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Atividades Específicas do Processo de Importação
1. Recebimento do pedido interno Rhodia e envio das Instruções de Embarque
O Departamento de Importação recebe pedido interno e envia Instruções de Embaque ao Fornecedor, copiando o Freight Forwarder, quando incoterm EXW, FOB ou FCA para que este inclua o pedido em seu Follow-up de Embarque, exceto quando pedidos da Rhodia Inc, Satchleben e Rhodia Venezuela.
2. Ações do Freight Forwarder
Freight Forwarder na origem solicita Instruções / Autorização de Embarque para Freight Forwarder no Brasil, baseada nas informações fornecidas pelo exportador.
Forwarder no Brasil solicita autorização de embarque, enviando cópia dos documentos para a Rhodia.
Após recebidas instruções / autorização da Rhodia, o Freight Forwarder no Brasil as envia para o Freight Forwarder na origem.
- Caso o embarque seja imediato, acompanha com a origem o status (contatos com o exportador);
- Caso o embarque seja programado para semanas posteriores, aguarda o contato do exportador na data programada (visto que diversas vezes os exportadores solicitam para que aguarde seu contato).
2.1 Embarque Aéreo
Uma vez que a carga esteja disponível, o Freight Forwarder na origem informa o Freight Forwarder no Brasil detalhes do vôo e envia cópia da documentação.
Após conferência da documentação, o Freight Forwarder no Brasil envia pré aviso de embarque com cópia dos documentos para a Rhodia + despachante + Infraero + Freight Forwarder no Aeroporto de Destino.
Quando incoterms EXW ou FCA, para as origens que possuem o serviço de pesagem, solicitar a repesagem da carga e informar no AWB o peso real apurado. Caso tenha divergência com a documentação apresentada pelo exportador, informar no pré-aviso que a carga foi repesada na origem.
- Recebimento e conferência dos documentos pela Rhodia
Para embarques aéreos, o recebimento da documentação deverá ocorrer antecipadamente à chegada da aeronave (no máximo 24h úteis antes), ou seja, AWB , fatura comercial, packing list, certificado de análises e certificado de origem, quando houver.
Uma vez feita a conferência documental e a mesma estando OK é solicitado o numerário (antes ou depois da atracação) para que se inicie o desembaraço.
Antes da chegada da aeronave, se na conferência documental for encontrada qualquer divergência na fatura e/ou no conhecimento de embarque, o Freight Forwarder no Brasil contata o responsável pelo processo (Rhodia) e a Cia Aérea para correção. A Panalpina deve emitir o AWB corretamente, inclusive atentar para o valor do frete conforme tabela negociada.
- Acompanhamento da chegada da aeronave
Assim que atraca a aeronave, é confirmada a descarga da mercadoria, verificada existência de avarias/divergências de peso/lacre. Caso exista avaria, contatar o Seguro e aguardar liberação.
Despachante consulta a chegada da carga no Sistema Mantra. Não havendo nenhuma indisponibilidade, a carga chegada conforme previsto e sendo gerada a presença de carga, dá-se por encerrado o processo do Freight Forwarder.
O prazo para que seja dado a conclusão do MANTRA são de no máximo 48 horas após a chegada da aeronave. Caso seja ultrapassado este prazo, o freight forwarder deverá ser comunicado para intervir junto aos órgão competentes.
2.2 Embarque Marítimo
Uma vez que a carga esteja disponível, o Freight Forwarder no Brasil informa detalhes da carga e a previsão de embarque (pré aviso) à Rhodia.
O Freight Forwarder no Brasil acompanha junto ao Freight Forwarder na origem a saída do navio, bem como confecção da documentação.
Envia confirmação de embarque, informando ETA Santos juntamente com cópia do draft do BL se já tiver disponível. Dentro de 4 dias corridos à partir do embarque, o freight forwarder já tem condições de enviar cópia do BL para aprovação pelo administrador da importação, que deverá conferir e informar eventuais correções em até 1 dia útil à contar da data do recebimento da cópia.
- Recebimento e conferência dos documentos pela Rhodia
O recebimento da documentação deverá ocorrer antecipadamente à chegada do navio (importante manter envio até o 4º dia após o embarque), ou seja, BL, fatura comercial, certificado de análise, packing list e certificado de origem, quando houver.
