar o catálogo que você adicionou ao fornecedor.

No menu superior ir para “Search>Save as Named Search>More”

Encontrar o nome do catálogo na lista, conforme imagem abaixo:

Selecionar catálogo e clicar em OK

Um Pop-up será mostrado para confirmar a mudança

Pressione “Yes”

1. Deletar item do catálogo

Para remover o item do catálogo, é necessário buscar o item que você precisa e abrir o menu clicando com o botão direito do mouse.

XX – Selecione deletar

XX – Clicar em “OK” para remover o item

5 Appendix

Fim do documento.