Atividades Específicas do Processo de Importação

1. Recebimento do pedido interno Rhodia e envio das Instruções de Embarque

O Departamento de Importação recebe pedido interno e envia Instruções de Embaque ao Fornecedor, copiando o Freight Forwarder, quando incoterm EXW, FOB ou FCA para que este inclua o pedido em seu Follow-up de Embarque, exceto quando pedidos da Rhodia Inc, Satchleben e Rhodia Venezuela.

2. Ações do Freight Forwarder

Freight Forwarder na origem solicita Instruções / Autorização de Embarque para Freight Forwarder no Brasil, baseada nas informações fornecidas pelo exportador. 

Forwarder no Brasil solicita autorização de embarque, enviando cópia dos documentos para a Rhodia. 

Após recebidas instruções / autorização da Rhodia, o Freight Forwarder no Brasil as envia para o Freight Forwarder na origem.

• Caso o embarque seja imediato, acompanha com a origem o status (contatos com o exportador);  
• Caso o embarque seja programado para semanas posteriores, aguarda o contato do exportador na data programada (visto que diversas vezes os exportadores solicitam para que aguarde seu contato).

2.1 Embarque Aéreo

Uma vez que a carga esteja disponível, o Freight Forwarder na origem informa o Freight Forwarder no Brasil detalhes do vôo e envia cópia da documentação.

Após conferência da documentação, o Freight Forwarder no Brasil envia pré aviso de embarque com cópia dos documentos para a Rhodia + despachante + Infraero + Freight Forwarder no Aeroporto de Destino.

Quando incoterms EXW ou FCA, para as origens que possuem o serviço de pesagem, solicitar a repesagem da carga e informar no AWB o peso real apurado. Caso tenha divergência com a documentação apresentada pelo exportador, informar no pré-aviso que a carga foi repesada na origem.

• Recebimento e conferência dos documentos  pela Rhodia

Para embarques aéreos, o recebimento da documentação deverá ocorrer antecipadamente à chegada da aeronave (no máximo 24h úteis antes), ou seja, AWB , fatura comercial, packing list,  certificado de análises e certificado de origem, quando houver.

Uma vez feita a conferência documental e a mesma estando OK é solicitado o numerário (antes ou depois da atracação) para que se inicie o desembaraço.

Antes da chegada da aeronave, se na conferência documental for encontrada qualquer divergência na fatura e/ou no conhecimento de embarque, o Freight Forwarder no Brasil contata o responsável pelo processo (Rhodia) e a Cia Aérea para correção. A Panalpina deve emitir o AWB corretamente, inclusive atentar para o valor do frete conforme tabela negociada.

• Acompanhamento da chegada da aeronave

Assim que atraca a aeronave, é confirmada a descarga da mercadoria, verificada existência de avarias/divergências de peso/lacre. Caso exista avaria, contatar o Seguro e aguardar liberação.

Despachante consulta a chegada da carga no Sistema Mantra. Não havendo nenhuma indisponibilidade, a carga chegada conforme previsto e sendo gerada a presença de carga, dá-se por encerrado o processo do Freight Forwarder.

O prazo para que seja dado a conclusão do MANTRA são de no máximo 48 horas após a chegada da aeronave. Caso seja ultrapassado este prazo, o freight forwarder deverá ser comunicado para intervir junto aos órgão competentes.

2.2 Embarque Marítimo

Uma vez que a carga esteja disponível, o Freight Forwarder no Brasil informa detalhes da carga e a previsão de embarque (pré aviso) à Rhodia. 

O Freight Forwarder no Brasil acompanha junto ao Freight Forwarder na origem a saída do navio, bem como confecção da documentação. 

Envia confirmação de embarque, informando ETA Santos juntamente com cópia do draft do BL se já tiver disponível. Dentro de 4 dias corridos à partir do embarque, o freight forwarder já tem condições de enviar cópia do BL para aprovação pelo administrador da importação, que deverá conferir e informar eventuais correções em até 1 dia útil à contar da data do recebimento da cópia.

• Recebimento e conferência dos documentos  pela Rhodia 

O recebimento da documentação deverá ocorrer antecipadamente à chegada do navio (importante manter envio até o 4º dia após o embarque), ou seja, BL, fatura comercial, certificado de análise, packing list e certificado de origem, quando houver. 

Uma vez feita a conferência documental e a mesma estando OK, é enviado cópia dos documentos e carta de instrução de desembaraço ao despachante aduaneiro, que irá solicitar o numerário (antes ou depois da atracação) para que inicie-se o desembaraço. 

Antes da chegada do navio, se na conferência documental for encontrada qualquer divergência na fatura e/ou no conhecimento, o responsável pelo processo (Rhodia) contata o Freight Forwarder no Brasil para correção, antes da chegada do navio no 1º porto brasileiro, e 24 horas de antecedência a chegada da aeronave. 

Para os embarque marítimos, os BL’s originais deverão ser disponibilizados no escritório de Santos, para retirada pelo despachante aduaneiro antes da chegada do navio e a Panalpina deve emitir o mesmo corretamente, inclusive destacar o valor do frete conforme tabela negociada.

• Acompanhamento da chegada do navio

Após o  Freight Forwarder na origem ter confirmado o envio da documentação para Freight Forwarder no Brasil ou para a Rhodia, o mesmo acompanha a atracação do navio no Porto.

Assim que atraca o navio, é confirmada a descarga da mercadoria, verificada existência de avarias/divergências de peso/lacre,  sendo gerada a presença de carga . Caso exista avaria, contatar o Seguro e aguardar liberação.

Não havendo nenhuma avaria/irregularidade e a carga chegada conforme previsto, dá-se por encerrado o processo do Freight Forwarder. 

Arquivo e Retenção de Registros