Uma vez feita a conferência documental e a mesma estando OK, é enviado cópia dos documentos e carta de instrução de desembaraço ao despachante aduaneiro, que irá solicitar o numerário (antes ou depois da atracação) para que inicie-se o desembaraço.
Antes da chegada do navio, se na conferência documental for encontrada qualquer divergência na fatura e/ou no conhecimento, o responsável pelo processo (Rhodia) contata o Freight Forwarder no Brasil para correção, antes da chegada do navio no 1º porto brasileiro, e 24 horas de antecedência a chegada da aeronave.
Para os embarque marítimos, os BL’s originais deverão ser disponibilizados no escritório de Santos, para retirada pelo despachante aduaneiro antes da chegada do navio e a Panalpina deve emitir o mesmo corretamente, inclusive destacar o valor do frete conforme tabela negociada.
- Acompanhamento da chegada do navio
Após o Freight Forwarder na origem ter confirmado o envio da documentação para Freight Forwarder no Brasil ou para a Rhodia, o mesmo acompanha a atracação do navio no Porto.
Assim que atraca o navio, é confirmada a descarga da mercadoria, verificada existência de avarias/divergências de peso/lacre, sendo gerada a presença de carga . Caso exista avaria, contatar o Seguro e aguardar liberação.
Não havendo nenhuma avaria/irregularidade e a carga chegada conforme previsto, dá-se por encerrado o processo do Freight Forwarder.
Arquivo e Retenção de Registros
3. Processo - Descrição do Processo
3.1 Entradas Mercado Interno
Responsabilidade do Departamento de Contabilidade Tributária.
3.2 Entradas Mercado Externo – Produtos Importados
Para todos osprodutos Químicos Importados deverá ser enviado para analise pelo comitê de classificação fiscal, prévio ao cadastro do material, para certificação e validação da classificação mais apropriada.
- Responsáveis:
- Departamento Importação
- Planejamento Tributário
- Departamento Fiscal
- Responsável Técnico pelo produto
Apoio:
- Consultor
- Despachante Aduaneiro
- Supply Chain
- Relações Governamentais
3.2.1 Produtos Químicos (Importados/ Acabados / Matéria-Prima Local)
Para todo produto químico, a NCM deverá ser estudada e validada técnico responsável pelo produto.
a) Documentos necessários:
- Ficha com especificação técnica do produto
- Especificações/ Aplicação
- Certificado de análises, se houver.
- MSDS – Material Safety Data Sheet
b) Dados do produto:
- Nome comercial:
- Base Química:
- Descrição Química Detalhada:
- Aplicação:
c) NCM:
A área comercial/ requisitante deverá informar HS/ NCM utilizada quando Intercompany, ou o comprador informar HS/ NCM indicado pelo fornecedor/ fabricante quando terceiro.
Todos os documentos e informações deverão ser encaminhados ao Departamento de Importação o qual quando solicitado pelo técnico responsável do produto, enviará ao consultor para análise.
Após retorno do consultor, com a classificação sugerida, será encaminhado ao responsável técnico para análise e validação.
Em caso de dúvidas, o departamento de importação, itermediará uma conferência entre consultor e responsável técnico, para possíveis esclarecimentos e consenso da NCM mais apropriada.
Após consenso entre as partes, o departamento de importação, enviará mensagem de conclusão do estudo, para supply chain / comprador, responsável técnico e responsáveis para atualização ou para efetivação do cadastro de materiais.
A rigor, a classificação fiscal deverá ser a mesma mundialmente, para todo o grupo Solvay. Caso a NCM validada pelo Brasil, seja diferente da utilizada pelo Grupo no exterior, o responsável técnico, deverá entrar em contato com o parceiro Solvay no exterior e solicitar a análise e conseqüente alteração da classificação fiscal.
Quando fornecedor/ fabricante terceiro, o responsável técnico deverá informar o fornecedor para análise e alteração da NCM.
3.2.2 Alteração de Classificação
Produtos com suspeita de classificação errada e/ ou com auto de infração deverão ter sua NCM revisada.
Para estes casos, verificar com Departamento Tributário os autos de infração e NCM indicada pela Solvay (Intercompany) ou fabricante (terceiros).
Estes dados deverão ser enviados ao consultor para análise, assim como os demais documentos do item A tópico 4.1.
Após retorno do consultor, com a classificação sugerida, será encaminhado a área técnica para análise e validação.
Em caso de dúvidas, o departamento de importação, facilitará uma conferência entre consultor e área técnica, para possíveis esclarecimentos e consenso da NCM mais apropriada.
Caso a NCM concluída seja diferente da utilizada, o departamento de importação, enviará relatório, com as importações realizadas nos últimos 5 anos, para supply chain/comprador e responsável técnico (quando fornecedor terceiro), departamento planejamento tributário e contabilidade tributária.
O responsável técnico deverá checar com o departamento tributário e fiscal sobre a utilização da nova NCM e os impactos para avisar área comercial e supply chain quando necessário, tal como existência de atos conccessórios emitidos com a NCM antiga.
3.2.3 Classificação fiscal de partes, peças e equipamentos.
Para compras spots ou para os itens de estoque, que não houver histórico da importação dos itens, o requisitante/ usuário deverá preecher o formulário "REQUISIÇÕES DE ITENS IMPORTADOS – VIA E-BIP" (SBS-OTC-IMP 019 001) com todos os dados relativos a peça ou equipamento a ser importado, informar HS code do exportador e incluir no carrinho de compras.
O negociador DISAL enviará a ficha para análise ao analista de gestão de importação que verificará junto ao despachante se a NCM e descrição estão adequadas.
Após análise do despachante, o analista da importação retornará com o requisitante / usuário Solvay para aprovação da mesma e somente após seguir com os trâmites da importação.
Havendo duvidas, por parte do usuário / requisitante (com relação a classificação) ou despachante (com relação ao item), o analista intermediará uma fone conferência entre usuário e despachante, afim de chegar a um consenso sobre a NCM mais adequada.
3.3 SAÍDAS – PRODUTOS FABRICADOS PELA SOLVAY
Todos os cadastros que são feitos devem passar pela validação do técnico responsável do produto, o qual deve providenciar todos os documentos mencionados nos itens A e B do tópico 4.2.1,o qual se necessário contará com o apoio da SBS Logística e sugestão do consultor.
Após a validação da classificação fiscal, a atualização do cadastro é de responsabilidade da Área Comercial/ Supply Chain x Frente de Cadastro.
4. ATIVIDADES DE APOIO AO PROCESSO
4.1 Atualização cadastro do material
A atividade de posse da NCM correta, é responsável pelo controle e atualização do cadastro do material no SAP.
O mesmo se aplica as peças de estoque, onde o analista da importação, deverá informar a gestão de estoque, para solicitação da atualização do cadastro.
4.2 Atualização das alíquotas
Com a interface do Tecwin com o SAP já existente, mantém-se a atualização das alíquotas de responsabilidade do Departamento Contabilidade Tributária.
Contabilidade Tributária acompanhará a NCM e alíquota dos principais insumos.
4.3 Atualização dos books
Sempre que houver a necessidade da importação de um produto químico novo, o responsável técnico deve confirmar os dados para o Departamento de importação atualizar o Book do negócio.
O departamento de importação possui dossiê para todo produto químico analisado, onde são arquivados as mensagens relativas a classificação fiscal, documentos relativos ao produto (ficha de produto/ MSDS), seja produto novo ou alteração de produto já importado.
4.4 Pagamento consultoria
O departamento de importação acompanhará o encerramento do estudo e o pagamento relativo aos serviços prestados pela consultoria.
O custo e prazo de retorno, relativo ao serviço da consultoria, variam de acordo com o grau de dificuldade da análise. Existe valor tabelado para o serviço.
O custo com consultor é debitado do centro de custo ou pedido importado, informado pela área responsável pelo produto.
5. DOCUMENTOS E REGISTROS :
IDENTIFICAÇÃO | RECUPERAÇÃO | TEMPO DE RETENÇÃO | ARMAZENAMENTO | PROTEÇÃO | DESCARTE |
|---|---|---|---|---|---|
Nome do produto | Nome do produto | Permanente | Arquivo Importação | Pastas | Não Permitido |
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IDENTIFICAÇÃO
...
RECUPERAÇÃO
...
TEMPO DE RETENÇÃO
...
ARMAZENAMENTO
...
PROTEÇÃO
...
DESCARTE
...
Referência Processo de Importação
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Referência Processo de Importação
...
5 anos
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Originais : área fiscal
Cópia : Importação
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Envelopes e Caixas
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